VI. Trình tự và nghiệp vụ giao nhận trong vận tải đường biển
b. Đối với hàng thường
6.2.2 Nhận hàng từ cảng hoặc từ tàu
a. Đối với hàng nhập đóng trong Container Đối với hàng nguyên (FCL)
- Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O): Doanh nghiệp muốn lấy được lệnh giao hàng cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau mang đến hãng tàu/đại lý hãng tàu và đóng lệ phí (việc lấy lệnh D/O này độc lập với việc làm thủ tục hải quan, do vậy có thể thực hiện cùng lúc hoặc lấy lệnh D/O trước.). Bộ hồ sơ bao gồm:
Chứng minh nhân dân bản sao. Vận đơn bản sao.
Vận đơn bản gốc đã được lãnh đạo công ty đóng dấu. Tiền phí.
Nếu lô hàng thanh toán bằng L/C thì ngoài chứng từ trên cần mang theo vận đơn gốc có ký hậu và đóng dấu ngân hàng ở mặt sau.
- Đối với hàng FCL thì trên D/O sẽ được đóng dấu “hàng giao thẳng” còn nếu nhà nhập khẩu hạ hàng và cắt seal tại bãi thì trên D/O sẽ được đóng dấu là “hàng rút ruột”.
Thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác ít nhất là 8 – 12h mới xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng được
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lý tàu biển của cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang 1 bản D/O đến Hải quan giảm sát cảng để đối với với Manifest (hãng tàu khai thông tin hàng hóa với hải quan, Thông thường hãng tàu phải khai Manifest trước ngày cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày)
Lưu ý: Hiện nay, việc lấy lệnh giao hàng D/O hay khai Manifest có thể được thực hiện nhanh gọn hơn bằng các phần mềm như EDO hay E-Manifest.
- Người giao nhận đến bãi tìm vị trí container
- Người giao nhận mang 2 bản D/O đã có xác nhận của hãng tàu trên đó có ghi rõ phương thức nhận hàng (“hàng giao thẳng” hay “hàng rút ruột”) đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho
- Sau khi đóng các lệ phí, người giao nhận mang D/O đã xác nhận đến Phòng thương vụ của cảng lấy phiếu vận chuyển để chuẩn bị nhận hàng
- Đối với hàng FCL là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì phải làm giấy mượn container. Bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container theo mẫu sẵn của từng hãng tàu. Và đóng phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu. Số tiền này được hãng tàu hoàn trả lại khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hư hỏng. Nếu theo phương thức “rút ruột” thì phải có lệnh điều động công nhân để dỡ hàng ra khỏi container và xếp lên phương tiện vận tải.
Đối với hàng lẻ (LCL)
- Chủ hàng mang B/L gốc (Master Bill of Lading) và Vận đơn gom hàng (House Bill of Lading) đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O
- Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thì mang đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho - Sau đó mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng
- Thông thường phải mất 02 ngày để khai thác hàng về kho. Vì kho hàng còn phải làm thủ tục kéo container từ cảng về kho và khai thác từ container vào kho
b. Đối với hàng thường
Hàng hóa thông thường không đóng container có thể bao gồm: nguyên tàu, nguyên hầm tàu hay rời từng lô nhỏ.
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hóa, Sơ đồ hầm tàu để cảng và các Cơ quan chức năng khác như Hải quan, Phòng điều độ, Cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng
- Người nhận hàng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hóa ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng người giao nhận cảng hay chủ hàng kiểm đếm và phân loại hàng hóa cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hóa và ghi Tally Sheet.
- Hàng sẽ xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L
- Cuối mỗi ca và sau khi dỡ hàng xong, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet.
- Lập Bản kế toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo - ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng, tàu và chủ hàng đều ký vào bản kết toán này, xác nhận số lượng hàng hóa thực giao so với Manifest và B/L
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như COR hay Suvey Report (nếu hàng hư hỏng) hay yêu cầu tàu cấp Giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC), nếu tàu giao thiếu
- Nếu là hàng nguyên tàu hay nguyên hầm, có thể tiến hành giao nhận tay ba giữa tàu, cảng và chủ hàng
- Nếu là hàng rời và đã được dỡ đưa vào kho cảng từ trước, thì để nhận được hàng, cán bộ giao nhận của chủ hàng phải mang biên lai thu phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice, Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng xác nhận D/O và xuống kho tìm vị trí hàng. Các bước để lấy lệnh D/O giống như FCL
- Sau đó mang 2 bản D/O đến bộ phận kho vận để nhận hàng