Đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành là một đặc tính quan trọng trong KTQT, nó không đơn thuần chỉ phục vụ cho công tác tính giá mà còn liên quan đến công tác tổ chức dữ liệu, và phục vụ các nhu cầu khác của nhà quản trị.
3.2.2.1. Xác định chi phí bán hàng và quản lý cho các đối tượng chịu phí
Để phục vụ cho nhu cầu quản trị nội bộ, hiện nay Công ty đang ghi nhận chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng sau:
Công ty sử dụng hệ thống phần mề kế toán Fast Business Online để ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong mỗi bước ghi nhận chi phí trên hệ thống đều mã phí, mã bộ phận để ghi nhận thông tin vào đối tượng quản trị.
Các phòng ban sau khi tập hợp đủ hồ sơ, giấy tờ, chứng từ có liên quan, chuyển bộ hồ sơ cần thanh toán về cho bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ vào chứng từ hợp lý hợp lệ, hạch toán chứng từ trên hệ thống phần mềm.
Kế toán hạch toán chứng từ kế toán tài chính đồng thời ghi nhận cho các đối tượng chi tiết thuộc KTQT chi phí.
Khi ghi nhận chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp kế toán nhập Trung tâm chi phí thì mới hạch toán được chứng từ, nếu chi phí chung không xác định được cho Ban/phòng chi tiết thì hạch toán vào Trung tâm chi phí – văn phòng chung.
+Xác định trung tâm chi phí cho từng nghiệp vụ phát sinh
+ Xác định chi phí theo chức năng hoạt động: Khoản mục phí được ghi nhận từ các tài khoản giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp khi hạch toán chứng từ kế toán.
+ Xác định chi phí theo mức độ hoạt động (cách ứng xử của chi phí):
Khi ghi nhận vào từng tài khoản chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí được phân loại theo nhóm.
Trong chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có phần chi phí hỗn hợp bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Tại Công ty tách biệt định phí là các khoản tiền lương/ trích bảo hiểm cố định hàng tháng theo chức danh công việc, bên cạnh đó biến phí là những phần tiền lương theo năng suất lao động và hiệu quả công việc.
Xác định chi phí theo khả năng quy nạp vào các đối tượng tập hợp
Tùy vào từng nghiệp vụ cụ thể, nếu xác định được đích danh chi phí thuộc đối tượng kinh doanh cụ thể thì ghi nhận, nếu là chi phí chung thì để trống
o Chi phí trực tiếp hạch toán có chiều phân tích hiệu quả (loại hình, phương thức, mặt hàng)
o Chi phí gián tiếp: Chi phí chung tại văn phòng, chi phí các phòng ban, không có chiều phân tích
o Phân bổ chi phí gián tiếp: chỉ phân bổ tới các chiều phân tích theo doanh thu/ sản lượng bán trong kỳ.
3.2.2.2. Phân bổ chi phí
Phân bổ chi phí: Với những chi phí tại thời điểm phát sinh không thể xác định được đích danh, cuối kỳ sau khi tập hợp đủ chi phí, thực hiện các quy trình phân bổ để phân tích chi phí chi tiết nhất. Đầu ra của quy trình phân bổ là khai thác được các báo cáo chi phí và đánh giá hiệu quả lợi nhuận đến từng loại hình, từng phương thức và mặt hàng. Hàng tháng KTQT chi phí thực hiện chạy phân bổ 2 bước:
Phân bổ chi phí từ Văn phòng chung sang các Ban/ Phòng chi tiết theo các loại tiêu thức chỉ số thống kê ( số lượng nhân viên, diện tích, số lượng máy tính từng Ban/phòng, ...)
Phân bổ chi phí sang chiều phân tích: phân bổ chi phí gián tiếp xuống các đối tượng kinh doanh cụ thể
Trước khi phân bổ, còn rất nhiều khoản chi phí đang ở phương thức chung, mặt hàng chung. Để phân bổ được các chi phí này, cần thiết lập bộ công thức phân bổ phù hợp:
Tiêu thức phân bổ:Sản lượng bán hàng.
3.2.3.3. Xác định giá vốn hàng bán
Tại Công ty, trị giá xuất kho của hàng hóa được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Giá vốn hàng bán tổng hợp bao gồm: + Giá vốn hàng bán
+ Hao hụt mất mát hàng tồn kho
+ Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
3.2.3. Công tác lập dự toán và định mức chi phí
năm, căn cứ vào số liệu thực hiện kế hoạch năm về tình hình kinh doanh, căn cứ vào chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, dự đoán về tình hình biến động của thị trường trong nước và ngoài nước, dự đoán kế hoạch sản xuất kinh doanh của đối thủ cạnh tranh. Theo quy định, Giám đốc Công ty tiến hành họp phổ biến cho các phòng ban, các đơn vị tiến hành lập kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo để trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt.
3.2.3.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến lập dự toán của Công ty
- Các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội dự kiến: GDP, Tốc độ tăng giá tiêu dùng (CPI);
- Dự báo về triển vọng du lịch nói chung và du lịch khu vực Tây Ninh nói riêng;
- Dự báo về các quy định Nhà nước liên quan đến giá đất
- Dự báo về các quy định Nhà nước, chính sách liên quan đến tiền lương, BHYT, BHXH.
- Các yếu tố bất lợi liên quan đến đối thủ cạnh tranh.
- Dịch bệnh viêm đường hô hấp cấp do chủng vi rút mới Corona gây ra, kéo dài với những diễn biến khó lường, ảnh hưởng mạnh về dòng khách tâm linh. Hoạt động du lịch ngừng trệ, người dân có xu thế hạn chế chi tiêu, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển kinh tế của một số ngành du lịch, dịch vụ, sản xuất, thương mại….
3.2.3.2. Dự toán chi phí của Công ty
Công ty xây dựng dự toán về sản lượng hàng bán và dựa vào đó để lập dự toán kinh doanh gồm dự toán doanh thu, giá vốn hàng bán và các dự toán chi phí khác. Tùy vào chức năng nhiệm vụ của mỗi Ban nghiệp vụ/phòng phụ trách mà xây dựng dự toán chi tiết cho từng nhóm khoản mục phí.
Bảng 3.6: Phân công lập dự toán của Công ty
TT Tên Ban, Phòng Xây dựng dự toán chi phí chi tiết
1 Phòng Hành chính –Nhân sự
- Lập dự toán chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí. Phối hợp với phòng kế toán xây dựng dự toán tiền lương, thưởng. Dự toán các khoản chi phí đoàn thể, sinh hoạt Đoàn…
- Xây dựng định mức chi phí văn phòng phẩm, định mức rửa xe, công tác tổ xe, thủ quỹ, chè nước cho các phòng ban.
- Lập dự toán công tác phí, chi phí tàu xe, máy bay, chi phí sửa chữa nhỏ tại văn phòng, công cụ dụng cụ làm việc
- Lập dự toán các hội nghị, chương trình sự kiện
2 Kinh doanh – Dịch vụ- Vận hành
- Xây dựng dự toán chi phí hỗ trợ bán hàng, kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng dự toán các chương trình bán hàng.
- Xây dựng dự toán sản lượng hàng bán, doanh thu, giá vốn
3 Phòng Kế toán
- Chịu trách nhiệm chung về công tác lập dự toán, tổng hợp dự toán của Văn phòng Tập đoàn và các công ty thành viên, phân tích, lập dự toán toàn Tập đoàn và giao dự toán chi tiết xuống các đơn vị. - Lập dự toán dòng tiền, chi phí tài chính trong đó chi tiết chi phí lãi vay, phí ngân hàng.
4 Phòng hỗ trợ Kỹ thuật– Vệ sinh – Cảnh quan
- Dự toán chi phí bảo hiểm thiết bị, chi phí bảo hành bảo trì các thiết bị.
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh)
a. Dự toán doanh thu
- Dự toán sản lượng hàng bán:
Vì đối tượng khách hàng của Công ty cho cả hoạt động bán hàng hóa bia và nước giải khác và dịch vụ vận chuyển bằng xe điện tại đều là khách du lịch tại Khu du lịch Núi Bà Tây Ninh nên doanh thu phụ thuộc vào số lượng khách du lịch dự kiến.
Bảng 3.7: Mẫu dự toán sản lượng bán hàng bia, nước giải khát 2020 của Công ty
Stt Mã vật tư Tên vật tư DVT
Số lượng bán 2019 Kế hoạch 2020 % 1 900.007.0
0000229 Trà xanh Thái Nguyên hương nhài Việt 80g Hộp 124 56 -54.84 2 900.010.0
0000085
Nước khoáng Vĩnh Hảo 350mlx24chai
Thùng 2,313 1,051 -54.56
3 900.010.0
0000086 Nước khoáng Vĩnh Hảo 500mlx24chai Thùng 6,730 3,059 -54.55 4 900.010.0
0000088
Nước Khoáng Vĩnh Hảo 20L Vihawa
Bình 12,979 5,900 -54.54
5 900.010.0
0000089 Nước Khoáng Vĩnh Hảo 20L Bình 11,027 5,012 -54.55 6 900.010.0
0000091 Nước giải khát number 1 trà xanh chanh 500mlx24lon Thùng 231 105 -54.55 7 900.010.0
0000096
Nước giải khát trà DrThanh 350mlx24lon
Thùng 122 55 -54.92
8 900.010.0
0000101 Nước tăng lực number 1 Pet 350mlx24lon Thùng 5 2 -60.00 9 900.010.0
0000108
Nước ngọt Pepsi Mirinda xá xị 240mlx24chai
Két 195 89 -54.36
10 900.010.0
0000110 Nước ngọt Pepsi Pet Mirinda xá xị 1500mlx24chai Thùng 6 3 -50.00
… …
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh)
- Dự toán doanh thu:
Căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch năm thực hiện, nhu cầu thị trường, số lượng khách dự kiến, khối lượng các hợp đồng đang triển khai và dự kiến triển khai trong năm tiếp theo, Công ty tính toán và lập bảng kế hoạch doanh thunhư sau:
Bảng 3.8: Dự toán doanh thu 2020 của Công ty Đơn vị: Triệu đồng (VNĐ) Số TT Chỉ tiêu TH 2019 KH 2020 Tỷ lệ % +, - I Kế hoạch hợp nhất 1 Doanh thu 288.642 101.614 -64,80 II Kế hoạch các Công ty 1 Công ty Cổ phần Du lịch –Thương mại Tây Ninh
Doanh thu 116.053 50.000 -56,92
2 Công ty Cổ phần Cáp treo
núi Bà Tây Ninh
Doanh thu 194.508 65.829 -66,16
3 Công ty CP Lữ hành TâyNinh
Doanh thu 620
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh)
+ Doanh thu hợp nhất giảm là do Công ty cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh ngưng cung cấp bia và nước giải khát đối với thị phần bên ngoài; kinh doanh hàng hóa tại núi Bà Đen bị thu hẹp;
+ Công ty CP Cáp treo Núi Bà Tây Ninh do chịu cạnh tranh với Cáp treo của Sunworld BaDen Mountain mới khai trương từ 18/1/2020 nên nguồn khách bị giảm mạnh , Khách có sự lựa chọn đi Tuyến Cáp mới với thời gian nhanh hơn; công nghệ hiện đại hơn, dự kiến năm 2020 sẽ giảm 70% doanh thu so với cùng kỳ 2019.
+Ngoài ra lý do lớn nhất đó là dịch bệnh Covid -19 ảnh hưởng kinh tế toàn thế giới nhanh chóng đặc biệt là dòng khách du lịch. Hàng năm khách đến Khu Du lịch Núi bà Tây Ninh kéo dài mùa Lễ hội từ Mùng 1 đến 30 tết Tháng Giêng, thời gian này lượng khách khoảng Gần 2 triệu khách.)
b. Dự toán mua hàng và giá vốn
- Dự toán số lượng hàng mua và giá mua: căn cứ vào số lượng hàng bán, phòng Kinh doanh dự kiến số lượng mua hàng đảm bảo luôn có sẵn hàng phục vụ sản xuất kinh doanh. Do đặc trưng mặt hàng bia và nước giải khát dễ thay thế và thời gian đặt hàng từ nhà cung cấp rất ngắn nên Công ty duy trì mức hàng tồn kho ở mức tối thiếu.
- Dự toán giá vốn hàng bán: Dự toán giá vốn hàng bán được căn cứ vào dự toán sản lượng hàng bán và giá mua.
c. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Do hai loại chi phí này có mối tương đồng nên được Công ty lập dự toán theo cách giống nhau, cách lập dự toán đối với các khoản mục như sau:
- Chi phí tiền lương được xây dựng dựa trên Quy chế tiền lương đã ban hành, tạo nguồn lương cho từng phương thức bán hàng/ loại hình kinh doanh, tiền lương của nhà quản lý được phân bổ cho các loại hình kinh doanh theo tiêu thức doanh thu thuần dự toán. Kế hoạch tiền lương cán bộ công nhân viên được xây dựng dựa trên năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.
- Dự toán chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp: xây dựng căn cứ kế hoạch tiền lương theo phương án xây dựng thang lương, bảng lương, phụ cấp lương căn cứ theo quyết định của Hội đồng quản trị; mức trích
- Chi phí công cụ, dụng cụ:
Lập báo cáo dự toán chi phí phát sinh năm kế hoạch bao gồm:
o Giá trị công cụ dụng cụ còn kết dư trên TK 242: phân bổ đều cho từng tháng của năm kế hoạch.
o Giá trị công cụ dụng cụ Tồn kho trên TK 153 xuất dùng cho năm kế hoạch.
o Giá trị công cụ dụng cụ mua sắm mới dự kiến sử dụng, sau đó thực hiện phân bổ trong năm kế hoạch
- Chi phí Khấu hao tài sản cố định:
o Giá trị tài sản cố định trên TK 211: phân bổ đều cho từng tháng của năm kế hoạch.
o Giá trị tài sản cố định mua sắm mới dự kiến sử dụng, sau đó thực hiện phân bổ trong năm kế hoạch.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ: Căn cứ kế hoạch sửa chữa xác định chi phí sửa chữa phân bổ trong năm đúng quy định (không hạch toán vào chi phí sửa chữa các hạng mục sửa chữa làm tăng quy mô công năng, công suất của công trình). Rà soát
việc triển khai sửa chữa năm trước để lập dự toán trong năm kế hoạch sát thực tế và có hiệu quả.
- Chi phí đào tạo, tuyển dụng: Dự toán và thuyết minh phần tăng giảm đối với từng chương trình đào tạo, tập huấn mang tính thường xuyên: tập huấn CNTT, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý, hội nghị kế toán hàng năm, ... Thẩm định các chương trình đào tạo mới theo xu hướng cập nhật và áp dụng vào thực tiễn, tránh lãng phí không hiệu quả.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là khoản mục chi phí phát sinh lớn liên quan trực tiếp đến sản lượng xuất bán, căn cứ sản lượng kế hoạch, đơn giá dịch vụ, định mức khoán chi phí, … để xây dựng chi phí tuyệt đối, trên nguyên tắc chi phí đồng/lít không vượt quá thực hiện năm trước.
- Chi phí văn phòng và chi phí công tác: Thực hiện khoán các định mức chi phí như văn phòng phẩm, in ấn, báo chí, công tác phí, ... tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử và văn phòng điện tử để tiết kiệm chi phí văn phòng, với mục tiêu chi phí kế hoạch năm kế hoạch tiết giảm x% so với thực hiện năm trước.
- Chi phí theo Chế độ cho người LĐ: Các Cty thuyết minh cụ thể các khoản chi phí sau: Chi phí ăn ca: tối đa là 730.000 đồng/người/tháng, tính theo số lao động kế hoạch Công ty xây dựng. Các khoản chi có tính chất phúc lợi, xây dựng bằng một tháng lương bình quân kế hoạch.
- Chi phí dự phòng: Xây dựng dự toán đối với những khoản nợ mất khả năng thanh toán còn phải tiếp tục trích dự phòng trong năm kế hoạch.
- Chi phí tiếp khách, hội nghị, khánh tiết : Chi phí yêu cầu tiết giảm x% so với chi phí thực hiện năm trước tương ứng với tỷ lệ doanh thu, trường hợp xây dựng dự toán cao hơn sẽ thuyết minh chi tiết về phương án và lý do thực hiện.
- Chi phí thuế, phí, lệ phí: trên cơ sở mức thuế phí lệ phí năm trước, thực hiện xây dựng dự toán dựa trên các dự thảo luật, thông tư có liên quan, chi tiết từng loại thuế, phí.
- Chi phí thuê đất, thuê mặt bằng, kios tại khu du lịch: trên cơ sở hợp đồng đã ký, nếu hết hợp đồng dự kiến % thay đổi khi gia hạn hợp đồng.
Bảng 3.9: Dự toán chi phí theo chức năng hoạt động 2020 của Công ty
Chỉ tiêu Giá trị
Tổng cộng 42.722.000.000
Giá vốn 30.873.000.000
Chi phí bán hàng 2.892.500.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 8.840.000.000
Chi phí khác 116.500.000
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh)
d. Dự toán kinh doanh
Trên cơ sở lập dự toán dự toán doanh thu, lãi gộp, giá vốn, các loại chi phí, Công ty lập dự toán lợi nhuận kinh doanh cho năm kế hoạchnhư sau:
Bảng 3.10: Dự toán tài chính năm 2020 của Công ty
TT CÁC CHỈ TIÊU ĐVT TH 2019 KH 2020 1 VỐN ĐIỀU LỆ đồng 45.702.100.000 45.702.100.000 2 TỔNG DOANH THU đồng 116.053.225.414 46.420.000.000 3 GIÁ VỐN đồng 78.930.179.730 30.873.000.000 4 LÃI GỘP đồng 37.123.045.684 15.547.000.000 5 CHI PHÍ đồng 11.676.464.878 11.849.000.000