Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuẩn bị về mặt tổ chức và nhân lực để triển khai chính sách, gồm các công việc cụ thể sau:
1.2.1.1. Xác định bộ máy tổ chức thực thi chính sách
Sau khi có các văn bản hướng dẫn của Trung ương , của UBND tỉnh Yên Bái, Sở Nội vụ, Sở Tài chính về việc triển khai thực hiện chính sách trên địa bàn tỉnh Yên Bái. UBND huyện Lục Yên giao Phòng Nội vụ chủ trì , phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch nghiên cứu văn bản cấp trên, giao 01 chuyên viên và 01 lãnh đạo Phòng Nội vụ trực tiếp thực hiện chính sách, xét duyệt đối với các xã và trực tiếp thực hiện việc xét duyệt tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, tham mưu UBND huyện Lục Yên ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách và bố trí nguồn lực thực hiện gửi các xã có điều kiện kinh tế -xã hội đặc biệt khó khăn trên địa bàn huyện Lục Yên. Chủ tịch UBND các xã có trách nhiệm chỉ đạo xét duyệt và lập danh sách các đối tượng, dự toán kinh phí theo đúng quy định và công chức Tài chính - kế toán xã là người tham mưu và cùng với Chủ tịch UBND xã trực tiếp xét duyệt tại Phòng Nội vụ huyện. Các văn bản của UBND xã cần có khi xét duyệt tại Phòng Nội vụ cụ thể như sau:
- Tờ trình đề nghị của cơ quan , đơn vị, địa phương;
- Hồ sơ của từng cá nhân: Bản sao có chứng thực Sổ hoặc quá trình đóng BHXH, thời gian tính đến thời điểm xét duyệt; quyết định tuyển dụng, quyết định luân chuyển, điều động đến công tác tại vùng có điều kiện kinh tế -xã hội đặc biệt khó khăn của cơ quan có thẩm quyền ; Quyết định nâng lương gần nhất; các giấy tờ khác có liên quan đến thời gian hưởng các loại trợ cấp, phụ cấp để hưởng các chính sách theo quy định.
- Danh sách các đối tượng, dự toán kinh phí theo đúng Biểu số 1, Biểu số 2, Biểu số 3 kèm theo Công văn của UBND huyện. Các biểu mẫu được trình bày theo chiều ngang trên khổ giấy A3.
Để việc thẩm định được nhanh gọn, khoa học đề nghị các cơ quan, đơn vị điền đúng, đầy đủ các thông tin, không tự ý sửa biểu mẫu; sắp xếp danh sách đối tượng trong biểu mẫu theo đúng hướng dẫn đã nêu tại Biểu số 2; Hồ sơ xét duyệt của từng cá nhân sắp xếp gọn gàng, theo đúng thứ tự trong danh sách đề nghị.
Về thời gian thẩm định: Hàng năm căn cứ văn bản triển khai của Sở Nội vụ, căn cứ vào tình hình thực tế tại địa phương Phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện có văn bản và có lịch duyệt với từng đơn vị cụ thể.
Quy trình thực hiện chính sách tại huyện
- Hàng năm khi nhận được văn bản của Sở Nội vụ, UBND huyện giao cho Phòng Nội vụ huyện.
- Phòng Nội vụ soạn thảo văn bản hướng dẫn, tham mưu UBND huyện ban hành.
- Khi nhận được văn bản của UBND huyện, các xã tổ chức thống kê, tổng hợp danh sách đối tượng.
- Các xã thực hiện xét duyệt danh sách tại Phòng Nội vụ huyện.
- Chuyên viên Phòng Nội vụ tổng hợp, trình lãnh đạo phòng ký, sau đó trình lãnh đạo UBND huyện ký danh sách, tờ trình gửi Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái xét duyệt, thẩm định. Trực tiếp đem hồ sơ xét duyệt tại Sở Nội vụ.
- Sở Nội vụ thẩm định và có văn bản trả lời kết quả thẩm định gửi UBND huyện, Phòng Nội vụ huyện.
- Khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ gửi về, Phòng Nội vụ gửi Phòng Tài chính- kế hoạch để gửi Sở Tài chính trình UBND tỉnh cấp kinh phí.
- Khi được cấp kinh phí, phòng Tài chính cấp kinh phí cho các xã.
- Chủ tịch UBND các xã căn cứ kinh phí được cấp thực hiện chi trả cho các đối tượng được hưởng chính sách.
1.2.1.2. Xây dựng chương trình hành động, lập các kế hoạch triển khai chính sách đối với cán bộ , công chức công tác tại vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn
Việc triển khai chính sách đối với cán bộ, công chức công tác tại vùng có điều kiện kinh tế- xã hội đặc biệt khó khăn của huyện được thực hiện thường xuyên hàng năm, mỗi năm có 01 đợt xét duyệt trên địa bàn toàn huyện.
Thường triển khai sau khi thực hiện chế độ nâng bậc lương vì các chế độ như phụ cấp thu hút, trợ cấp chuyển vùng cách tính mức tiền để chi trả liên quan đến ngạch, bậc, hệ số hưởng lương.
duyệt 01 lần các chế độ: nâng lương thường xuyên , nâng lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung, việc rà soát hàng năm thường thực hiện trong Quý III của năm. Riêng từ năm 2020 có điểm mới là việc xét duyệt chế độ nâng bậc lương theo các quý trong năm vào tháng đầu tiên của quý (04 lần/ năm vào các tháng: tháng 1, tháng 4, tháng 7, tháng 10) riêng nửa đầu năm 2020 thực hiện xét nâng lương đối với các đối tượng được nâng lương trong quý I và quý II).
Thứ nhất: Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn về thực hiện chính sách và
thời gian xét duyệt tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. UBND huyện giao Phòng Nội vụ huyện Lục Yên chủ trì, tham mưu văn bản triển khai thực hiện để đảm bảo đúng thời gian, đúng đối tượng và số tiền chi trả cho các đối tượng theo quy định để xét duyệt tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Văn bản triển khai của UBND huyện sẽ kèm theo lịch duyệt cụ thể với từng đơn vị. Mỗi đơn vị 01 buổi làm việc. Vì số lượng thành phần hồ sơ nhiều liên quan đến thời gian công tác tại vùng có diều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn như việc cử cán bộ , công chức đi học nâng cao trình độ chuyên môn , nghiệp vụ, lý luận chính trị, tập huấn hoặc nghỉ các chế độ theo quy định như nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép cũng ảnh hưởng đến mốc thời gian tính hưởng chế độ , số tiền được hưởng.
Sau khi thực hiện xét duyệt xong hồ sơ cụ thể của từng cá nhân, từng đơn vị trong thời gian 05 ngày làm việc chuyên viên được giao nhiệm vụ của Phòng Nội vụ huyện tổng hợp, trình lãnh đạo Phòng Nội vụ , lãnh đạo UBND huyện xem xét ký duyệt và sắp xếp hồ sơ xét duyệt tại Sở Nội vụ theo đúng lịch đã quy định hoặc liên hệ trực tiếp với lãnhh đạo, chuyên viên phụ trách của Sở Nội vụ để thực hiện xét duyệt.
Thứ hai: Căn cứ văn bản phê duyệt của Sở Nội vụ tỉnh trong thời gian không
quá 05 ngày làm việc phòng Nội vụ chuyển Phòng Tài chính - kế hoạch. Phòng Tài chính - Kế hoạch có trách nhiệm tham mưu văn bản để Uỷ ban nhân dân huyện gửi Sở Tài chính tỉnh phê duyệt, trình UBND tỉnh cấp kinh phí thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức công tác tại vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn trong năm ngân sách.
Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kinh phí của UBND tỉnh cấp. UBND huyện chỉ đạo Phòng Tài chính - kế hoạch huyện cấp kinh phí cho các đơn vị trực tiếp chi trả cùng kỳ lương cho cán bộ, công chức.
Do vậy kế hoạch xây dựng chỉ là kế hoạch dự kiến, khi có văn bản cụ thể của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái lúc đó UBND huyện Lục Yên mới chỉ đạo Phòng Nội vụ huyện tham mưu xây dựng kế hoạch chi tiết, có thời gian cụ thể. Các kế hoạch triển khai hàng năm thường bị động, không thể xây dựng kế hoạch có thời gian cụ thể từ đầu năm.
1.2.1.3. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn
Các cơ quan tổ chức thực thi từ trung ương cho đến địa phương ban hành những văn bản nhằm hướng dẫn chính sách cho các chủ thể và các đối tượng của chính sách, tạo khuôn khổ pháp lý cho tổ chức thực thi chính sách. Trên cơ sở các chính sách của Trung ương và tỉnh ban hành thì UBND huyện sẽ ban hành văn bản nhằm:
- Hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn chuẩn bị về nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng, có kinh nghiệm thực hiện chính sách;
- Chỉ đạo UBND các xã , thị trấn rà soát chi tiết, cụ thể từng đối tượng được hưởng các loại chính sách theo quy định;
- Phối hợp với các sở , ban, ngành , các cơ quan đơn vị liên quan thông tin việc triển khai chính sách, những địa bàn mới, thời điểm bắt đầu tính hưởng chính sách theo các quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban dân tộc; Trong các quyết định quy định về địa bàn của Chính phủ , Ủy ban Dân tộc không ghi thời gian quyết định có hiệu lực thi hành do vậy việc xác định thời điểm bắt đầu tính được hưởng sẽ phụ thuộc vào hướng dẫn của UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, thường chậm hơn ngày văn bản được ban hành khoảng 2 tháng trở lên. Ngày Quyết định công nhận được ký ban hành không phải là ngày tính thực hiện chính sách.
1.2.1.4. Tổ chức tập huấn
Tiến hành tổ chức tập huấn cho các cán bộ, công chức chịu trách nhiệm thực thi chinh sách ở đây là: Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Nội vụ huyện, Chủ
tịch UBND cấp xã, công chức Tài chính - kế toán các xã có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn để trang bị cho họ kiến thức và kỹ năng cần thiết khi thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức công tác tại vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.