Nam Liên
3.2.1.Môi trường kiểm soát
(1) Tính chính trực và giá trị đạo đức của đội ngũ nhân viên tham gia vào hoạt động sản xuất
KSNB có hữu hiệu hay không trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và đội ngũ nhân viên. Được đánh giá qua thái độ cư xử trong công việc của họ.
Công ty có ban hành các quy tắc ứng xử đối với nhân viên nói chung và bộ phận sản xuất nói riêng như sau:
Ứng xử với công việc
Một là, Trong điều hành và thực thi công việc
Tất cả cán bộ công nhân viên (CBCNV) và bộ phận sản xuất phải tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh đầy đủ đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy định của Công ty.
Có ý thức trách nhiệm trong công tác, thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Chấp hành sự điều động, phân công công tác của lãnh đạo. Không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc.
Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách công việc, bộ phận có thẩm quyền quản lý và sử dụng cán bộ chịu trách nhiệm đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ thuộc thẩm quyền.
Bộ phận sản xuất khi thực hiện nhiệm vụ phải chấp hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp. Trường hợp có quyết định của cấp cao hơn thì phải báo cáo trước khi thực hiện.
Luôn có thái độ cầu thị, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp trong công việc.
Đảm bảo xử lý công việc trong thời gian nhanh nhất. Trong trường hợp được yêu cầu xử lý gấp của cơ quan chức năng hoặc lãnh đạo thì phải xử lý ngay trong ngày làm việc.
Hai là, Trong sử dụng và bảo quản tài sản
Mọi CBCNV phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm tránh lãng phí các tài sản, phương tiện chung tại phòng làm việc. Không sử dụng các tài sản của đơn vị vào mục đích của cá nhân. Không được mang tài sản, phương tiện ra khỏi nơi làm việc nếu chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Các nghi ngờ về vi phạm sử dụng tài sản của cơ quan, CBCNV phải lập tức báo cáo ngay cho lãnh đạo để kiểm tra.
Đối với các tài sản giao riêng cho từng cá nhân phải được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí. Không sử dụng các tài sản đó vào mục đích cá nhân.
Hết giờ làm việc, CBCNV phải tắt hết các thiết bị điện, khóa chốt các cửa trước khi ra về.
Ba là, Trong bảo mật thông tin
Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định bảo mật thông tin của Công ty.
Không sao chụp, gửi các hồ sơ, tài liệu nội bộ, tiết lộ thông tin của Công ty ra bên ngoài dưới bất cứ hình thức nào nếu trái quy định về bảo mật thông tin và chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền.
Bốn là, Khi đi công tác
Nắm vững và thông hiểu lĩnh vực chuyên môn tham gia để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ tài liệu liên quan; nắm vững và tuân thủ chương trình làm việc, lịch trình đi lại.
Có những ứng xử phù hợp cả trong làm việc và giao tiếp.
Thực hiện đúng chức trách, bổn phận, không đưa ra các lời hứa, cam kết vượt quá thẩm quyền quy định.
Tận dụng các cơ hội để học hỏi, thu thập tài liệu, khai thác và tìm hiểu thông tin có ích cho Công ty.
Năm là, Đối với cảnh quan môi trường
Nghiêm túc thực hiện các quy định pháp luật về bảo vệ môi trường.
Tích cực tham gia và hưởng ứng các chương trình xã hội về bảo vệ môi trường. Nơi làm việc phải được bài trí khoa học, phải đảm bảo giữ gìn vệ sinh chung, luôn sạch sẽ và thoáng mát.
Công nhân sản xuất phải đảm bảo vệ sinh phân xưởng thoáng mát, sạch sẽ, đảm bảo sức khỏe và không gian làm việc tốt nhất.
Kết quả khảo sát phỏng vấn cán bộ nhân viên trong công ty về tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên hoạt động sản xuất thể hiện bảng sau:
KSNB có hữu hiệu hay không trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và đội ngũ nhân viên. Được đánh giá qua thái độ cư xử trong công việc của họ. Kết quả khảo sát thể hiện bảng sau đây:
Bảng 3.3 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức
Câu hỏi Trả lời
Tính chính trực và các giá trị đạo đức Có Không 1 Công ty cổ phần Nam Liên có tạo dựng môi trường
văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên không?
70% 30%
2 Nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không?
80% 20%
3 Công ty CP Nam Liên có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp (tính trung thực và các giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn) không?
74% 26%
4 Nhà quản lý có thái độ bảo thủ trong việc chấp nhận rủi ro và chỉ đầu tư vào một lĩnh vực sau khi đã phân tích cẩn thận giữa lợi ích đạt được và rủi ro có thể có?
78% 22%
5 Nhà quản lý có sẵn lòng điều chỉnh BCTC khi sai
sót trọng yếu không? 70% 30%
6 Nhà quản lý có minh bạch, rõ ràng trong công tác
quản lý, điều hành hoạt động của DN không? 80% 20% 7 Các Nhà quản lý DN có hoạt động đúng đắn trong
việc thực hiện các quy định của nhà nước không? 84% 16% 8 Số lượng và năng lực của các nhân sự trong các
chức năng then chốt (điều hành, kế toán xử lý dữ liệu và KSNB) có thỏa đáng không?
100% 0%
9 Nhà quản lý có chú trọng đến độ tin cậy của
BCTC và sự an toàn của tài sản không? 100% 0%
(Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện)
Kết quả khảo sát qua bảng 3.3 về quan điểm triết lý phong cách điều hành của ban quản lý cho thấy nhà quản lý của Công ty cổ phần Nam Liên có ý thức được tầm quan trọng trong phong cách điều hành của họ đến hoạt động của Công ty cổ phần Nam Liên và sự cần thiết phải quản lý và kiểm soát chúng (86% phiếu khảo
sát nhận thấy rằng hàng năm, những nhà quản lý và cán bộ chủ chốt trong cơ quan có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị để giúp cho chi nhánh có được hướng phát triển tốt nhất trong thời gian kế tiếp, 80% phiếu khảo sát trả lời rằng các nhà quản lý cơ quan có hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định của nhà nước và các tiêu chí quan trọng, cần thiết đén nhận kết quả khá tốt).
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo và các cấp quản lý của Công ty cổ phần Nam Liên là những người am hiểu về ngành nghề và luôn nhận thức rõ được những rủi ro trong các hoạt động của Công ty cổ phần Nam Liên. Vì vậy việc chấm điểm nhân viên sản xuất, lựa chọn nhân viên sản xuất đạt thành tích cao để biểu dương thường xuyên. Đồng thời, các cấp quản lý luôn nhắc nhở các bộ phận phải chăm sóc tốt nhân viên sản xuất, thấu hiểu nhân viên sản xuất. Tuy nhiên ban quản lý các cấp luôn mạnh tay trong công tác xử lý các nhân viên có hành vi lừa đảo, trây lười và có khả năng gây thất thoát cho Công ty cổ phần Nam Liên.
Nhà quản lý hầu hết đều tiến hành phân tích cẩn thận giữa lợi ích có thể đạt được và những rủi ro có thể xảy ra cho Công ty cổ phần Nam Liên trong quá trình hoạt động trước khi đưa ra những quyết định cụ thể nhưng luôn đi kèm theo sự tuân thủ các quy định trong hoạt động DN. Tất cả thể hiện ban quản lý Công ty cổ phần Nam Liên luôn ý thức được tầm quan trọng trong phong cách điều hành của mình và triết lý quản lý là luôn đặt giá trị Công ty cổ phần Nam Liên lên hàng đầu trong quá trình HĐSX của Công ty cổ phần Nam Liên.
(2) Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên
Các lớp đào tạo bồi dưỡng đã đáp ứng được việc trang bị cho nhân viên tính thông nghiệp vụ, rèn luyện kỹ năng tác nghiệp qua thực hành để thực sản xuất, in ấn việc theo đúng quy trình, quy chế, đạt yêu cầu chất lượng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả kinh doanh. Nam Liên còn chú trọng rèn luyện đạo đức, tinh thần trách nhiệm nghề nghiệp và ý thức tổ chức trách nhiệm cao cho cán bộ nhân viên bằng cách gắn trách nhiệm với hiệu quả công việc bằng chế độ thi đua khen thưởng và kỷ luật một cách minh bạch.
Chính sách duy trì nguồn lực
Những nhân viên tài năng của Nam Liên có thể ở các bộ phận, vị trí khác nhau. Nhân viên tài năng được xác định dựa trên những tiêu chí định tính nhất định. Khi một cá nhân được xác định là “tài năng” của Nam Liên, nhân sự đó sẽ được đứng trong hàng ngũ đào tạo “lãnh đạo tiềm năng”, được hưởng chế độ đãi ngộ ưu đãi, đồng thời họ sẽ được bồi dưỡng kiến thức & bản lĩnh để đảm nhận những vị trí quản lý cấp cao trong tương lai.
Hoạt động tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự bộ phận sản xuất
Tuyển dụng là công tác quan trọng trong DN, quyết định số lượng và chất lượng lao động của bộ phận sản xuất. Trưởng bộ phận sản xuất căn cứ nhu cầu công nhân sản xuất, lập bản yêu cầu tuyển dụng trình lên giám đốc xem xét. Giám đốc căn cứ nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty để phê duyệt tuyển dụng. Các thủ tục thực hiện trong quá trình tuyển dụng được tiến hành đúng quy định của pháp luật.
Sau mỗi đợt tuyển dụng nhân sự, công ty đều tổ chức kiểm tra, đánh giá lại công tác tuyển dụng để đảm bảo hoạt động tuyển dụng đạt hiệu quả và đưa ra những biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải thiện. Kiểm tra, đánh giá dựa trên tỷ lệ sàng lọc hồ sơ ứng viên. Đây là một trong những tiêu chí quan trọng đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
Chi phí tuyển dụng của doanh nghiệp bao gồm chi phí thông báo tuyển dụng; chi phí tổ chức phỏng vấn thi tuyển; chi phí sát hạch nhân viên trong thời gian thử việc. Bộ phận tuyển dụng của phòng hành chính đăng tin tuyển dụng trên các trang web việc làm, trên web chính thức của công ty, phỏng vấn trực tiếp tại trụ sở công ty.
Chế độ khen thưởng
Nam Liên thực hiện chế độ khen thưởng cho nhân viên căn cứ trên năng lực làm việc của chính nhân viên đó.
Về quy định chung, Nam Liên có các chế độ cơ bản như sau: Một năm, nhân viên được hưởng tối thiểu 13 tháng lương;
Ngoài ra nhân viên còn được hưởng lương theo hiệu quả công việc tại từng tháng, được hưởng lương kinh doanh bổ sung hàng quý;
Chế độ phụ cấp
Ngoài chế độ lương cạnh tranh, thu hút , nhân viên Nam Liên còn được hưởng các chế độ phụ cấp nhằm góp phần bù đắp kịp thời, tương xứng sức lao động, sự đóng góp của nhân viên như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp độc hại, phụ cấp thu hút…;
Tuy nhiên, kết quả cũng cho thấy Nam Liên chưa có phân công công việc cho nhân viên dựa trên kỹ năng, kiến thức, thế mạnh của nhân viên. Bởi các cấp quản lý không thường xuyên tiếp xúc trao đổi với các nhân viên về vấn đề này. Và Nam Liên cũng không thường xuyên luân chuyển cán bộ nội bộ để giúp cho nhân viên có thể nắm được quy trình nghiệp vụ, làm quen và hiểu biết tất cả các nhân viên sản xuất một cách rõ ràng, đồng thời hạn chế hiện tượng gian lận, che giấu sai phạm, thông đồng với nhân viên sản xuất do ở quá lâu một vị trí công tác.
(3) Sự độc lập của bộ phận kiểm tra: Tại Công ty cổ phần Nam Liên bộ phận KSNB chưa có sự tách biệt rõ ràng so với các bộ phận khác, ví dụ kế toán trưởng và trưởng phòng nhân sự nằm trong ban kiểm soát, như vậy chưa đảm bảo tính minh bạch khách quan trong quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất của đơn vị.
(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm:
- Quan điểm và hành động của Ban Giám đốc về việc lập và trình bày báo cáo tài chính (có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một cách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán) .
- Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh. - Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự. (5) Cơ cấu tổ chức:
- Về mô hình tổ chức, quy mô cán bộ: Ban Kiểm tra giám sát được tổ chức tại Công ty do một ủy viên HĐQT phụ trách và phân thành ba mảng chính (hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính). Số lượng thấp, chưa tập trung cán bộ kiểm tra giám sát mà thực hiện phân bổ 30% cho giám sát, 45% cho kiểm tra trực tiếp và 25% cho xử lý đơn thư, cung cấp thông tin và giải quyết các sự vụ khác phát sinh.
Sơ đồ 3.2: Mô hình KSNB của Công ty CP Nam Liên
Nguồn: Phòng hành chính
Ủy viên HĐQT phụ trách
Ban KTGS Ban kiểm soát
Hoạt động sản xuất Hoạt động tiêu thụ
(6) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Nhìn chung tại Công ty CP Nam Liên có sự phân công quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận trong phân xưởng sản xuất rõ ràng, chuyên môn hóa nhằm đạt năng suất lao động cao nhất và đánh giá công bằng giữa các bộ phận, các công nhân sản xuất, đánh giá đúng người, đúng việc.