VI. Trình tự và nghiệp vụ giao nhận trong vận tải đường biển
6.1 Đối với hàng xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng, nắm tình hình tàu - Kiểm tra hàng
- Làm thủ tục hải quan - Giao hàng cho tàu
- Lập bộ chứng từ thanh toán - Thanh toán các chi phí cho cảng
6.1.1 Chuẩn bị hàng, Lưu khoang/Lưu cước
- Hợp đồng mua bán giữa 2 bên là cơ sở cho việc giao hàng, thanh toán, giải quyết tranh chấp… Do vậy, chủ hàng cần kiểm tra thật kỹ các điều khoản, quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng trước khi gửi hàng.
- Đặc biệt kiểm tra các điều khoản về thanh toán, xác nhận xem người mua đã chuyển tiền chưa hoặc ngân hàng đại diện của người mua đã mở tài khoản tín chấp hay phát hành L/C chưa. Mục đích cuối cùng của việc này là giảm thiểu rủi ro về việc hàng thì có giao nhưng không nhận được tiền thanh toán.
- Chuẩn bị các loại chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, các chứng từ cần có (tùy vào loại hàng hóa sẽ yêu cầu một số loại chứng từ khác nhau):
- Tờ khai hải quan (Tờ khai điện tử) - Hóa đơn thương mại (Hóa đơn điện tử)
- Vận đơn và hoặc những chứng từ vận tải khác - Hợp đồng thương mại
- Chứng từ xuất xử của hàng hóa - Các loại giấy phép
- …..
- Lưu khoang/Lưu cước (Booking Note): Chủ hàng/Công ty dịch vụ logistics gửi yêu cầu đặt hàng cho hãng tàu qua email.
- Sau khi lưu cước, Chủ hàng/Công ty cung cấp dịch vụ logistics lập Cargo List (danh sách hàng hóa của người xuất khẩu).
Thông thường các chủ hàng sẽ thuê một công ty dịch vụ logistics để thực hiện hoạt động giao nhận thay cho mình những nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa. Do vậy,
các quy trình dưới đây gọi chung là người giao nhận, vì người này là người chính thực hiện các công việc liên quan với hãng tàu/đại lý hãng tàu, cảng.
6.1.2 Tiếp theo đến khâu kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
- Chủ hàng sẽ Kiểm tra lại hàng hóa xem đã thỏa mãn theo những điều kiện đã thỏa thuận chưa, đặc biệt là phải đáp ứng đúng như hợp đồng mua bán đã quy định
- Đối với các loại hàng hóa nhất định, cần xin kiểm nghiệm, giám định hay kiểm dịch (đối với động vật) nếu cần và lấy giấy chứng nhận thích hợp
6.1.3 Tiếp theo Làm thủ tục hải quan
- Sau khi chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa cần thiết, chuẩn bị chữ ký số và đăng ký với Tổng cục Hải Quan trong mục “Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”. Có thể tự đăng ký hoặc nhờ bên cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- Cài đặt phần mềm khai báo hải quan như ECUS (Thái Sơn) sử dụng tích hợp với hệ thống VNACCS, các phần mềm được cung cấp bởi các công ty như: FPT, Thái Sơn, G.O.L, Softech, TS24.
- Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Bao gồm kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn chất lượng…
- Đăng ký, khai và truyền tờ khai hải quan. Sử dụng phần mềm đã cài đặt khai báo các thông tin về lô hàng sau đó truyền/gửi tờ khai hải quan lên hệ thống. Hệ thống sẽ phân tích và phân làm 3 luồng.
Lưu ý: Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.
Quy trình kiểm tra nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp xuất khẩu:
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.
- Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”
Lưu ý: thuế phải được đóng trước thời gian thông quan/giải phóng hàng hóa. Thuế sẽ được tạm nộp theo mã số khai báo trước, sau khi kiểm định, giám định nếu có thay đổi sẽ chỉnh sửa sao cho phù hợp, nếu thiếu thì phải nộp bổ sung, thừa thì đăng ký để nhận lại tiền thừa (chi tiết tham khảo tại Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu)