Chứng từ vận tải khi làm việc với cảng và tàu vận chuyển

V. Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa 5.1 Khái niệm

5.2.2. Chứng từ vận tải khi làm việc với cảng và tàu vận chuyển

Khi hàng hóa vận chuyển đường biển cần có các chứng từ làm cam kết việc vận tải, khi đó, người giao nhận cần xem xét chứng từ vận tải đường biển để kiểm soát hàng hóa trong giai đoạn xếp dỡ hàng hóa lên tàu. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

Chỉ thị xếp hàng (Shipping note) Biên lai thuyền phó (Mate's receipt)

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill) Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest) Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet) Sơ đồ xếp hàng (Ship's stowage plan).

a. Chỉ thị xếp hàng (Shipping note)

Là chứng từ ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người giao hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển.

b. Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)

Khái niệm: Biên lai thuyền phó là chứng từ xác nhận việc đã nhận hàng chuyên chở của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu gửi cho người gửi hàng hay chủ hàng. Trong biên lai thuyền phó ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu. Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó. Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tầu đã nhận hàng để chuyên chở.

Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.

Tại sao có biên lai thuyền phó?

Thực chất người thuyền phó là người được chủ hàng ủy quyền định đoạt, áp tải hàng hóa trên tàu. Thuyền phó thay mặt chủ hàng phải chịu trách nhiệm cứu hàng và chịu trách nhiệm trên hợp đồng vận chuyển đối với hàng hóa khi tàu gặp nạn.

Nội dung:

Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) bao gồm:

 Name and logo of the shipping line/ Tên và logo của hãng tàu.

 Name and the number of vessel/ Tên và số lượng tàu.  Name of the port of loading/ Tên của cảng tải.

 Name of the port of discharge and place of delivery/ Tên của cảng dỡ hàng và nơi giao hàng.

 Marks and container number/ Nhãn hiệu và số container.

 Packing and container description/ Đóng gói và mô tả container.  Total number of containers and packages/ Tổng số container và gói.  Description of goods in terms of quantity/ Mô tả hàng hóa về số lượng.  Container status and seal number/ Trạng thái container và số niêm phong.

 Gross weight in kg. and volume in terms of cubic metres/ Tổng trọng lượng tính bằng kg. và khối lượng tính theo mét khối.

 Shipping bill number and date/ Vận chuyển số hóa đơn và ngày.

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tầu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng vvới người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng. Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.

Đặc điểm quan trọng nhất của B/L là minh chứng về quyền sở hữu hàng hóa.

d. Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill)

 Khái niệm: Sea waybill là một hợp đồng vận chuyển giữa khách hàng và công ty vận chuyển như hãng tàu, Seaway bill có hình thức giống như một vận đơn. Nó có thể làm dưới dạng file mềm như bản scan hoặc file cứng in ra giấy như bill tuy nhiên trên bill có đóng chữ Non- Negotiable – Có nghĩa là không dùng để mua bán, không thương lượng do đó không thể chuyển cho bên thứ 3. Tóm lại Seaway Bill không có tính sở hữu.

 Khi sử dụng Seaway Bill, người nhận hàng có thể nhận được hàng hóa ngay khi tàu đến cảng dỡ hàng mà không nhất thiết phải xuất trình vận đơn đường biển gốc, do đó, khắc phục được việc hàng đến mà chứng từ chưa đến. Tuy nhiên, Sea waybill không dùng để khống chế được hàng hóa nên Sea waybill chỉ dùng trong khi gửi hàng mẫu, hàng triển lãm, hàng phi mậu dịch… với các bạn hàng tin cậy.

 Theo Luật hàng hải Việt Nam “Người giao hàng có thể thỏa thuận với người vận chuyển việc thay vận đơn bằng giấy gửi hàng đường biển hoặc chứng từ vận chuyển khác và thỏa thuận về nội dung, giá trị của các chứng từ này theo tập quán hàng hải quốc tế”  Lý do ra đời Seaway Bill:

 Sự tiến bộ của khoa học, đặc biệt là công nghệ thông tin đã giúp ra đời loại “vận đơn” này, cùng với đó là tàu chạy ngày càng nhanh hơn, hàng đến cảng đích nhanh hơn, xảy ra trường hợp hàng đã đến mà B/L chưa đến làm việc giao nhận gặp khó khăn.

 B/L gốc không thuận lợi trong việc nhận hàng vì phải gửi bộ chứng từ gốc. Mặc dù bill gốc có tính sở hữu hàng hoá còn Seaway bill thì không nhưng trong trường hợp này người mua và người bán không cần đến chức năng “sở hữu” của bill gốc.

 Seaway bill cho tốc độ giải phóng hàng nhanh hơn cả Surrendered Bill.

 Hãng tàu không cần ký lên bill và người mua, người bán cũng không lo lắng đến việc bill bị thất lạc.

 Seaway bill vẫn đảm bảo chỉ giao hàng cho Consignee khi họ chứng minh được danh tính bằng giấy giới thiệu.

 Nếu vận đơn đường biển có đủ 03 chức năng: chứng từ sở hữu hàng hoá, bằng chứng của hợp đồng thuê tàu và là một biên nhận giao hàng; thì Seaway bill không có chức năng chứng từ sở hữu hàng hoá. Do vậy một SWB gốc cũng không chuyển nhượng được. Seaway bill ghi tên đích danh người nhận hàng và chỉ có người này mới được nhận hàng bất chấp người này có xuất trình được SWB bản gốc hay không, chỉ cần chứng minh mình là consignee đích thực bằng cách xuất trình thông báo hàng đến.

e. Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)

 Khái niệm:

Bản lược khai hàng hoá đối với phương tiện vận tải (Cargo manifest) là bản liệt kê tóm tắt về hàng hoá đã xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau, do đại lý tàu tại cảng xếp hàng lập, căn cứ vào vận tải đơn đã xếp hàng. Bản lược khai cung cấp số liệu thống kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là cơ sở để công ty vận tải dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng. Việc cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan hàng hoá và phương tiện vận tải nhanh hay chậm là hoàn toàn phụ thuộc vào bản manifest.

Thông thường hãng tàu phải khai Manifest trước ngày cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày nhưng ngày nay hải quan nhiều nước (như Nhật Bản và Trung Quốc) bắt buộc khai Manifest ngay khi tàu đã chạy được 12 giờ. Việc thời gian khai được rút ngắn là do ngày nay các nước đều áp dụng hệ thống E-Manifest tức là hệ thống khai manifest điện tử hay khai manifest online.

f. Sơ đồ xếp hàng (Stowage Plan)

Là bản vẽ mặt cắt theo chiều dọc của tàu biển cho biết vị trí của toàn bộ hàng hóa được sắp xếp trên tàu. Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tầu cân bằng trong quá trình vận chuyển. Để tránh nhầm lẫn, người ta thường dùng màu sắc khác nhau để phân biệt những lô hàng có cảng trả hàng khác nhau. Sơ đồ xếp hàng thường được gửi trước cho những người làm công việc dỡ hàng tại cảng trả hàng để chuẩn bị dỡ hàng phù hợp.

g. Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet và Tally Sheet)

Dock Sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi rõ số lượng hàng hóa đã được giao nhận tại cầu.

Tally Sheet là phiếu kiểm đếm hàng hóa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép. Chứng từ này còn gọi là Phơi kiểm đếm và ghi rõ số lượng và khối lượng từng mã hàng.

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu. Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này.