V. Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa 5.1 Khái niệm
5.2.3. Chứng từ khác
Ngoài chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, còn các loại chứng từ về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán... Cụ thể:
a. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá.
Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán do người bán hàng soạn ra để người yêu cầu mua phải trả đúng với số tiền đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng.
Hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài thay vì sử dụng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) theo quy định tại công văn số 11352/BTC-TCHQ như trước đây, khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể như sau:
- Trường hợp cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu), khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu. - Trường hợp cơ sở kinh doanh uỷ thác xuất khẩu hàng hóa: Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn
cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử. Cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng nước ngoài.
c. Giấy chứng nhận số lượng - chất lượng - trọng lượng (Certificate of Quantity - Quality and Weight - C/Q)
Là chứng từ do bên thứ ba cấp. Bên này thường là một công ty kiểm định độc lập có uy tín được người mua và người bán thỏa thuận chọn lựa trong hợp đồng mua bán.
Chứng từ này nhầm kết luận một lô hàng sau khi sản xuất có phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu và điều khoản chất lượng/ số lượng/ trọng lượng cam kết trong hợp đồng hay không. Thông thường, khi thuê công ty kiểm định thực hiện việc kiểm soát hàng trước khi xuất, họ sẽ kiểm định một lúc: chất lượng, số lượng, và trọng lượng, thể tích hàng…
Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
e. Chứng từ bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm là giấy xác nhận do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
Hai loại văn bản này có giá trị pháp lý gần tương đương nhưng có đôi chút khác biệt. Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): chính là một hợp đồng bảo hiểm có hai mặt với nội dung mặt trước ghi chi tiết về chuyến hàng và lô hàng, mặt sau ghi các điều khoản tiêu chuẩn của hợp đồng bảo hiểm theo quy tắc của hãng.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng thư do công ty bảo hiểm cấp cho người bảo hiểm để xác nhận rằng hàng hóa đã được mua bảo hiểm.
Như vậy thì Giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ chỉ ghi tóm tắt về chuyến hàng và lô hàng và các điều khoản chính với dẫn chiếu đến hợp đồng bảo hiểm là Đơn bảo hiểm vì ở đây đã nêu chi tiết đầy đủ nội dung các điều khoản rồi.
Thêm vào đó thì Đơn bảo hiểm có thể được chuyển nhượng từ người bán cho người mua hàng tùy theo term hai bên ký kết với nhau còn Giấy chứng nhận thì không.
Giá trị pháp lý của Đơn bảo hiểm đương nhiên là mạnh hơn so với Giấy chứng nhận vì các điều khoản được nêu chi tiết, đầy đủ và chặt chẽ. Giấy chứng nhận là văn bản con và lệ thuộc vào sự tồn tại của Đơn bảo hiểm.