III: Định dạng tài liệu 1 Gới thiệu
4. Định dạng trang
4.1. Khổ giấy (Paper Size)
Giấy dùng để in có thể dùng hai loại như sau:
- Giấy in từng tờ rời.
- Giấy liên tục (Continnous paper) dùng cho máy in có trục giấy kéo (Tractor).
Trang giấy được xác định bởi khổ giấy. Khổ giấy mặc định là Letter (8.5‘‘x11‘‘). Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn lại khổ giấy và hướng in trên giấy như sau:
- Trên tab Page Layout > nhóm lệnh Page Setup > chọn nút lệnh Size. Một danh sách các loại khổ giấy xuất hiện như A3, A4, A5,…Bạn chọn một loại khổ giấy mà bạn muốn in ra.
75
- Bạn có thể click chọn lệnh More Page Size để thêm được các tùy chỉnh khác. Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn sử dụng tab Paper.
Mục chọn Ý nghĩa
Paper Size Width Height
Chọn khổ giấy muốn in
Kích thước chiều ngang của khổ giấy Kích thước chiều dài của khổ giấy Paper Source Chọn nguồn nạp giấy cho máy in
First Page
Tractor Default Tray Manual Feed
Quy định nguồn nạp giấy in cho trang thứ nhất
Trục kéo giấy (dùng cho giấy liên tục)
Khay đựng giấy mặc định (dùng cho giấy rời) Nạp giấy bằng tay (giấy rời)
Other Pages Quy định nguồn nạp giấy in cho các trang còn lại
Apply to Whole document This point forward This section Selected
Chọn phạm vi áp dụng các lựa chọn trên cho tài liệu Toàn bộ tài liệu
Từ vị trí con trỏ đến phân đoạn kế sau Phân đoạn hiện tại
Các phân đoạn được chọn Các đoạn văn bản được chọn Preview Xem thử kết quả của các lựa chọn
Default Lưu các ấn định này vào tập tin khuôn mẫu Normal và các ấn định này trở thành các giá trị mặc nhiên cho các trang của tài liệu nào sau này được tạo lập.
4.2. Lề trang (Margins)
Trong Word phân ra các loại lề trang như sau:
- Lề trên (Top margin): khoảng cách từ mép trên của giấy đến hàng đầu tiên của tài liệu.
- Lề dưới (Bottom margin): khoảng cách từ mép dưới của giấy đến hàng cuối cùng của tài liệu.
- Lề trái (Left margin): khoảng cách từ mép trái giấy đến cột đầu tiên bên trái của tài liệu.
- Lề phải (Right margin): khoảng cách từ mép phải giấy đến cột cuối cùng bên phải của tài liệu.
- Lề đóng tập (đóng kim) (Gutter margin): phần chừa thêm (không tính lề) ở lề trái và lề phải dùng để đóng tài liệu thành tập.
Để ấn định lề trang giấy:
Trên tab Page Layout > nhóm lệnh Page Setup > chọn nút lệnh Margins. Một danh sách các mẫucanh lề có sẵn…Bạn chọn một mẫu hoặc click chọn
77
- Chọn tab Margins
o Trong các ô Top, Bottom, Left, Right, Gutter bạn hãy nhập các số đo cho phù hợp.
o Trong khung Orientation: chọn hướng in:
Portrait (mặc định): in theo hướng giấy để dọc Landscapte: in theo hướng giấy để nằm ngang
o Mirror margins: trang được in hai mặt đối xứng nha. Khi chọn mục này, các ô Left, Right sẽ đổi thành Inside (lề trong) và Outside (lề ngoài).Các lề trong vàlề ngoài sẽ thay đổi trên các trang chẵn và lẻ của tài liệu.
4.3. Dàn trang (layout)
Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Layout.
- Khung Section Start: quy định phân đoạn mới bắt đầu từ đâu
Continuous: trên cùng một trang với phân đoạn trước
New page: sang trang mới.
New column: sang cột mới
Even page: sang trang chẵn kế tiếp.
Odd page: sang trang lẻ kế tiếp.
- Khung Header and Footer: các ấn định về tiêu đề đầu trang và cuối trang.
o Different odd and even:
trang chẵn và trang lẻ có tiêu đề trang khác nhau.
o Different first page: trang
thứ nhất và các trang còn lại có tiêu đề trang khác nhau, chẳng hạn như trang thứ nhất có tiêu đề mà các trang còn lại không có tiêu đề.
o From edge: định vị trí cho tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang.
o Header: khoảng cách từ
mép trên giấy đến hàng đầu tiên của tiêu đềđầu trang
o Footer: khoảng cách từ mép
dưới giấy đến hàng cuối cùng của tiêu đề cuối trang.
- Khung Vertical Alignment: các ấn định về canh lề văn bản theo chiều đứng (trong phạm vi giữa lề trên và lề dưới).
Top: văn bản được canh từ lề trên của trang
Center: văn bản được canh giữa lề trên và lề dưới của trang.
Justified: văn bản được trải rộng đều từ lề trên đến lề dưới của
trang.
Word sẽ chỉnh khoảng cách hàng và khoảng cách giữa các đoạn sao cho các hàng văn bản được nằm đều trong khoảng từ lề trên đến lề dưới.
- Nút Line Number: Đánh số thứ tự hàng trong văn bản. Hộp thoại Line Numbers xuất hiện
Add line numberring: thêm số thứ tự hàng vào văn bản.
Start at: bắt đầu đánh từ số mấy.
From text: số thứ tự hàng cách văn bản mộtkhoảng bằng bao nhiêu.
Count by: bước nhảy.
Khung Numberring: quy định cách thức đánh số thứ tự hàng.
o Restart each page: đánh lại số thứ tự hàng mỗi khi qua một trang mới.
o Restart each section: đánh lại số thứ tự
hàngmỗi khi qua một phân đoạn khác.
o Continuous: đánh số thứ tự hàng liên
tục mỗi khi qua trang khác hay phân đoạn khác.