phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh
Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác KTQT chi phí tại Công ty, luận văn xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí tại công ty trên các khía cạnh sau:
4.3.1. Hoàn thiện phân loại chi phí
- Bên cạnh đó Công ty cần bổ sung thêm cách phân loại mới: chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được:
+ Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó, người quản lý xác định được chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ, đồng thời, họ cũng có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh của nó.
+ Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ hoặc không có đủ thẩm quyền để ra quyết định về loại chi phí này.
Việc xác định chi phí nào là chi phí kiểm soát được, chi phí không kiểm soát được là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản trị, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác tạo điều kiện hạn chế tình trạng bị động về vốn và phân cấp trách nhiệm quản lý. Với những đặc điểm trên của chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được, để tăng cường chi phí kiểm soát được nhà quản trị cần phải phân cấp quản lý chi tiết, rõ ràng hơn về những chi phí gián tiếp, chi phí trực tiếp đối với từng trung tâm chi phí, từng kênh phân phối và mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp.
4.3.2. Hoàn thiện xác định chi phí cho đối tượng chịu phí
- Hoàn thiện đối tượng ghi nhận chi phí: Đối tượng chịu phí ngày nay ngày một đa dạng, không chỉ bao gồm các phòng ban trong cơ cấu tổ chức, mà còn là các đối tượng kinh doanh khác nhau. Hiện tại, đối tượng chịu phí tại Công ty đã có một số chiều phân tích kinh doanh cơ bản như loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh. Tuy nhiên vẫn còn nhiều đối tượng kinh doanh chưa thể phân tích, Luận văn đưa ra đề xuất bổ sung thêm các đối tượng ghi nhận chi phí: chương trình sự kiện du lịch, tour khi Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh sang mảng này.
+ Chương trình sự kiện: nhằm mục đích kiểm soát các chi phí phát sinh theo một sự kiện cụ thể để từ đó đánh giá và tối ưu hơn về mặt chi phí, các chương trình sự kiện có thể kể đến như: Hội nghị khách hàng thường niên; sự kiện; tour du lịch...
- Về khoản mục chi phí: bổ sung thêm các khoản mục chi phí mới theo dõi các chi mới phát sinh.
- Cách xác định chi phí cho đối tượng chịu phí: Mặc dù đã có những chỉ đạo bằng văn bản, tuy nhiên do hạn chế về một số mặt đã phân tích ở trên, việc ghi nhận chi phí không đúng đối tượng, không phân tách để ghi nhận trực tiếp, ghi nhận sai thông tin quản trị vẫn còn xảy ra, ảnh hưởng tới chất lượng của báo cáo quản trị đầu ra. Bên cạnh đó, việc sử dụng bộ tiêu thức phân bổ còn khá đơn giản, dẫn đến việc phân bổ chi phí không đúng bản chất của từng loại chi phí phát sinh và tỉ trọng từng đối tượng được phân bổ.
Để giải quyết vấn đề này, luận văn đề xuất phương án: bổ sung các tiêu thức phân bổ mới như sau:
Bảng 4.1: Bảng tiêu thức phân bổ
STT Nội dung Đối tượng cầnphân bổ nhận phân bổĐối tượng Tiêu thức phân bổ
1 Phân bổ chi phí từ chung sang phòng ban chi tiết
Trung tâm chi phí văn phòng chung Phòng ban nghiệp vụ chi tiết Các chỉ số thống kê: số lượng nhân viên, số lượng máy tính, … số liệu của tiêu thức được cập nhật hàng năm hoặc thay đổi theo từng tháng
2 Phân bổ chi phí từ trung tâm chi phí sang đối tượng phân tích kinh doanh
Các trung tâm
chi phí Các chiều phântích kinh doanh: Hoạt động, Mặt hàng
Tiêu thức cố định: theo phần trăm, số tiền cố định, trọng số. Tiêu thức biến đổi: Doanh thu thuần, Lãi gộp, Chi phí trực tiếp theo từng chu kỳ giá 3 Quyết toán
chương trình, sự kiện vào Chi phí kinh doanh trong kỳ Chương trình sự kiện Các chiều phân tích:Phương thức, Mặt hàng, Cửa hàng, Khách hàng Tỉ trọng hoàn thành, tỉ lệ phần trăm, số tiền thực chi.
4.3.3. Hoàn thiện xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
- Xây dựng định mức: Rà soát toàn bộ hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, tổ chức phân loại, đánh giá, điều chỉnh và ban hành định mức định ngạch mới:
+ Định mức nhân lực, năng lực nhân sự, đánh giá theo bộ tiêu thức KPI + Định mức phương tiện phục vụ quản lý
+ Định mức văn phòng phẩm, quy chế hội nghị, khánh tiết, tiếp khách đối với từng phòng ban…
- Hoàn thiện dự toán chi phí: Lập dự toán hiện nay đang sử dụng dự toán tĩnh và lập cho cả năm kế hoạch. Để quản lý thực sự có hiệu quả, Công ty nên từng bước lập dự toán chi tiết hơn.
Ban đầu là lập dự toán tĩnh nhưng chia nhỏ kỳ lập dự toán theo tháng, theo quý. Điều này giúp cho Ban điều hành có thể thay đổi những quyết sách kinh doanh nhạy bén hơn, tránh việc hướng theo hoàn thành mục tiêu đã đề ra từ đầu năm tuy nhiên lại xa rời xu hướng biến động của thị trường trong nước và thế giới. Chia nhỏ kỳ lập dự toán giúp kế hoạch và thực tế sát lại gần hơn, giúp cho các công tác chuyển bị nguồn lực, trang thiết bị phục vụ kinh doanh được chủ động và kịp thời.
Hướng tới lập dự toán linh hoạt, thực tế cho thấy các hoạt động kinh tế diễn ra theo có tính chu kỳ và theo biến động thị trường, lập dự toán chi phí linh hoạt cho từng mức độ sản lượng phát sinh, nhằm dự kiến chi phí cho các mức hoạt động khác nhau để có thể chủ động được về nguồn hàng, điều động hàng hóa từ những nơi có nhu cầu thấp về nơi có nhu cầu cao hơn theo mùa vụ, đồng thời là cơ sở để so sánh với mức độ sản lượng thực tế sau khi sản xuất để nâng cao khả năng kiểm soát chi phí nhiều mức độ sản lượng đó. Trên cơ sở phân loại chi phí kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí, thực hiện lập dự toán chi phí kinh doanh linh hoạt có điều chỉnh.
Trên cơ sở dự toán sản lượng, doanh thu, kế toán thực hiện lập dự toán giá vốn, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Bảng 4.2: Dự toán linh hoạt chi phí biến đổi theo các nhân tố ảnh hưởng Chỉ tiêu Dự toán tĩnh Thực tế Dự toán linhhoạt Nhân tố ảnh hưởng
1. Sản lượng bán 2. Doanh thu
3. Số lượng nhân viên
Chịu ảnh hưởng
1. Giá vốn hàng bán 2. Chi phí bán hàng
3. Chi phí quản lý doanh nghiệp
Mô tả bảng dự toán linh hoạt: Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác lập dự toán chi phí biến đổi bao gồm: sản lượng bán, doanh thu, số lượng nhân viên, ... Một khoản chi phí có thể chịu ảnh hưởng của một hoặc nhiều nhân tố.
+ Giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng của nhân tố Sản lượng bán.
+ Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi số lượng nhân viên trong kỳ, doanh số đạt được so với dự toán tĩnh.
Công thức chung khi lập dự toán linh hoạt:
Dự toán linh hoạt = Dự toán tĩnh x Mức độ hoạt động thực tế nhân tố A (4.1 ) Mức độ dự toán tĩnh nhân tố A
>Đối với một chỉ tiêu bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, thì dự toán linh hoạt của chi tiêu đó bằng tổng hợp ảnh hưởng các các nhân tố.
>Đối với các khoản mục chi phí cố định còn lại, sử dụng định mức và dự toán tĩnh để dự báo số liệu.
4.3.4. Hoàn thiện phân tích biến động chi phí để kiểm soát chi phí
Mục tiêu của phân tích biến động chi phí là các báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị chi phí phải thể hiện được xu hướng biến động theo khía cạnh thời gian của thông tin, trong đó chia làm hai loại báo cáo phân tích quá khứ và báo cáo dự báo tương lai.
- Báo cáo quá khứ: phản ánh thông tin quản trị trung thực khách quan, đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo nguyên tắc có thể so sánh được và có tính trọng yếu của kế toán. Các thông tin phản ánh quá khứ là một trong những thông tin giúp nhà quản trị nắm bắt được hiện tại và ra quyết định trong tương lai. Về báo cáo quá khứ, Công ty cần đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các báo cáo tiêu thụ, báo cáo kết quả kinh doanh, trên cơ sở đó, kế toán thực hiện ghi nhận và phân bổ chi phí kịp nhu cầu thông tin của Ban lãnh đạo. Để cải thiện được vấn đề này, cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ Ban lãnh đạo buộc phải thay đổi lại quy trình vận hành, tối giản các bước và thời gian trễ, cũng như có sự phối hợp hợp tác từ các Ban/ phòng liên quan.
Ngoài ra, bằng cách sử dụng số ước thực hiện dựa trên lượng tồn kho, sản lượng xuất bán trong kỳ, bộ phận kế toán hoàn toàn có thể dự báo được số liệu chi phí và kết quả kinh doanh chính xác một cách tương đối tại thời điểm có nhu cầu thông tin. Các khoản chi phí biến đổi được ước theo sản lượng xuất bán trong kỳ, chi phí cố định sử dụng theo số liệu dự toán đã ghi nhận có cộng thêm giá trị thay đổi.
- Báo cáo tương lai: đây là mảng báo cáo cung cấp thông tin về dự kiến tương lai, dự toán chi phí, phương án kinh doanh, dự báo, ... giúp Ban điều hành có những lựa chọn mục tiêu và quyết định thực thi trong tương lai. Báo cáo này thể hiện rõ vai trò của KTQT trong quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Bảng 4.3: Dự báo bảng cân đối nhập xuất tồn
STT NỘI DUNG Tồn đầu kỳ Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối kỳ
SL Tiền ĐG SL Tiền ĐG SL Tiền ĐG SL Tiền ĐG
TỔNG CỘNG 1 Trà xanh Thái Nguyên hương nhài Việt 80g 2 Nước khoáng Vĩnh Hảo
350mlx24chai 3 Nước khoáng Vĩnh Hảo 500mlx24chai 4 …
Trong bảng dự báo trên, số liệu được phối hợp cập nhật từ các Ban/ Phòng có liên quan.
+ Số liệu tồn đầu kỳ lấy từ tồn cuối kỳ trước chuyển sang
+ Số liệu nhập trong tháng: nguồn lấy số liệu kế hoạch nhập mua hàng tháng. + Số liệu xuất bán trong kỳ dựa vào sản lượng bán kế hoạch của Công ty + Tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ
Trên cơ sở dự toán sản lượng, doanh thu, kế toán thực hiện lập dự toán giá vốn, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
phương thức mặt hàng
Bước 2: Với nhóm chi phí cố định: lập dự toán chi phí cho từng đối tượng trực tiếp, những chi phí không thể lập dự toán trực tiếp thì thực hiện phân bổ theo tiêu thức sản lượng.
Bước 3: Sau đó kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán.
Bảng 4.4: Dự báo kết quả kinh doanh theo mặt hàng
Diễn giải
Sản lượn
g
Doanh thu Giá vốn Lãi gộp Chi phí Lợi nhuận Số tiền Đơn giá Số tiền Đơn giá Số tiề n Đơ n giá Số tiề n Đơ n giá Số tiền Đơ n giá Trà xanh Thái Nguyên hương nhài Việt 80g Nước khoáng Vĩnh Hảo 350mlx24cha i Nước khoáng Vĩnh Hảo 500mlx24cha i …
4.3.5. Hoàn thiện phân tích thông tin chi phí phục vụ cho việc ra quyếtđịnh kinh doanh định kinh doanh
* Phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng - lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận, giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh ngắn hạn xem Công ty có nên tiếp tục bán sản phẩm hay không.
Bổ sung phân tích chi phí từ quản trị rủi ro, rủi ro đến từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm sự không chắc chắn trong thị trường tài chính, rủi ro tín dụng, tai nạn, nguyên nhân tự nhiên và thiên tai, cạnh tranh từ đối thủ, hoặc các sự kiện có nguyên nhân gốc rễ không chắc chắn hoặc không thể đoán trước. Việc phân tích chi phí liên quan đến rủi ro gắn liền với việc phân loại chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được. Từ đó giúp các nhà quản trị có những cách phòng ngừa và ứng phó trước và khi rủi ro xảy ra.
*
quan
Để vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh được trơn tru và tối đa hóa hiệu quả kinh doanh, các bộ phận trong công ty phải có sự phối hợp nhịp nhàng. Kết hợp thông tin kế toán liên quan một cách linh hoạt và cập nhật thông tin giữa các bộ phận để dưa ra thông tin chính xác phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý.
KTQT phối hợp với Ban nhân sự tiền lương để có thông tin về định mức lao động, tiền lương, số lượng lao động chấm công hàng ngày, để lập dự toán chi phí nhân lực, phân tích tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động.
Mối liên hệ thông tin KTQT với các bộ phận được thể hiện qua bảng 4.5:
Bảng 4.5: Mối liên hệ thông tin kế toán quản trị với các bộ phận
KTQT Nhiệm vụ - chức năng Nhận thông tin Cung cấp thông tin
Bộ phận dự toán
Lập các dự toán về các khoản mục chi phí cần thiết trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin và kiểm soát đánh giá trách nhiệm.
Nhận báo cáo thực hiện từ kế toán tổng hợp, thông tin về giá và lượng từ phòng nhiên liệu.
Cung cấp các báo cáo dự toán cho các bộ phận cần sử dụng thông tin Bộ phận phân tích, đánh giá
Phân tích, đánh giá thông tin quá khứ và dự báo tương lai mục tiêu ngắn và dài hạn. Phát hiện và chỉ ra nguyên nhân sai lệch, đề xuất giải pháp khắc phục
Nhận báo cáo của bộ phận dự toán và báo cáo thực hiện của KTTC. Nhận các báo cáo của các bộ phận có liên quan đến quá trình phân tích, đánh giá bộ phận đó
Cung cấp thông tin kết quả phân tích đánh giá cho các bộ phận sử dụng thông tin. Bộ phận nghiên cứu phát triển
Nghiên cứu các dự án đầu tư mới, xem có nên mở thêm quy mô kho bãi, đẩy mạnh quy mô thị trường bán lẻ, đưa ra các định mức và tiêu chí phân bổ các loại chi phí để giúp lựa chọn phương án.
Nhận thông tin từ các bộ phận liên quan, tổ chức và thông tin cho các phương án liên quan.
Cung cấp hệ thống định mức và dự toán chi phí cho các bộ phận.
4.4. Một số điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện kế toán quảntrị chi phí Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh trị chi phí Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninh
Để thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp thương mại dịch vụ nói chung và trong Công ty Cổ phần Du lịch – Thương mại Tây Ninhnói riêng cần có sự phối hợp đồng bộ từ phía Nhà nước, các cơ quan chức năng và doanh nghiệp.
4.4.1. Đối với Nhà nước và các cơ quan chức năng
Nhà nước cần ban hành những quy định mang tính hướng dẫn, định hướng về tổ chức KTQT đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ nói riêng. Trên cơ sở Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp, Bộ tài chính và các cơ quan chức năng cần có sự hướng dẫn cụ thể hơn đối với các doanh nghiệp, mặt khác cũng cần phải nghiên cứu để ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung những quy định về mặt cơ chế quản lý cho phù hợp, đồng bộ với việc tổ chức KTQT tài các doanh nghiệp nhất là trong xu thế hội nhập kinh tế, quốc tế hiện nay.