HTTT tự động hóa văn phòng (Management Office System) là một loại hình HTTT liên quan đến các mức của tổ chức. Đó là những công nghệ được ứng dụng để tạo ra các văn bản tài liệu (soạn thảo văn bản hay chế bản điện tử), lập lịch trình điện tử hỗ trợ các nguồn lực hiện có của tổ chức (con người, phương tiện, phòng ốc làm việc), và truyền thông tin (thư điện tử, thư thọai, fax hay hội nghị điện tử).
HTTT quản lý văn phòng là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát.
- Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho công việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành.
- Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức. Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.
- Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử lý các báo cáo của người quản lý.
134
a, Các chức năng cơ bản của HTTT tự động hóa văn phòng
Với sự trợ giúp của một HTTT văn phòng, người ta có thể thực hiện một cách hiệu quả các hoạt động văn phòng rất đặc trưng như: Truyền thông tin; lập lịch; chuẩn bị tài liệu; phân tích và trộn dữ liệu; tổng hợp thông tin; phối hợp hoạt động theo nhóm và trợ giúp quá trình ra quyết định,...
Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:
- Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức
Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.
+ Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định, phân công hoặc báo cáo).
+ Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc các buổi họp không có biên bản. Mục đích của các kênh thông tin này là để giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước.
- Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử
+ Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của HTTT tự động hóa văn phòng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi nhất. Soạn thảo văn bản là quá trình sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ thống quản lý, lưu trữ và in ấn các văn bản này.
+ Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thống này. Người ta có thể sử dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, báo cáo của các công trình nghiên cứu,… Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm tối thiểu sau đây: máy vi tính, máy in, máy photocopy,…
- Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu
Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức – các tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu).
Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài liệu là tài sản của tổ chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm soát - chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Tài liệu đôi khi cần phải được chuyển giao gấp để giải quyết công việc cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyển giao như khẩn, mật.
135
- Kiểm soát hiệu lực của tài liệu
Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm soát” (như quy trình, văn bản đang trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành. Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người đang hoặc sẽ sử dụng.
- Theo dõi kết quả xử lý công việc
Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý. Kết quả xử lý một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo thành một chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu. Do đó, việc theo dõi kết quả thực hiện công việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức để đưa ra các biện pháp phù hợp.
- Lưu trữ thông tin, tài liệu
Hầu hết các loại thông tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài trong tổ chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và đựợc quản lý theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ. Các phương pháp lưu trữ có cùng nguyên tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin phải có phương pháp phục hồi thông tin tương ứng.
b, Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của HTTT tự động hóa văn phòng
Các nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT tự động hóa văn phòng bao gồm tất cả các tài liệu thư từ, văn bản, các yêu cầu,… đến tổ chức (qua bộ phận văn phòng/văn thư của tổ chức). Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài tổ chức, cũng có thể từ các bộ phận, cá nhân bên trong tổ chức. Các nguồn dữ liệu đầu ra từ HTTT quản lý văn phòng bao gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, thống kê, trả lời các yêu cầu,…
136
Hình 3.14: Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của HTTT tựđộng hóa văn phòng