Bước 1: Nhận dạng rủi ro:
Qua tìm hiểu thực tế, Công ty cổ phần Nam Liên gặp rủi ro khi áp dụng mẫu mã sản phẩm mới vào sản xuất không nhiều. Ngoài ra, Công ty cũng gặp rủi ro do nguyên liệu giả, công nghệ lạc hậu gây ra.
Một số công nhân mới tuyển dụng chưa quen việc và chưa thành thạo máy móc thiết bị, làm ra nhiều sản phẩm hỏng, lỗi phải làm lại.
Sản phẩm bao bì của Công ty cổ phần Nam Liên chủ yếu là chất liệu nhựa, giấy… dễ hư hỏng, do đó công ty cũng gặp rủi ro trong quá trình bảo quản sản phẩm không tốt, gây ra sản phẩm bị rách, hỏng, biến dạng sản phẩm, bị đối tác trả lại.
Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại:
Nhìn chung những rủi ro ở trên đều có khả năng xảy ra cao và xảy ra thường xuyên nếu bộ phận kiểm soát nội bộ không tiến hành kiểm soát kịp thời, thường xuyên và có trách nhiệm thì rất dễ xảy ra những tổn thất lớn cho DN. Chẳng hạn khi giao hàng cho khách hàng không đảm bảo đúng mẫu mã và chất lượng quy định ký kết như ban đầu thì khách hàng sẽ trả lại đơn hàng và hủy hợp đồng ở những lần kế tiếp, gây mất uy tín và niềm tin ở những khách hàng cũ và khó tiếp cận với khách hàng mới do danh tiếng không tốt trong thị trường.
Do vậy, Công ty cổ phần Nam Liên đã xây dựng chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những thay
đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu…Thiết lập bộ phận KSNB hoạt động hiệu quả, có trách nhiệm, tăng quyền lợi đồng thời cũng tăng trách nhiệm cho những người nằm trong ban kiểm soát. Giúp cho những người này phải làm việc hết trách nhiệm với nhiệm vụ được giao.
Một số nguyên nhân chủ quan dẫn đến rủi ro:
+ Cơ cấu quản lý của bộ phận KSNB hoạt động chưa hiệu quả như mong muốn như trình độ, số lượng nhân viên...
+ Chuẩn mực đạo đức và văn hóa tổ chức đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty cổ phần Nam Liên. Tuy nhiên việc này hiện nay ở Công ty chưa được chú trọng trong việc thiết lập các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử trong một tổ chức.
+ Do chất lượng giám sát các hoạt động tại xưởng bao bì của Công ty cổ phần Nam Liên còn chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Mặc dù, Công ty có quy định rõ việc kiểm tra giám sát tuy nhiên việc thực hiện lại không tuân thủ các quy định.
Kết quả khảo sát cho thấy Công ty cổ phần Nam Liên luôn đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động trong từng thời kỳ và được phổ biến đến từng cán bộ nhân viên cùng hướng đến mục tiêu phát triển chung của DN. Để đạt được mục tiêu chiến lược đề ra, mỗi phòng ban, bộ phận phải xây dựng cho mình mục tiêu chi tiết, rõ ràng, cụ thể và những mục tiêu này phải đảm bảo khả thi, có thể đo lường và có thời hạn xác định. Các cấp quản lý, các trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc đôn đốc, hướng dẫn các cán bộ nhân viên thực hiện mục tiêu cụ thể này.
Bảng 3.4 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về nhận dạng rủi ro trong hoạt động sản xuất
Câu hỏi Trả lời
Nhận dạng rủi ro Có Không
1 Công ty cổ phần Nam Liên có xác định cụ thể các loạirủi ro liên quan đến HĐSX của Công ty không? 92% 8% 2 Công ty cổ phần Nam Liên có quy định rõ ràng các rủi ro làkhông thể chấp nhận đối với HĐSX của DN không? 50% 50% 3 Công ty cổ phần Nam Liên có quy định rủi ro có thể chấp
nhận trong HĐSX đối với từng mục tiêu hoạt động không? 54% 46% 4
Công ty cổ phần Nam Liên có thường xuyên đánh giá sự kiện tiềm tàng (yếu tố bên ngoài, bên trong, chính trị, xã hội...) ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu sản xuất sản phẩm của mình không?
64% 36%
5 Các yếu tố liên quan đến sự kiện tiềm tàng có được xem
xét đầy đủ bằng nhiều phương thức khác nhau không? 56% 44% 6 Ban lãnh đạo, các cấp quản lý có khuyến khích nhânviên quan tâm, phát hiện, đánh giá, phân định, định
lượng tác hại của các loại rủi ro trong HĐSX sản phẩm.
80% 20%
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện
Qua khảo sát đánh giá về nội dung nhận dạng rủi ro, bảng 3.4 cho thấy kết quả ở mức trung bình.
Các loại rủi ro liên quan đến hoạt động Công ty cổ phần Nam Liên được xác định cụ thể, được xem xét và đánh giá đầy đủ. Cụ thể Công ty cổ phần Nam Liên có thể quy định những rủi ro có thể chấp nhận được và không chấp nhận được, chẳng hạn như rủi ro sản xuất là rủi ro cơ bản nhất, có khả năng xảy ra và quy mô lớn nhất trong Công ty cổ phần Nam Liên và nó mang tính khách quan chỉ có thể đề phòng, hạn chế chứ không thể loại trừ (92% trả lời Công ty cổ phần Nam Liên có thể xác định cụ thể các loại rủi ro liên quan đến từng hoạt động Công ty cổ phần Nam Liên).
Bên cạnh đó, ban quản lý các cấp cũng khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá rủi ro có thể phát sinh ảnh hưởng đến từng hoạt động Công ty cổ phần Nam Liên. Các sự kiện tiềm tàng cũng được Công ty cổ phần Nam Liên quan tâm xem xét khá đầy đủ, tuy nhiên không thường xuyên đánh giá những tác động của những sự kiện này đến mục tiêu của Công ty.
Phân tích và đánh giá rủi ro
Bảng 3.5. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về phân tích và đánh giá rủi ro trong hoạt động sản xuất
Câu hỏi Trả lời
Phân tích và đánh giá rủi ro Có Không
1 Rủi ro sản xuất sản phẩm có được Công ty cổ phần Nam Liên
phân tích thường xuyên thông qua các hoạt động không? 92% 8% 2 Công ty cổ phần Nam Liên có xác định được nguyên nhân
cụ thể gây ra các loại rủi ro trong HĐSX sản phẩm? 84% 16% 3 Công ty cổ phần Nam Liên có xem xét sự tác động ảnh
hưởng lẫn nhau của các loại rủi ro không? 64% 36% 4 Công ty cổ phần Nam Liên có sắp xếp thứ tự ưu tiên
cho tất cả các loại rủi ro sản xuất sản phẩm không? 78% 22% 5 Công ty cổ phần Nam Liên có đánh giá rủi ro xảy ra của
từng loại rủi ro và xác định các hành động cần thiết để đối phó với rủi ro
96% 4%
6 Công ty cổ phần Nam Liên có thực hiện đánh giá rủi ro
với những vụ việc đã xảy ra rủi ro không? 80% 20%
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện
Kết quả khảo sát về nội dung phân tích và đánh giá rủi ro, bảng 3.5 cho kết quả khá tốt. Các rủi ro luôn được Công ty phân tích, đánh giá cụ thể để có những hành động kịp thời nhằm ứng phó với rủi ro.
Các rủi ro trong HĐSX luôn được Công ty cổ phần Nam Liên phân tích, đánh giá cụ thể và tương đối thường xuyên, các cấp quản lý tham gia vào việc nhận diện, phân tích đánh giá rủi ro cũng được Công ty cổ phần Nam Liên bố trí một cách hợp lý và xác thực. Công ty cổ phần Nam Liên cũng đã đưa ra các biện pháp đối phó, hạn chế đối với những sự kiện không lường trước được khi có những thay đổi trong cơ cấu tổ chức và quản lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty cổ phần Nam Liên.
3.2.3.Hoạt động kiểm soát
Sơ đồ 3.3. Quy trình sản xuất bao bì tại Công ty cổ phần Nam Liên
Nguồn: Công ty cổ phần Nam Liên
Quy trình sản xuất bao bì gồm 5 bước cơ bản: (2) Gia công hạt Bao bì
Nguyên liệu chính trong quá trình sản xuất và in bao bì Nam Liên thường được nhập khẩu nước ngoài. Vật liệu Bao bì thường ở dạng hạt với màu trắng sữa và trong suốt. Nếu bao bì cần có những màu sắc khác nhau thì cần sử dụng thêm một số chất phụ gia để tăng tính năng cho sản phẩm. Đương nhiên, chất phụ gia được sử dụng luôn đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Loại phụ gia này có tính năng làm túi tự phân hủy, chống kết dính màng bao bì lại với nhau, chống tia cực tím, tăng độ bền vật lý và chống bạc màu.
(3) Lên kế hoạch mẫu bao bì
Dựa vào yêu cầu của từng khách hàng với những mẫu mã, kích thước, màu sắc khác nhau, công ty sẽ tiến hành lên ý tưởng thiết kế bao bì. Sau khi lên ý tưởng
thiết kế, khách hàng sẽ được kiểm duyệt và đồng ý với mẫu mã kích thước đưa ra. Công ty sau đó mới tính toán tỷ lệ phần trăm các nguyên liệu và tiến hành đưa vào hệ thống sản xuất để vận hành.
(4) Trộn các nguyên vật liệu
Đầu tiện, các hạt Bao bì sẽ được tính toán về màu sắc, đội ngũ kĩ thuật tính toán phần trăm kỹ lượng phù hợp với sản phẩm cần sản xuất, hạt Bao bì sẽ được cho vào máy trộn đều để tạo hạt Bao bì kéo chỉ.
(5) Thổi bao bì thành phẩm
Đây là công đoạn vô cùng quan trọng và trải qua nhiều bước xử lý kĩ thuật vô cùng nghiêm ngặt nhằm cho ra những sản phẩm chuẩn chất lượng và kích thước.
Sau khi hạt Bao bì kéo chỉ thành màng Bao bì, lúc này được xử lý và xẻ thành từng sợi có chiều rộng theo yêu cầu của khách hàng. Sau đó, trải qua bộ phận nhiệt để ổn định rồi đưa vào máy cuốn sợi làm thành dạng cuộn theo thông số riêng.
(6) In ấn bao bì
Sau khi cho ra bao bì trơn, các chuyên gia thiết kế bao bì sẽ dựa theo những mẫu mã và thiết kế có sẵn để in ấn bao bì sao cho chuẩn xác và bắt mắt nhất. Ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển thì những nhà sản xuất thường sử dụng công nghệ flexo để in trên bao để in trên bao PP dệt thường, bao có tráng PE hoặc bao ghép giấy. Còn công nghệ in ống đồng được dùng để in trên bao ghép màng OPP để đạt chất lượng đẹp.
Công nghệ sản xuất bao bì không hề phức tạp, tuy nhiên, để cho ra những mẫu bao bì chuẩn chất lượng và có thiết kế đẹp mắt thì khách hàng nên lựa chọn những công ty in ấn có uy tín.
Quy trình in ấn tem bảo hành, tem chống hàng giả:
Mọi loại tem bảo hành được in ấn theo một quy trình nghiêm ngặt đảm bảo các bước in ấn được thực hiện theo trình tự nhất định và hạn chế việc xảy ra sai sót xuống mức thấp nhất. Hiện nay Công ty đang sử dụng in tem bảo hành trên công nghệ máy in offset công nghệ in ấn được cho là hiện đại và mang nhiều ưu điểm nhất tính tới thời điểm này.
Bước 1: Thiết kế tem bảo hành
Bất cứ khi in ấn loại tem nào Công ty đều sẽ thực hiện thiết kế chúng, tem bảo hành cũng vậy tem sẽ được thiết kế theo yêu cầu của khách hàng và được thiết kế trên các phần mềm thiết kế chuyên dụng như phần mềm corel (CDR), Illustrator (AI) hay chương trình Photoshop (PSD). Sau khi thiết kế song các mẫu thiết kế sẽ được gửi đến cho khách hàng để kiểm tra và chỉnh sửa cho phù hợp nhất (Công ty sẽ tiến hành chỉnh sử tối đa 2 lần đối với các thiết kế miễn phí).
Nếu các bạn có các thết kế sẵn cho riêng mình Công ty sẽ tiếp nhận trực tiếp các thiết kế của bạn dưới dạng file quy định trước để tiến hành in ấn.
Bước 2: Thực hiện in mẫu
Sau khi thiết kế xong loại tem bảo hành cần in ấn chúng sẽ được đưa vào in mẫu với số lượng rất ít để kiểm tra thành phẩm xem có đạt yêu cầu về màu sắc, chữ in, yêu cầu về bố cục hoặc chất lượng của tem hay chưa. Nếu chưa đạt yêu cầu các kỹ thuật viên và các chuyên gia sẽ điều chỉnh lại và bổ xung các yếu tố cần thiết sao cho sản phẩm được tạo thành giống với các thiết kế đã định sẵn và hoàn hảo nhất.
Bước 3: Tiến hành in hàng loạt
Sau khi đã thông qua sản phẩm mẫu, tem bảo hành được in ra hàng loạt với số lượng lớn để đảm bảo về chất lượng sản phẩm, thời gian cũng như số lượng hàng được giao. Việc sử dụng máy in offset thường cho chất lượng tem tốt, màu sắc đẹp, chữ in rõ nét đặc biệt chúng có thể in với số lượng rất lớn trong một thời gian ngắn.
Sau khi việc in ấn đã hoàn tất các tem bảo hành tuỳ vào từng loại sẽ được gia công khác nhau, có thể là cán láng màng mỏng lên bề của tem để đảm bảo tem bền màu, tăng tuổi thọ của tem hoặc phủ nilon giúp tem chống nước và lên màu sắc đẹp hơn dễ gây chú ý, ấn tượng cho khách hàng khi mua.
Trong bước này các tem bảo hành cũng sẽ được cắt rời, người thợ gia công khuôn bế sử dụng lưỡi dao bế tiến hành lắp lên máy bế để cắt bế rồi cắt rời từng con tem sau đó đưa vào đóng hộp hoặc chứa trong các công cụ đóng gói khác, việc này sẽ giúp cho việc vận chuyển cũng như bàn giao sản phẩm cho khách hàng được thuận tiện hơn, cối cùng là kết thúc quá trình in tem bảo hành.
Các bước thực hiện in tem bảo hành đều được sự giám sát chặt chẽ của các kỹ thật viên và các chuyên gia giàu kinh nghiệm cho ra một sảm phẩm tem bảo hành hoàn chỉnh, đảm bảo in tem bảo hành giá rẻ và in tem bảo hành tốt nhất tại thị trường mà Công ty CP Nam Liên đơn vị khác khó mà cạnh tranh được.
Các thủ tục kiểm soát chi phí in ấn bao bì
Kiểm soát phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với ngành xây dựng, NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí trực tiếp in ấn bao bì, thường chiếm khoản 60% - 70% nên các sai phạm về chi phí NVL thường có ảnh hưởng lớn đến chất lượng bao bì, giá thành sản phẩm xây dựng và kết quả hoạt động.
Về dự toán chi phí NVL trực tiếp:
- Căn cứ vào bản vẽ thiết kế của từng bao bì và hệ thống định mức để dự toán chi phí NVL trực tiếp cho từng bao bì hoặc đơn hàng một cách phù hợp. Thông thường dự toán chi phí NVL trực tiếp bao gồm các dự toán khối lượng NVL trực tiếp sử dụng cho việc hoàn thành các bao bì và đơn giá của một đơn vị khối lượng NVL đó. Dự toán NVL trực tiếp từng đơn hàng = Khối lượng thiết kế x Định mức nguyên vật liệu x Đơn giá dự kiến
- Trên cơ sở dự toán đã được xây dựng Công ty khi sản xuất, in ấn sẽ tiến hành dự toán khối lượng NVL trực tiếp phải thỏa mãn cho xây dựng và nhu cầu NVL dự trữ cho từng giai đoạn. Như vậy, nhu cầu NVL trực tiếp được xác định theo công thức sau: Nhu cầu NVL trực tiếp trong kỳ = NVL trực tiếp cho sản xuất + NVL trực tiếp cần để tồn kho cuối kỳ - NVL trực tiếp tồn kho đầu kỳ
Kiểm soát phí nhân công trực tiếp
- Chi phí nhân công là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp cấu thành giá thành sản phẩm in ấn bao bì (chiếm khoảng 20% tổng chi phí).
* Mục tiêu của việc kiểm soát nhân công trực tiếp: Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Báo cáo cho cơ quan chức năng của Nhà nước Phân công, phân