2.1.1.Bản chất về kiểm soát nội bộ
Theo Đường Nguyễn Hưng (2018): “KSNB là một công việc thường xuyên của doanh nghiệp, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. KSNB được thiết lập nhằm giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro có thể xảy ra trong HĐSX kinh doanh của mình. KSNB được thiết lập nhằm thực hiện 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, duy trì tốt việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả năng lực quản lý.”
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.[Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 thay thế chuẩn mực 400].
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa KSNB như sau : “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Theo COSO 2013, KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
- Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; - Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.
KSNB bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Từ năm 1992 đến 2013, quan điểm của COSO đã có những điểm thay đổi cơ bản: - Ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu các gian lận;
- Ứng dụng sự phát triển của khoa học công nghệ; - Đáp ứng các nhu cầu, quy định, chuẩn mực;
- Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động của thế giới; - Hướng đến sự toàn cầu hóa thị trường và hoạt động tiêu thụ mở rộng; - Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội; - Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô. Dựa vào 7 khía cạnh chính đã được điều chỉnh, COSO 2013 đã đưa ra 17 nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB dựa theo COSO 2013:
Môi trường kiểm soát
(1) Thực hiện cam kết nhằm đảm bảo chính trị và giá trị đạo đức
(2) Thực hiện trách nhiệm tổng thể
(3) Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm (4) Thực thi cam kết về năng lực
(5) Đảm bảo trách nhiệm giải trình Đánh giá rủi ro
(6) Các mục tiêu phù hợp và cụ thể (7) Xác định và phân tích rủi ro (8) Đánh giá rủi ro gian lận
(9) Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng Hoạt động kiểm soát
(10) Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát (11) Lựa chọn và các phát triển các kiểm soát chung (12) Ứng dụng chính xác và thủ tục
Thông tin và truyền thông
(13) Sử dụng thông tin phù hợp (14) Truyền thông nội bộ
(15) Truyền thông bên ngoài đơn vị
Hoạt động giám sát (16) Thực hiện đánh giá liên tục và tách biệt
Những nguyên tắc trên là kim chỉ nam để hướng dẫn các DN thiết kế một hệ thống KSNB hiệu quả nhằm mang lại tối đa lợi ích cho DN.
Tóm lại, theo Coso 2013:
- KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong đơn vị. - Ban lãnh đạo và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục.
2.1.2.Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Theo Coso (2013) đưa ra các vai trò của KSNB trong DN nói chung bao gồm: - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của DN.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của DN gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho DN.
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của DN, ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
- Thông thường, khi DN phát triển lên thì lợi ích của KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
- Đối với những DN mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
- KSNB hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính và tuân thủ luật lệ, quy định. Sự đảm bảo hợp lý là khái niệm khẳng định rằng, cần phải xây dựng, triển khai thực hiện KSNB để đem lại cho Ban giám đốc sự cân bằng giữa rủi ro của một hoạt động kinh doanh nhất định với mức độ kiểm soát cần thiết, sao cho đáp
ứng được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Tuy vậy, giá của một biện pháp kiểm soát không nên cao hơn lợi ích thu được từ biện pháp đó.
Vì vậy, nội dung chính của KSNB vững chắc phụ thuộc vào việc đánh giá thường xuyên, toàn diện tính chất, mức độ của các rủi ro mà DN có thể gặp phải.
Do chiến lược và mục tiêu kinh doanh của DN thường xuyên biến đổi, cho nên các rủi ro cũng vậy. Điều này nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối các hoạt động kiểm soát về mặt tổ chức, nhằm đảm bảo rằng khung cơ sở KSNB đem đến nhiều lợi ích cho DN.