- Giám đốc dự án quốc gia (người được Viện Hàn lâm Khoa học & Công nghệ Việt Nam chỉ định): Nêu yêu cầu về các dịch vụ hỗ trợ cần thiết cho dự án;
2. Chuyên viên Kế toán và Hành chính dự án (AAC)
Nơi công tác: Hà Nội, có đi lại trong nước khi có yêu cầu
Thời gian công tác: 12 tháng (chuyên trách), có khả năng gia hạn hợp đồng Cấp trên trực tiếp: Quản đốc dự án quốc gia (NPM)
Trách nhiệm và nhiệm vu:
Chuyên viên Kế toán và Hành chính dự án (AAC) sẽ chịu trách nhiệm về (i) Ghi chép chính xác và đầy đủ các khoản giải ngân từ ngân sách dự án; lưu giữ bộ sổ sách cần thiết theo các thủ tục kế toán của UNDP; phân loại và tóm tắt các giao dịch tài chính của dự án và xây dựng các báo cáo tài chính theo yêu cầu. AAC cũng sẽ chịu trách nhiệm về việc cập nhật tất cả các sổ sách kế toán như các sổ phụ và các sổ đăng ký đặc biệt. (ii) Hỗ trợ hành chính cho các hoạt động của PMU, giám sát các nhân viên hành chính và bảo đảm sự vận hành thông suốt của hệ thống hành chính dự án. AAC sẽ chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
1. Xây dựng và thực hiện hệ thống tài chính GEF để ghi chép các giao dịch sử dụng nguồn kinh phí của GEF theo các hướng dẫn hiện hành về phương thức quốc gia thực hiện dự án (NIM) của UNDP;
2. Hướng dẫn các nhân viên dự án về việc sử dụng các hệ thống tài chính và thủ tục của dự án; 3. Ghi chép đầy đủ các giao dịch tài chính và trình báo cáo định kỳ về tình hình tài chính dự án;
4. Xác nhận tính chính xác của các sổ theo dõi, phiếu thanh toán, hóa đơn, báo cáo tài khoản, bảng cân đối, dự toán ngân sách và các loại báo cáo, sổ sách tài chính khác;
5. Xác nhận tình trạng ngân sách và (hoặc) bảng phân bổ chi tiêu, phiếu thanh toán và việc mua sắm vật tư, nguyên liệu, v.v...;
6. Lập ngân sách hàng năm và hàng quý, trong đó có các bản điều chỉnh ngân sách cần thiết dựa trên cơ sở các mục/dòng ngân sách tương ứng đã được Viện Hàn lâm KHCNVN phê duyệt;
7. Lập tài khoản cho dự án và bảo đảm tính chính xác và lưu giữ hồ sơ đầy đủ về các giao dịch; 8. Giám sát việc chuẩn bị bảng lương và các phiếu thanh toán lương cũng như các yêu cầu
khác về tài liệu, giấy tờ cho việc giải ngân;
9. Chuẩn bị báo cáo cập nhật về các khoản giải ngân mà dự án thực hiện cũng như tham mưu cho nhóm quản lý dự án về tình hình tài chính chung của dự án; và
10. Xây dựng một hệ thống tài khoản để ghi chép tất cả các khoản đóng góp bằng tiền mặt và hiện vật của các đơn vị đồng tài trợ cho dự án.
Nhiệm vụ về mặt hành chính:
1. Thiết lập hệ thống và thủ tục hành chính phù hợp với phương thức NIM của UNDP, dưới hình thức một Sổ tay, để hướng dẫn các nhân viên, chuyên gia và nhà thầu làm việc cho dự án; 2. Xây dựng bộ hồ sơ về hệ thống quản lý cho dự án, dưới hình thức bản giấy và bản điện từ; 3. Lưu giữ hồ sơ về tất cả nhân sự, chuyên gia và nhà thầu tham gia tích cực vào các hoạt động
của dự án;
4. Chuẩn bị và thu xếp các kế hoạch đi lại, kế hoạch mua sắm cho dự án;
5. Giám sát việc mua sắm thiết bị, vật tư, các mục linh tinh theo yêu cầu của dự án và theo các hướng dẫn của UNDP;
6. Lưu giữ bản thống kê được cập nhật về tất cả các vật tư, thiết bị dự án và xây dựng hướng dẫn để sử dụng đúng đắn và bảo trì tốt các thiết bị, tài sản văn phòng;
7. Giám sát chung các hoạt động hành chính liên quan đến việc thực hiện dự án;
8. Xây dựng kế hoạch hàng quý và hàng năm cho các hoạt động để PMU phê duyệt; và
9. Hỗ trợ về công tác thư ký trong việc tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo và hoạt động đào tạo.
Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm:
Có bằng cử nhân về kế toán hoặc tài chính, nhưng tốt hơn sẽ là bằng Thạc sĩ cùng ngành trên hoặc một ngành khác có liên quan;
Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác kế toán, hành chính, tốt nhất là với một dự án UNDP/GEF;
Có lý lịch được xác nhận về quản lý dự án, như về đáp ứng thời hạn, hoàn thành các sản phẩm kịp thời và có chất lượng; v.v...;
Có kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh xuất sắc, cả về nói và viết;
Có hiểu biết về hệ thống Atlas hoặc bất kỳ hệ thống nào tương tự như PeopleSoft;
Có kỹ năng tốt về việc sử dụng các phần mềm văn phòng như MS Word, Excel và Power Point; và
Có khả năng giao tiếp tốt.