VIII: Trộn, in thƣ và in tài liệu 1 Giới thiệu
4. In tài liệu
4.1. Chọn máy in
Trước tiên, để in một tài liệu, bạn cần phải xác định máy in đang nối đến máy tính của bạn là mày in loại gì, và việc cài đặt máy in đúng không. Để kiểm tra việc này, bạn chọn tab File > Print.
Trong khung Printer, ở hộp Name sẽhiện lên tên của máy in đang được cài đặt. Bạn có thể chọn lại tên máy in bằng cách bấm vào mũi tên xuống của hộp này và chọn máy in đang nối đến máy của bạn.
4.2. Xem lại văn bản trước khi in
Trước khi in tài liệu, để cho khỏi tốn giấy và mất thời gian in ta có thể xem trước tài liệu sẽ in ra nhưthế nào, nếu có gì sai sót ta có thể chỉnh sửa lại ngay. Cách thức để xem tài liệu trước khi in trong Word thông thường là chuyển sang màn hình Print Preview. Bạn thực hiện như sau:
- Mở tài liệu muốn hiển thị theo chế độ Print Preview
- Click chọn nút Print Preview and Print trên thanh truy cập nhanh (Quick Access). Bạn có thể sử dụng nút Zoom (ở góc dưới phải màn hình) để điểu chỉnh kích trước muốn xem của tài liệu.
4.3. In tài liệu
Trước khi in tài liệu, bạn phải kiểm tra máy in phải ở trạng thái sẵn sàng (giấy đã được nạp và đèn đã sáng).
Để in tài liệu, bạn thực hiện như sau:
- Mở tài liệu muốn in
- Trên tab File > chọn Print (hoặc Click chọn nút Print Preview and Print
trên thanh truy cập nhanh (Quick Access). Một số tùy chọn dùng để in như sau:
- Trong khung Print: ấn định số lượng bản in bằng cách nhập số lượng bản in vào hộp Copies.
- Trong khung Printer: kiểm tra tên máy in ở hộp Name có đúng với máy in đang nối với máy tín không. Nếu không đúng, bạn có thể chọn lại.
Click chọn Printer Properties để ấn định lại các tùy chọn cho máy in đang sử dụng như: chọn độ phân giải, độ mịn khi in, khổ giấy,…Tùy theo từng loại máy in sẽ có các cách lựa chọn thông số khác nhau.
- Trong khung Settings: Hộp chọn Print All Pages
- Print All Pages: in toàn bộ tài liệu (từ trang đầu đến trang cuối).
- Print Selection: chỉ in các đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu. Mục chọn này chỉ sáng khi bạn đã chọn đoạn văn bản trong tài liệu.
- Print Current Page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa con trỏ)
- Print Custom Range: ấn định các trang muốn in. Bạn nhập vào số trang hay
phạm vi các trang cần in trong khung Pages ở ngay dưới, phân cách nhau bởi dấu phẩy. Dùng gạch ngang để ấn định in từ trang nào đến trangnào.
Lư u ý : số trang ở đây là số trang được đánh trên tài liệu, không phải là số thứ tự của trang trong tài liệu.
Ví d ụ : muốn in các trang 2, từ trang 4 đến trang 12 và trang 15, bạn nhập vào hộp Pages như sau: 2, 4-12, 15.