Mạng Internet, intranet và extranet đang trở thành những cơ sở nền tảng cho thương mại và kinh doanh điện tử. Công nghệ Internet đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức DN: Khả năng kết nối toàn cầu, tính dễ sử dụng, chi phí thấp và khả năng đa phương tiện của Internet cho phép tạo ra các ứng dụng kiểu tương tác, các dịch vụ và các sản phẩm. Bằng cách sử dụng Internet, các tổ chức có thể giảm được chi phí giao dịch và truyền thông, tăng cường khả năng phối hợp hoạt động, tăng tốc độ truyền bá tri thức.
73
a, Mạng Internet - Mạng Internet:
Là một mạng máy tính lớn nhất và được biết tới nhiều nhất trên thế giới. Nó liên kết hàng trăm, hàng ngàn mạng máy tính đơn lẻ trên toàn thế giới với nhau. Mạng Internet có rất nhiều các tính năng và dịch vụ mà các tổ chức có thể sử dụng để phục vụ cho việc trao đổi thông tin nôi bộ với nhau và với bên ngoài. Nó là cơ sở nền tảng để các tổ chức có thể tiến hành thương mại và kinh doanh điện tử. Internet vốn là một mạng của Bộ Quốc Phòng Mỹ, nhằm liên kết các nhà khoa học và giáo sư của các trường đại học trên toàn thế giới. Ngày nay, mặc dù các cá nhân không thể kết nối trực tiếp vào mạng Internet, nhưng thông qua một nhà cung cấp dịch vụ Internet, với một máy tính, một MODEM và chịu một khoản tiền chi phí sứ dụng Internet hàng tháng, người dùng có thể truy cập Internet. Nhà cung cấp dịch vụ Internet là một tổ chức thương mại có sự kết nối thường xuyên với Internet, cung cấp dịch vụ kết nối Internet cho các chủ thuê bao.
Để kết nối vào Internet, một mạng máy tính chỉ cần trả một khoản tiền đăng ký nhỏ và đồng ý tuân thủ một số chuẩn dựa trên mô hình tham chiếu TCP/IP (Transmission Control Protocol/Intemet Protocol).
Công nghệ Internet và các khả năng của Internet
Mạng Internet dựa trên công nghệ chủ/khách. Người sừ dụng kiểm soát công việc của mình bằng phần mềm ứng dụng khách, bằng cách sử dụng các giao diện người dùng dạng đồ họa hoặc các đối tượng có nhãn quản lý tất cả các chức năng. Tất cả mọi dữ liệu kể cả thư điện tử, cơ sở dữ liệu và các Web Sites đều được lưu trên máy chủ. Sau đây là những khả năng và dịch vụ chính của Internet.
Dịch vụ Internet phục vụ truyền thông với thư điện tử (E-Mail), phân mềm nhóm
thảo luận (USENET Newgroup), diễn đàn điện tử theo nhóm (LISTSERV), trao đổi nói chuyện điện tử (Chatting), Telnet.
Dịch vụ Internet hỗ trợ tìm kiếm thông tin với giao thức truyền tệp FTP (được sử dụng để truy xuất đến một máy tính ở xa và tìm các tệp trên nó), công cụ ARCHIE (dùng để tìm kiếm dữ liệu trên Internet), GOPHERS (cho phép người dùng tìm kiếm thông tin trên các máy chủ Internet - Internet Servers bằng một dãy các thực đơn dễ dùng theo kiểu phân cấp), VERONICA (giúp tìm kiếm dòng văn bản có xuất hiện trong các thực đơn GOPHER bằng cách dùng từ khoá) hay WAIS (dùng để tìm kiếm dữ liệu trên Internet trên cơ sở tên của cơ sở dữ liệu cần tìm kiếm ở dạng từ khoá. World Wide Web (WWW) và các ứng dụng của WWW WWW là tâm điểm của việc ứng dụng mạng trong kinh doanh. Web là một hệ thống với các chuẩn được thừa nhận cho việc lưu trữ, tìm kiếm, định dạng và hiển thị thông tin sử dụng cấu trúc mạng chủ/khách. Web được phát triển để tạo điều kiện các đối tác ở những điểm cách xa nhau có thể chia sẻ được các ý tưởng về mọi khía cạnh liên quan đến một dự án hay một vấn đề kinh doanh mà tất cả các bên đều
74 quan tâm. Web thực hiện liên kết các văn bản, hypermedia, các đồ họa và âm thanh. Web có khả năng xử lý tất cả các loại hình truyền thông số hoá, khả năng liên kết dễ dàng các nguồn thông tin không giới hạn về khoảng cách địa lí. Web sử dụng giao diện đồ họa nên rất dễ dàng cho việc xem và tham khảo thông tin. Web dựa trên một ngôn ngữ siêu liên kết chuẩn (gọi là HTML - HyperText Markup Language), ngôn ngữ này định dạng các tài liệu và đưa vào tài liệu các liên kết động tới các tài liệu và hình ảnh khác được lưu trên cùng một máy tính hoặc trên các máy tính khác. Bằng việc sử dụng các siêu liên kết này, người dùng Web chi việc trỏ và nhắp chuột vào điểm siêu liên kết trong tài liệu là có thể tới được các tài liệu khác ngay theo yêu cầu và ý muốn của mình.
Trình duyệt Web (Web Browser) được chương trình hóa theo chuẩn HTML. Chuẩn này được công nhận rộng rãi và bất cứ người nào sử dụng trình duyệt đều có thể truy xuất đến bất cứ một Web Site nào trong số hàng triệu Web Sites. Các trình duyệt Web sử dụng tính năng “Trỏ và nhắp” để định vị tới một Website hoặc để nhảy từ một Website nọ tới Website kia. Trình duyệt cũng bao gồm các nút quay lại “Back” cho phép người dùng xem lại các bước duyệt Web của mình, quay lại các Site đã duyệt qua. Để cung cấp thông tin lên Web cần phải thiết lập một trang chủ (Home Page). Đó là một màn hình văn bản kết hợp với đồ họa, trên đó có những thông tin cơ bản nhất về đơn vị hoặc tổ chức lập trang chủ đó. Sau khi tiếp cận trang chủ, người dùng có thể được liên kết tới các trang khác chứa thông tin chi tiết về đơn vị hoặc tổ chức đó. Trang chủ và các trang liên quan khác của tổ chức tạo nên một Website của tổ chức đó, ví dụ Website của Bộ thuỷ sản, Website của trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Để truy cập một Web Site cần phải sử dụng một địa chỉ nguồn thống nhất (URL - Uniform Resource Locator), ví dụ
http://www.apolloedutrain.com là địa chỉ trang Web của tổ chức giáo dục và đào tạo Apollo.
- Intranet và extranet
Mạng intranet là mạng riêng được các tổ chức thiết lập dựa trên các chuẩn của mạng Internet và công nghệ Web. Mạng intranet thực chất là một mạng nội bộ của tổ chức cung cấp khả năng truy cập đến dữ liệu của toàn tổ chức. Mạng này sử dụng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có của tổ chức cùng với các chuẩn kết nối Internet và phần mềm Web. Các mạng intranet có thể tạo ra các ứng dụng mạng có khả năng chạy trên nhiều loại máy tính khác nhau của tổ chức.
+ Mạng intranet
Sự khác nhau cơ bản giữa Web và mạng intranet là trong khi Web là mở đối với mọi người thì mạng intranet là mạng riêng và được bảo vệ trước sự xâm nhập từ bên ngoài bằng các bức tường lửa (Firewalls). Các bức tường lửa bao gồm phần cứng và phần mềm “chắn giữa” mạng nội bộ của tổ chức và các mạng bên ngoài, kể cả mạng Internet. Mạng intranet không đòi hỏi thêm phần cứng đặc biệt nào và có thể hoạt động trên cơ sở hạ tầng mạng có sẵn của tổ chức. Công nghệ phần mềm dành cho mạng intranet cũng
75 giống như của Web. Các mạng này cũng sử dụng ngôn ngữ HTML để tạo các trang thông tin Web và thiết lập các siêu liên kết tới các Web sites khác. Phần mềm duyệt Web và máy chủ Web dùng cho mạng intranet cũng giống như của Web.
Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp. Intranet sử dụng công nghệ của Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông thường sử dụng cộng nghệ NetBEUI. Intranet kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua một cổng duy nhất của doanh nghiệp. Intranet giúp chia sẻ thông tin và các nguồn nhân lực khác của công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí. Intranet đảm bảo tính duy nhất của thông tin trong doanh nghiệp. Intranet giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Intranet giúp chia sẻ kết nối Internet giữa các máy trong mạng. Intranet giúp tạo nên bức tường lửa (firewar) đảm bảo tính bảo mật thông tin của công ty. Intranet giúp nhân viên truy cập thông tin cần thiết cho công việc một các dễ dàng. Intranet giúp đào tạo nhân viên ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn và trong thời gian ngắn hơn. Intranet giúp quản lý hiệu quả và thời gian làm việc của nhân viên tốt hơn.
+ Mạng extranet
Một số tổ chức có thể cho phép một số người dùng và tổ chức bên ngoài quyến truy cập (ở mức độ hạn chế) vào mạng intranet. Những mạng Intranet như vậy được gọi là mạng extranet. Ví dụ, từ mạng internet một số khách hàng được uỷ quyền có thể truy cập tới một phần mạng intranet của tổ chức để tham khảo thông tin về giá cả và các thông số về hàng hóa mà họ định mua. Đương nhiên chỉ những khách hàng hoặc đối tác được cấp quyền mới được phép truy cập mạng intranet của tổ chức, điều đó được đảm bảo bằng các bức tường lửa. Loại hình mạng extranet đặc biệt hữu ích để liên kết các tổ chức kinh doanh với khách hàng hay đối tác kinh doanh. Mạng này thường được dùng để cung cấp thông tin về khả năng cung cấp hàng hoá, giá cả, trao đổi dữ liệu điện tử hay hợp tác với các công ty, tổ chức khác trong các lĩnh vực như thiết kế sản phẩm hay đào tạo.
Extranet cung cấp một Internet site có thể truy nhập đến một nhóm người đã chọn. Extranet cung cấp khả năng tạo ra các ứng dụng mà các bên cộng tác và khách hàng có thể truy nhập nhưng không dành cho công chúng nói chung.
Đối với các giao dịch giữa các doanh nghiệp, Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn. Extranet có thể tự động hoá chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể và truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ liệu nội bộ.
b, Lợi ích của mạng Internet đối với các tổ chức
Mạng Internet đã và đang mang lại hàng loạt cơ hội ứng dụng cho các tổ chức nhằm mang lại những ưu thế cạnh tranh nhất định.
Sau đây là những lợi ích chủ yếu của mạng Internet mà tổ chức có thể tận dụng.
- Khả năng kết nối toàn cầu
76 nhiều người ở những nơi khác nhau trên thế giới. Với khả năng kết nối toàn cầu và dễ sử dụng, các tổ chức có thể truy xuất dễ dàng đến các cá nhân và đơn vị khác. Cụ thể, các doanh nghiệp có thể liên kết trực tiếp đến các nhà cung cấp, các đối tác liên doanh hay khách hàng lẻ với chi phí thấp. Tổ chức kinh doanh cũng có thể tìm đại lí mới cho các sản phẩm và dịch vụ của mình ở nước ngoài thông qua Internet. Nói cách khác, Internet cung cấp một phương tiện hiệu quả để hình thành liên minh toàn cầu và mô hình doanh nghiệp ảo. Web cung cấp một giao diện chuẩn và khả năng truy cập hiệu quả để tạo ra các hệ thống thông tin liên tổ chức.
Internet làm cho việc phối hợp hoạt động của các nhân viên của tổ chức khi mở thêm thị trường mới hoặc làm việc ở những noi xa xôi, biệt lập trở nên dễ dàng và ít tốn kém vì không phải chi phí để xây dựng một HT mạng riêng. Kể cả các công ty nhỏ cũng có thể sử dụng Internet để đem lại lợi ích cho mình, vì bình thường nếu không có Internet thì chi phí cho hoạt động hoặc bán hàng ở nước ngoài của những công ty nhỏ là rất cao.
- Giảm chi phí truyền thông
Khi chưa có mạng Internet, tổ chức phải tự xây dựng mạng diện rộng riêng của mình hay ký hợp đồng thuê dịch vụ mạng gia tăng giá trị. Ngày nay, với sự ra đời của Internet, thì chi phí cho việc sử dụng Internet thấp và hợp lí horn rất nhiều so với chi phí để xây dựng mạng riêng hoặc thuê mạng gia tăng giá trị, chi phí giao dịch điện tử đã giảm đi rất nhiều. Theo một số liệu thống kê ở Mỹ, thì việc gửi thư trực tiếp hoặc Fax cho 1200 khách hàng nội trong nước Mỹ phải tiêu tốn tới 1200 đến 1600 đô la Mỹ, trong khi đó nếu thực hiện qua mạng thì chỉ tốn khoảng 9 đô la Mỹ. Nói tóm lại, Internet có thể giúp tổ chức kinh doanh hạ thấp được chi phí hoạt động hoặc giảm thiểu được chi phí hoạt động trong khi mở rộng được phạm vi hoạt động của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một ví dụ điển hình cho việc ứng dụng thành công công nghệ Internet trong tổ chức kinh doanh là công ty Schlumberger Ltd., chuyên sản xuất các loại thiết bị khoan dầu, hoạt động trên phạm vi 85 nước, trong đó đa phần các nhân viên làm việc ở những địa điểm xa xôi, hẻo lánh. Rõ ràng việc thiết lập một hệ thống mạng riêng cho một số ít người trên mỗi địa điểm biệt lập như vậy là rất tốn kém. Bằng việc sử dụng mạng Internet, kỹ sư của Schlumberger có thể kiểm tra thư điện tử và giữ được một mối liên hệ chặt chẽ với bộ phận quản lý của công ty với một chi phí rất thấp. Việc chuyển từ mạng riêng của mình sang mạng Internet đã tiết kiệm cho Schlumberger rất nhiều chi phí vốn vẫn được dành cho mạng và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Với điện thoại Internet, các tổ chức kinh doanh có thể sử dụng Internet để truyền các cuộc gọi theo con đường điện tử giảm chi phí truyền cuộc gọi so với điện thoại thường.
- Giảm chi phí giao dịch
Thực tế cho thấy, các tổ chức kinh doanh có thể tiến hành giao dịch theo con đường điện tử chỉ với một chi phí rất nhỏ so với kiểu giao dịch truyền thống bằng giấy tờ.
77 Theo số liệu của Price Waterhouse, năm 1996, trong khi chi phí giấy tờ và sức người để lập và xử lý một đơn đặt hàng là 100 USD thì theo con đường điện tử chỉ mất 10 USD.
Với việc mở rộng tổ chức và xu thế toàn cầu hoá, nhu cầu phối hợp các hoạt động ở những nơi xa xôi càng trở nên cấp bách. Internet có khả năng hạ thấp chi phí hoạt động của tổ chức, đây là loại hình chi phí dùng để quản lý các nhân viên và phối hợp công việc của họ thông qua việc cung cấp các mạng và các công cụ truyền thông trên phạm vi toàn cầu với chi phí thấp. Ngoài Schlumberger, Cygnus Support, một công ty phát triển phần mềm có 125 nhân viên và các văn phòng ở rải rác nhiều thành phố khác nhau của Mỹ đã sử dụng Internet để liên kết một cách hiệu quả các văn phòng với nhau thông qua dịch vụ thư điện tử. Sau này, công ty phát triển một mạng intranet để đảm bảo các nhân viên luôn giữ được mối liên hệ với công ty, được thông tin kịp thời về sự phát triển của công ty, giúp công ty quản lý được một số lượng lớn các nhân viên làm việc ở xa.
- Giao diện kiểu tương tác, uyển chuyển và có khả năng chuyên biệt hoá
Internet cho phép tạo ra các ứng dụng có giao diện kiểu tương tác, chuyên biệt hóa cho nhiều mục đích khác nhau. Trên các trang Web với rất nhiều thông tin ở những dạng khác nhau: văn bản, đồ họa, âm thanh, hình ảnh, người sử dụng có thể tiến hành lựa chọn, giao dịch hay tìm kiếm truy xuất thông tin chỉ bằng một cú nhắp chuột. Bằng cách sử dụng các dịch vụ thư điện tử, phòng thoại hoặc nhóm thảo luận, các tổ chức có thể tạo ra những cuộc đối thọai, thương lượng với các khách hàng trên mạng.
- Tăng tốc độ truyền bá tri thức
Trong nền kinh tế tri thức, khả năng truy cập nhanh đến tri thức đang trở thành yếu tố quyết định đối với thành công của tổ chức. Internet có thể giúp các tổ chức giải quyết vấn đề này bằng việc cung cấp các dịch vụ thư điện tử và khả năng truy cập vào các cơ sở dữ liệu ở những lĩnh vực chủ chốt như kinh doanh, khoa học, luật pháp và Chính phủ. Với một máy tính nối mạng Internet, một nhà nghiên cứu có thể kết nối tới