Về bản chất, Tiệc hội nghị là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc hội nghị được xem là một bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định.
Hiện nay Satya Hotel Danang có phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được các yêu cầu tổ chức hội nghị từ 30 đến 200 người. Tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc. Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp chỗ ngồi cho phù hợp với số lượng khách là điều quan trọng mà phải hợp tính thẩm mỹ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy. Satya Hotel Danang là khách sạn 4 sao nên chất lượng phục vụ tiệc tại nhà hàng được đánh giá khá cao, làm thỏa mãn nhu cầu của thực khách mang lại uy tín cho khách sạn.
Một số sự kiện thường là lý do để tổ chức các bữa tiệc Satya Hotel Danang như: - Hội nghị, hội thảo
- Team Bulding - Tiệc mừng xuân mới
- Tiệc chiêu đãi, gala cuối năm
Tiệc Hội nghị được chia làm hai hình thức chủ yếu là tiệc Ngồi , tiệc Buffet và tiệc Trà
-Tiệc ngồi
Tiệc ngồi là một loại tiệc phổ biến tại các nhà hàng. Thực đơn tiệc ngồi có ít nhất 5 món. Tuy nhiên ngày nay ở Việt Nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6 đến 7 món, thâm
chí một số bữa tiệc có số món nhiều hơn. Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn. Để cho khách hàng dễ có sự lựa chọn, nhà hàng của Satya Hotel Danang thường xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cả cố định theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối.
(Nguồn: satyadanang.com)
Hình 2.2: Hình ảnh tiệc ngồi của nhà hàng Satya Hotel Danang -Tiệc Buffet
Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển. Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người. Tiệc buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi. Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi. Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối và bữa trưa. Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn. Các món ăn nóng được để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy ăn. Có khi tiệc buffet đứng nhưng có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ.
(Nguồn: satyadanang.com)
Hình 2.3: Hình ảnh tiệc buffet của nhà hàng Satya hotel Danang - Tiệc Trà
Loại hình tiệc này thường đơn giản hơn các loại hình tiệc khác, tiệc trà là loại tiệc được tổ chức tại các phòng hội nghị, hội trường trong giờ giải lao hoặc trước giờ khai mạc như một bữa ăn nhẹ dành cho khách. Thực đơn tiệc trà cơ bản bao gồm: trà, các loại bánh ngọt, cà phê, hoa quả… để khách mời thường thức trong khi tham gia sự kiện. Tiệc trà sẽ kéo dài trong khoảng từ 20-30 phút và được diễn ra trong nền nhạc du dương, êm dịu. Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng mà một số tiệc trà còn được tổ chức vào trước thời gian diễn ra sự kiện.
(Nguồn: satyadanang.com)
Chuẩn bị
Đón tếp
Phục vụ khách khi ăn
Tiễn khách
Thu dọn
2.3.3 Công tác chuẩn bị và quy trình phục vụ tiệc Hội nghị tại nhà hàng của Satya Hotel Danang
Tiệc buffet
Quy trình phục vụ bữa ăn buffet có 5 bước như sau:
Nguồn: (bộ phận Nhà hàng Satya Hotel Danang)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình phục vụ buffet
Bước 1: Chuẩn bị trước giờ phục vụ
- Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ ăn, uống theo thực đơn buffet đã ấn định.
- Kiểm tra bàn buffet về tiêu chuẩn bố trí sắp xếp các món ăn theo từng khu vực của bàn buffet đã được quy định xem đã đạt yêu cầu hay chưa.
- Các loại dụng cụ ăn uống, gia vị trên bàn buffet và bàn ăn của khác.
- Đặt các bảng biểu tên món ăn đúng vị trí trước các món ăn được quy định trên bàn buffet.
- Dụng cụ ăn uống và dụng cụ phục vụ phải đầy đủ mức kịp quay vòng khi khách sử dụng. - Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ chứa đựng và thay thế.
Bước 2: Đón tiếp khách
- Khách vào dự tiệc được chào đón ở cửa ra vào bởi người quản lý và nhân phục vụ của nhà hàng với trang phục gọn gàng, nụ cười và ánh mắt vui vẻ tạo cho khách cảm giác thân thiện.
- Đưa khách đến bàn và mời ngồi.
Bước 3: Phục vụ khách khi ăn
- Theo dõi khách dự tiệc và giải quyết các yêu cầu của khách dự tiệc. - Theo dõi số lượng món ăn thức uống để bổ sung thêm trên bàn tiệc. - Bổ sung số lượng dụng cụ ăn uống.
- Giúp khách lấy thức ăn, đồ uống và luôn kiểm tra quầy buffet và bàn ăn của khách được sạch sẽ suốt bữa tiệc.
- Khi khách đến phục vụ khách uống khai vị và ăn các món khai vị nhẹ.
- Kiểm tra khách có cầm kẹp gắp thức ăn hay không, nếu có phải trả về đúng vị trí của món ăn hoặc nếu kẹp gắp quá bẩn phải thay kẹp gắp mới.
Bước 4: Tiễn khách
- Nhân viên phục vụ trợ giúp khách rời bàn tiệc và cảm ơn cho việc dùng bữa tại nhà hàng và hẹn gặp lại.
- Quan sát trên bàn và xung quanh bàn xem khách có bỏ quên đồ vật gì không. - Phục vụ thu dọn và đặt lại bàn ngay khi khách đã về.
- Nhân viên nhà hàng đứng tại cửa chính nhà hàng tươi cười nói lời cảm ơn và chào tạm biệt khác.
Bước 5: Thu dọn
- Nhân viên thu dọn tất cả các dụng cụ bẩn vào xe đẩy, để chuyển xuống bộ phận bếp cho nhân viên phụ trách rửa.
- Thu dọn ly bẩn riêng và rửa set up lại vị trí cũ.
- Thực hiện set up bàn mới hoàn chỉnh, kiểm tra và thêm gia vị vào các hộp đựng. - Tiếp theo nhân viên xuống bếp bê những chén bát đã được làm sạch ra bàn và lau khô.
Sau khi lau khô thì đem đi set up và dụng cụ nào dư thì đem cất vào trong tủ. Tiệc Ngồi
Tiệc ngồi cũng có các bước tương tự như buffet nhưng là nhân viên sẽ bưng món và phục vụ khách theo một set menu đã được ấn định sẵn tầm 6,7 món.
Nhân viên phục vụ bàn sẽ căn cứ vào số lượng khách, thực đơn, giờ ăn để tiến hành các công việc sau:
- Chuẩn bị, dọn dẹp khu vực tiệc sạch sẽ, sắp xếp và bố trí bàn ghế theo sơ đồ được hướng dẫn từ cấp quản lý (việc bố trí này còn tùy theo yêu cầu từng buổi tiệc).
- Kết hợp với nhân viên tạp vụ làm vệ sinh phòng ăn.
-Kết hợp với bộ phận kỹ thuật chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu, bàn tiệc.
- Chuẩn bị và sắp xếp các dụng cụ phục vụ cho tiệc set menu như chén, dĩa, ly, muỗng, lọ hoa trang trí, khăn…
- Tiến hành trải khăn ăn và đặt dụng cụ gia vị, lọ hoa, thực đơn.
- Tiếp đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi, chào đón khách với thái độ thân thiện và vui vẻ. - Phục vụ những loại nước, bia hoặc rượu do chủ tiệc đã thống nhất với nhà hàng theo yêu cầu của khách hàng.
- Phục vụ set menu các món ăn đã được đặt trước lên cho thực khách. Trình tự phục vụ từ món khai vị, món chính, rồi đến món tráng miệng theo đúng thực đơn.
- Thường xuyên quan tâm theo dõi để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng - Dọn dẹp vệ sinh các dụng cụ chén dĩa đã dùng xong món trước đó trong quá trình khách dùng tiệc đảm bảo khu vực tiệc luôn được sạch sẽ.
- Tiến hành dọn dẹp khi kết thúc tiệc theo trình tự: kê xếp bàn ghế, phân loại các đồ dùng, dụng cụ trả về các bộ phận; dọn vệ sinh phòng tiệc, kiểm soát số lượng các loại dụng cụ xem đủ hay thiếu và cuối cùng lau chùi các dụng cụ.
Tiệc trà
- Làm vệ sinh sạch sẽ khu vực tổ chức tiệc.
- Chuẩn bị các dụng cụ phục vụ cho bữa tiếc như: đĩa, muỗng, tách, ly… - Bày biện và sắp xếp bàn tiệc các loại trà, sữa, cà phê, bánh ngọt, trái cây… - Quan sát khách để đáp ứng nếu khách có nhu cầu.
- Tiếp tục phục vụ cho đến khi hết tiệc.
- Khi tiệc trà kết thúc, nhân viên chuẩn bị xe đẩy, xô dựng và xô rác để thu dọn sạch sẽ, để riêng từng chủng loại lên xe và di chuyển đến khu vực lau rửa.