Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được điều hành và quản lý bởi các nhà quản trị. KTQT cung cấp thông tin chi phí phục vụ các chức năng quản lý. Các chức năng cơ bản của quản lý được khái quát bằng sơ đồ sau:
Hình 2.1: Các chức năng cơ bản của quản lý
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trương Quang Dũng)
Theo Hình 2.1, hoạt động quản lý của doanh nghiệp là một hoạt động liên tục, từ khâu hoạch định cho đến khâu tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát, đánh giá và ra quyết định rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau.
Như vậy, để làm tốt các chức năng quản lý, nhà quản trị phải có thông tin cần thiết để có thể ra các quyết định đúng đắn. KTQT thiết kế, tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin, đặt chúng trong bối cảnh đã hoạch định nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các chức năng quản trị được thể hiện như sau:
Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn, dự toán cũng là một loại kế hoạch. Để kế hoạch lập ra có tính khả thi cao, thì kế hoạch đó phải được xây dựng trên cơ sở các thông tin phù hợp do bộ phận KTQT cung cấp. Một kế hoạch phản ánh một quyết định làm thế nào để đạt một mục tiêu cụ thể nào đó.
Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: Kế hoạch và dự toán là những định hướng cho quá trình tổ chức thực hiện. Trong khâu tổ chức thực hiện, các nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa các yếu tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất. Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong đó KTQT chi phí sẽ cung cấp thông tin chủ yếu liên quan đến kinh tế, tài chính. KTQT chi phí sẽ dự toán nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung.
Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra giám sát: Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, đòi hỏi phải kiểm tra, đánh giá hoạt động và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu thực hiện với số liệu của kế hoạch và dự toán, xác định những sai biệt giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra. Do đó, KTQT có vai trò cung cấp thông tin thực hiện từng bộ phận, giúp nhà quản trị thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện, những vấn đề còn tồn tại và cần có tác động của quản lý, đồng thời phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán tiếp kỳ sau.
Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: KTQT chi phí phải dựa trên hệ thống thông tin quá khứ và dự đoán tương lai để tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích hợp cho việc ra quyết định. Đó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá. Các thông tin sẵn có thường rất nhiều loại, với chức năng này KTQT chi phí giúp các nhà quản trị phân biệt được các thông tin thích hợp và không thích hợp nhằm xác định thông
tin phù hợp theo từng phương án. Tổ chức KTQT chi phí hợp lý sẽ giúp cho hệ thống kế toán của đơn vị hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và đầy đủ nhất. Với những thông tin đó, các nhà quản trị có thể nhìn nhận vấn đề gì đang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn có để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn.