VI. Trình tự và nghiệp vụ giao nhận trong vận tải đường biển
6.1.4 Giao hàng hóa xuất khẩu cho tàu
a. Đối với hàng đóng trong Container Nếu gửi hàng nguyên (FCL)
- Sau khi người giao nhận gửi yêu cầu đặt tàu qua email cho hãng tàu, hãng tàu sẽ phát hành Booking Note bao gồm các thông tin về cảng bốc, cảng đến, cảng chuyền tải (nếu có), thời gian đóng máng, số lượng container, loại container, nơi cấp container rỗng, nơi hạ bãi (hạ container đã đóng hàng)…. gửi cho bên đặt tàu.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác sau khi điền và ký Booking Note, gửi lại Booking Note cùng với Cargo List cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu (bộ phận tiếp nhận thường là Phòng điều độ của hãng tàu được đặt tại cảng). Cargo List được hãng tàu cùng với cảng sử dụng để lên kế hoạch lưu container tại kho bãi, ngoài ra sử dụng để lên phương án xếp dỡ hợp lý nhất.
- Sau đó, hãng tàu gửi lại người giao nhận Container Packing List (danh sách container), nhân viên hiện trường (OPs) xuống bãi để container rỗng, chọn ra những container phù hợp nhất (đảm bảo không bị lỗi kĩ thuật, sạch sẽ...)., đóng tiền cược container và mua seal (kẹp chì). Người giao nhận sẽ được cấp Lệnh cấp container (bên xe tải sẽ mang lệnh này tới cảng để lấy container rỗng về kho của chủ hàng đóng hàng). Quá trình này cũng sẽ phát sinh một loại chứng từ là Phiếu giao nhận container (EIR).
- Khi bên xe tải tới cảng, xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ tại bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho người xuất khẩu đóng hàng và lập Packing list.
- Hàng được đóng vào Container được mang ra nơi đã quy định để hạ container.
- Như đã trình bày tại bước làm thủ tục hải quan, hàng hóa thông quan sẽ được phân làm 3 luồng, nếu bị phân vào luồng đỏ thì không được bấm seal của hãng tàu ngay mà chỉ được đóng seal tạm của chủ hàng mà thôi vì khi đó phải cắt seal để hải quan kiểm hoá, phải mua lại seal mới từ hãng tàu, đồng thời phải thay đổi tất cả các thông tin với số seal mới trên phần mềm khai hải quan, Packing List và Vận đơn nháp…
- Giao Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để trên cơ sở đó lập B/L
- Vận chuyển containers ra bãi, làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trước khi xếp hàng) và đóng phí. Khi Hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong và chủ hàng có thể lấy B/L
- Trước khi xếp containers lên tàu, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ lên danh sách hàng xuất khẩu (loading list), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho Phòng điều độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện
- Bốc container lên tàu (do cảng làm). Cán bộ giao nhận liên hệ với hãng tàu hay đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận để xếp (nếu trước đó đã cấp) để có B/L đã xếp.
Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
- Giải thích ngắn gọn cho hình thức gửi hàng này thì là chủ hàng có lô hàng không đủ lớn mà phải ghép cùng với những chủ hàng khác, người giao nhận sẽ là bên đứng ra gom những lô hàng này lại, sau đó sẽ thuê hãng tàu để vận chuyển những lô hàng đó.
- Chủ hàng hay người được chủ hàng ủy thác gửi Cargo list cho người giao nhận. Sau khi chấp nhận đơn hàng, người giao nhận sẽ xem xét tình hình tàu để thỏa thuận với chủ hàng về ngày giờ, địa điểm giao nhận hàng. Quy trình đặt Booking Note hay thuê container với hãng tàu của người giao nhận/người gom hàng lẻ sẽ giống như đối với phương thức FCL.
- Chủ hàng hay người được chủ hàng ủy thác mang hàng tới cho người giao nhận tại CFS, làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu, và nộp một số phí liên quan, công ty giao nhận sẽ phát hành HBL (House Bill of Lading) cho chủ hàng.
- Kho CFS thường là nằm trong cảng nơi có bộ phận hải quan để tiện lợi làm thủ tục hải quan. Ví dụ, ở cảng Cát Lái, họ thường dành Kho số 5 là kho để cho các công ty FWD thuê làm kho CFS đóng hàng cho các chủ hàng lẻ - Người giao nhận đóng hàng từ nhiều chủ hàng vào container rồi giao
nguyên container đó cho hãng tàu để lấy MBL (Master Bill of Lading).
Lưu ý: Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).
Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này.
Do người giao nhận gom hàng từ nhiều chủ hàng nên cần phải thực hiện thanh lý, thanh khoản tờ khai hải quan, có nghĩa là kê khai thông tin mới, được thực hiện trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc trước thời điểm miễn kiểm tra thực tế