doanh thương mại và dịch vụ
Việc cung cấp thông tin trong quá trình ra quyết định có vai trò rất lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KTQT chi phí là một bộ phận rất quan trọng của hệ thống KTQT, nó cung cấp những thông tin về chi phí cho các nhà quản lý. Cũng như các doanh nghiệp khác thì các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ cũng cần những thông tin chính xác để điều hành hoạt động của đơn vị mình. Vì vậy trong các đơn vị kinh doanh thương mại và dịch vụ KTQT có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Phân tích sự thay đổi chi phí, mối quan hệ giữa các loại chi phí. - Lập dự toán và truyền đạt thông tin.
- Kiểm tra, kiểm soát, hoạt động thông tin từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh .
- Lập báo cáo về chi phí hỗ trợ cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định Các nhà quản lý doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến công tác kiểm soát chiphí vì mọi sự thay đổi lớn hay nhỏ của chi phí đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, KTQT chi phí phải phân loại các chi phí rõ ràng cũng như lựa chọn phương pháp xác định chi phí phù hợp, từ đó giúp cho công tác dự toán, dự báo được chính xác cũng như cung cấp cho các nhà quản lý ra quyết định.
2.3. Nội dung của KTQT chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ
2.3.1. Phân loại chi phí
Chi phí trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ đa dạng và phức tạp, có những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, chính vì thế, để quản lý theo dõi phân tích, kế toán phải nhóm chi phí thành các nhóm. Tùy theo mục đích cung cấp thông tin và quản lý mà kế toán lựa chọn tiêu chí phân loại theo từng nhóm phù hợp. Với doanh nghiệp thương mại, có thể lựa chọn theo các cách thức sau:
2.3.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động giúp cho doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò, chức năng của từng khoản chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động thì chi phí trong doanh nghiệp thương mại bao gồm: Chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí giá vốn hàng bán: Bao gồm giá mua hàng hóa và những chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa (chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc dỡ bảo quản hàng hóa từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, phí lệ phí, ....); các khoản
hao hụt phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, di chuyển, ...
- Chi phí bán hàng: Gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như: chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí quảng cáo, chi trả thưởng (khuyến mại) ... Chi phí bán hàng gồm nhiều yếu tố chi phí có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm khác nhau, vì vậy thông tin chi phí bán hàng cũng thường thu thập chậm, phân bổ phức tạp dễ dẫn tới sai lệch thông tin chi phí trong từng sản phẩm, bộ phận.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm các chi phí phát sinh trong hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp liên quan đến công việc chung, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp, như: Các chi phí phát sinh liên quan đến việc tổ chức, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp mà không thể xếp vào loại chi phí giá vốn hay chi phí bán hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp như: Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả, ăn giữa ca, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của Bam giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban; chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng sử dụng cho công tác quản lý; khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp; các khoản thuế, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc doanh nghiệp; các chi phí khác bằng tiền mang tính chất chung toàn đơn vị như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, phí kiểm toán, phí tiếp tân, công tác phí, trợ cấp thôi việc cho người lao động, các khoản chi nghiên cứu khoa học, chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí điện, nước, chi phí hội nghị khánh tiết... Chi phí quản lý doanh nghiệp là một khoản mục chi phí bao gồm nhiều thành phần có nguồn gốc, đặc điểm khác nhau liên quan khá chặt chẽ đến quy mô, trình độ tổ chức, hành vi quản trị của doanh nghiệp.
2.3.1.2. Phân loại chi phí theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng chịu phí
và chi phí gián tiếp.
- Chi phí trực tiếp: chi phí có thể xác định trực tiếp đích danh cho đối tượng chịu phí một cách dễ dàng và thuận tiện.
- Chi phí gián tiếp (chi phí chung): chi phí không thể xác định đích danh cho một đối tượng chịu phí một cách dễ dàng.
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới một đối tượng chịu chi phí như: một loại sản phẩm, một địa điểm nhất định, một khách hàng, ... Chi phí này tùy thuộc vào việc xác định đối tượng quản trị chi phí tại doanh nghiệp. Nếu đối tượng chi phí là loại sản phẩm, nhóm sản phẩm thì chi phí trực tiếp là: giá mua, chi phí vận chuyển bao gói riêng cho mặt hàng, nhóm hàng đó. Nếu đối tượng là địa điểm bán hàng, thì chi phí trực tiếp là chi phí phát sinh tại cửa hàng đó như tiền thuê đất, tiền điện nước điện thoại, tiền thuê nhân viên bán hàng, tiền khấu hao tài sản thuộc cửa hàng, ...
Chi phí gián tiếp: là các chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng chịu phí, tại thời điểm phát sinh chi phí không thể các định đích danh cho từng đối tượng chịu phí, vì thế được tập hợp chung và chỉ có thể xác định cho từng đối tượng thông qua phương pháp phân bổ.
Cách phân loại này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật kế toán. Khi phát sinh chi phí gián tiếp cần phải áp dụng phương pháp phân bổ, lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp để cung cấp thông tin quản trị hợp lý và đáng tin cậy về chi phí từng loại hàng hóa, cửa hàng, khách hàng, ... Bên cạnh đó, việc phân loại chi phí thành trực tiếp và gián tiếp còn có ý nghĩa trong việc xác định hiệu quả kinh hoạt động của các bộ phận riêng rẽ thông qua chi phí trực tiếp từ đó đưa ra các phương án làm giảm chi phí ở những bộ phận kém hiệu quả.
Hình 2.2: Phân loại chi phí theo khả năng quy nạp vào đối tượng chịu phí
2.3.1.3. Phân loại chi phí phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Phân loại chi phí theo tiêu thứcmối quan hệ với mức độ hoạt động để đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch chi phí, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí, ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả. Chi phí trong kỳ kế toán bao gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
- Biến phí (chi phí biến đổi, chi phí khả biến): Là bao gồm những chi phí có sự thay đổi tỷ lệ thuận với lượng hàng hóa bán ra. Thường chi phí biến đổi là các chi phí trực tiếp như giá mua, chi phí bao gói sản phẩm, chi phí hỗ trợ bán hàng, ... Loại chi phí này có đặc điểm, nếu xét theo tổng số thì biến phí thay đổi tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động nhưng khi xét trên một đơn vị khối lượng hoạt động thì biến phí có thể là một hằng số.
Hình 2.3: Biến phí
Trong đó: Bp: Tổng biến phí Bp: Biến phí đơn vị
a: Biến phí trong một đơn vị hoạt động x: Mức độ hoạt động
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trương Quang Dũng)
- Định phí: Là những chi phí mà xét trong một quy mô nhất định thì không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của đơn vị. Loại chi phí này có đặc điểm, nếu xét theo tổng số thì định phí là không đổi, ngược lại, xét theo trên một đơn vị khối lượng hoạt động thì định phí tỉ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy đối với loại chi phí này thì doanh nghiệp có hoạt động hay không thì luôn tồn tại, và ngược lại khi doanh nghiệp tăng cường mức độ hoạt động thì định phí đơn vị
sẽ giảm dần.
Hình 2.4: Định phí
Trong đó: Đp: Tổng định phí
Đp: Định phí đơn vị x: Mức độ hoạt động
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trương Quang Dũng)
- Chi phí hỗn hợp: Là loại chi phí mà trong đó bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi (được mô tả ở hình 2.4).
Chi phí hỗn hợp rất quan trọng vì nó rất phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phần định phí trong chi phí hỗn hợp phản ánh chi phí căn bản tối thiểu để duy trì mức độ hoạt động, phần biến phí phản ảnh mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản.
Hình 2.5: Chi phí hỗn hợp
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trương Quang Dũng)
Phương trình biểu diễn chi phí hỗn hợp:
Y = b + aX (2.1)
Trong đó: Y: Chi phí hỗn hợp
b: Tổng định phí trong chi phí hỗn hợp a: Biến phí trong một đơn vị hoạt động
x: Mức độ hoạt động
Để có thể kiểm soát và điều tiết chi phí hỗn hợp nhà quản trị cần phải tách được chi phí này thành định phí và biến phí bằng nhiều phương pháp như: cực đại - cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán và phương pháp bình phương bé nhất.
Cách phân loại này giúp các nhà quản trị nhận biết sự thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi, nhận biết thông tin về chi phí và tính toán kết quả nhanh chóng để lập dự toán chi phí tốt hơn, phù hợp với thực tế và có tính khả thi hơn. Ngoài ra còn giúp xây dựng mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng- lợi nhuận, phân tích điểm hòa vốn, phân tích chi phí và xác định sản lượng, doanh thu hòa vốn, xác định được chi phí bỏ ra để đạt được lợi nhuận dự kiến. Qua đó, nhà quản trị xác định phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, làm cơ sở ra quyết định ngắn hạn.
2.3.1.4. Phân loại chi phí theo sự ảnh hưởng tới việc lựa chọn phương án
Chi phí được phân thành các loại sau: chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội.
- Chi phí chênh lệch: Là những khoản chi phí có ở phương án sản xuất kinh doanh này nhưng không có hoặc chỉ có một phần ở phương án sản xuất kinh doanh khác. Có thể nói đây là thông tin thích đáng cho việc xem xét, lựa chọn phương án tối ưu.
- Chi phí chìm: Là những chi phí đã phát sinh mà buộc nhà quản trị phải chấp nhận và nó tồn tại trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy không thể loại bỏ chi phí này, đây là thông tin không thích đáng cho việc xem xét, lựa chọn phương án tối ưu và do vậy khi lựa chọn phương án tối ưu không cần phải xét tới chi phí này.
- Chi phí cơ hội: Là những lợi ích bị mất đi khi lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh này thay vì lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh khác. Loại chi phí này không được phản ánh trên sổ sách kế toán nhưng lại có vai trò rất quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý phải cân nhắc và xem xét trước khi đưa ra quyết định. Trong việc lựa chọn các phương án kinh doanh thì chi phí cơ hội được xem là thông tin thích đáng.
Theo cách phân loại này, cách phân loại chi phí không cố định mà nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng ngành kinh doanh, giúp cho việc xác định phương pháp kế toán tổng hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn, hợp lý. Hơn nữa, nhờ tiêu thức này, giúp các nhà quản trị so sánh chi phí để lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu nhờ nhận định sự khác biệt chi phí và lợi ích trong các phương án khác nhau.
2.3.2. Tập hợp và xác định chi phí
Trong hoạt động quản trị, để đi đến quyết định hoạt động kinh doanh nhà quản trị phải thu thập, xem xét từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Mỗi một nguồn thông tin sẽ giúp cho nhà quản trị có nhận thức khác nhau trong từng tình huống quản trị và ngược lại mỗi tình huống quản trị lại cần có những nguồn thông tin tương ứng. Chính vì vậy, sẽ luôn xuất hiện nhu cầu thông tin thích hợp trong các quyết định quản trị.
Những thông tin phục vụ cho KTQT chi phí gồm cả thông tin của kế toán tài chính và thông tin từ các bộ phận khác như: thông tin về những biến động của thị trường, thông tin về nhà cung ứng,…việc thu thập các thông tin chi tiết để cung cấp cho KTQTđược thực hiện thông qua kế toán chi tiết, bộ phận kinh doanh và tiếp thị của doanh nghiệp.
- Đối tượng tập hợp chi phí: Việc xác định đúng đắn đối tượng tập hợp chi phí kinh doanh là công việc hàng đầu quan trọng trong toàn bộ công tác tổ chức KTQT chi phí.
Để xác định đối tượng tập hợp chi phí kinh doanh từng doanh nghiệp, có thể căn cứ vào các yếu tố sau:
+ Căn cứ vào địa điểm phát sinh chi phí
+ Căn cứ vào yêu cầu quản lý, khả năng quản lý và trình độ của nhân viên kế toán. Nếu khả năng quản lý và trình độ của nhân viên càng cao thì đối tượng tập hợp chi phí càng cụ thể và ngược lại.
- Phương pháp tập hợp chi phí: Để tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng kế toán chi phí, KTQT có thể áp dụng những phương pháp sau đây:
+ Phương pháp trực tiếp: Áp dụng cho trường hợp chi phí phát sinh chỉ liên quan đến một đối tượng chịu chi phí. Theo phương pháp này chi phí của đối tượng nào được tập hợp cho đối tượng đó, ví dụ: phòng ban, bộ phận, địa điểm kinh doanh…
+ Phương pháp phân bổ: Áp dụng cho trường hợp chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chi phí. Khi thực hiện phương pháp phân bổ chi phí doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách phân bổ sau: Giờ công, ngày công, diện tích sử dụng,… và phương pháp phân bổ là trực tiếp hoặc phân bổ theo cấp bậc.
- Phương pháp xác định chi phí: Phương pháp xác định chi phí là phương pháp tổng hợp các chi phí liên quan đến việc kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Mục đích của việc tổng hợp chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí đơn vị cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động kinh doanh và là cơ sở để nhà quản trị lập các dự toán chi phí ở các mức độ khác nhau, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đánh giá các chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh.
2.3.3. Xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
2.3.3.1. Khái quát về xây dựng định mức chi phí
Định mức chi phí là những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa liên quan đến việc sản xuất và kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện nhất định.
Chi phí định mức là chi phí ước tính để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện hoạt động kinh doanh nào đó và được sử dụng làm tiêu chuẩn cho việc thực hiện của các yếu tố chi phí.
Các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ thường xây dựng các loại định mức như sau: định mức chi phí mua hàng, định mức chi phí vận chuyển, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí chung. Ngoài ra, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm nhiều khoản chi mang tính chất biến đổi và cố định. Mức độ hoạt động lựa chọn làm căn cứ xây dựng định mức cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường liên quan đến hoạt động tiêu thụ như: số lượng sản phẩm tiêu thụ, quy mô bán hàng…
2.3.3.2. Khái quát về lập dự toán chi phí
Dự toán thường được biết đến là các kế hoạch chi tiết mô tả việc huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Dự toán chi phí là việc lập kế hoạch chi phí cho doanh nghiệp nhằm dự báo chi phí trong một thời kỳ nhất định, trong kế toán quản trị chi phí thì dự toán chi phí là một việc hết sức quan trọng.