a, Khái niệm quản trị chuỗi cung cấp
Trong nền kinh tế toàn cầu, với sự phát triển của Internet và các công nghệ mạng khác, quản trị chuỗi cung cấp đã trở thành “vũ khí nóng’’ trong cạnh tranh. Quản trị chuỗi cung cấp (Supply Chain Management - SCM) là một hệ thống mạng kinh doanh giúp tổ chức cung cấp sản phẩm đúng loại, đến đúng nơi vào đúng thời điểm được cần đến với số lượng phù hợp và giá cảchấp nhận được. Mục tiêu của SCM là quản trị một cách hiệu quả trình cung ứng sản phẩm bằng cách dự báo nhu cầu, kiểm soát hàng tồn kho, cải tiến mạng lưới các mối quan hệ kinh doanh giữa tổ chức doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và các đối tượng liên quan khác.
b, Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp
Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp (Supply Chain Management Systems - SCMS) là bộ các mô đun phần mềm tập trung vào việc phối hợp các tiến trình quản trị quan hệ với nhà cung cấp, nhằm tối ưu hóa việc lập kế hoạch, mua sắm các yếu tố đầu vào, sản xuất và cung ứng các sản phẩm và dịch vụ. Hệ thống này cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà cung cấp, các tổ chức có nhu cầu cung ứng, các nhà phân phối và các doanh nghiệp cung ứng phối hợp, lập lịch và kiểm soát các quá trình nghiệp vụ mua sắm các yếu tố đầu vào, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và cung cấp các sản phẩm dịch vụ đầu ra. Đây là một
124 dạng hệ thống tương tác giữa các đối tác kinh doanh với nhau, thực hiện tự động hóa dòng thông tin giữa các tố chức đó.
Sử dụng hệ thống SCM, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin với nhà cung cấp về tính sẵn có về nguyên vật liệu và các phụ tùng, về thời điểm giao nhận vật tư hàng hóa của nhà cung cấp và về yêu cầu sản xuất. Hệ thống này cũng có thể được sử dụng để trao đổi thông tin với nhà phân phối về mức tồn kho, tình trạng đơn hàng, lịch cung ứng sản phẩm. Mục đích chính yếu nhất của hệ thống SCM là: Các bên liên quan nhận được đúng số lượng sản phẩm từ nguồn cung cấp tới nơi có nhu cầu sử dụng với chi phí thấp nhất, trong thời gian nhanh nhất. Hệ thống SCM có thể được xây dựng với việc sử dụng các hệ thống mạng Intranet và Extranet và các phần mềm SCM chuyên dụng. Các phần mềm quản trị chuỗi cung cấp và công nghệ Internet đóng vai trò quyết định trong việc giúp tổ chức tái thiết kế lại các tiến trình của chuỗi và tích hợp các tiến trình chức năng quản trị chuỗi cung cấp nhằm hỗ trợ vòng đời chuỗi cung cấp.
Môi trường kinh doanh mới đầy tính cạnh tranh đã đặt các tổ chức DN vào tình thế phải sử dụng các loại hình mạng Intranet, Extranet và các cổng thương mại điện tử giúp tái thiết kế lại mối quan hệ của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, nhà phân phối và các đại lý bán lẻ. Mục đích cuối cùng là để đạt được các mục tiêu: Giảm chi phí, tăng hiệu quà và rút ngắn thời gian cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến RFID là một công cụ rất mạnh được sử dụng trong quản trị chuỗi cung cấp.
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) là một trong những ứng dụng CNTT sớm nhất dùng trong quản trị chuỗi cung cấp. HT này cho phép các đối tác kinh doanh thương mại trao đổi các giao dịch nghiệp vụ theo con đường điện tử, thông qua mạng Internet và các loại hình mạng khác. Dữ liệu được trao đổi có thể là đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, vận đơn,... EDI được coi như một ví dụ về tự động hóa tiến trình cung ứng thương mại điện tử. HT EDI dựa trên Internet, có sử dụng an ninh mạng riêng ảo là dạng ứng dụng thương mại điện tử B2B. Mặc dù đang dần bị thay thế bằng các dịch vụ Web dựa trên XML, nhưng EDI vẫn là một hình thức truyền dữ liệu phổ biến giữa các đối tác kinh doanh, chủ yếu nhằm tự động hóa các giao dịch. Cụ thể, EDI có khả năng tự động theo dõi những biến động liên quan đến hàng tồn kho, khởi sinh các đơn hàng, hóa đơn và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch, lập, theo dõi tiến độ và xác nhận các hoạt động liên quan đến cung ứng hàng hóa và thanh toán. Đối với các tổ chức kinh doanh nhỏ thì các dịch vụ EDI dựa trên Internet là lựa chọn hiệu quả và kinh tế.
c, Vai trò của quản trị chuỗi cung cấp
Các hệ thống quản lý chuỗi cung cấp liên tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu của mình trong quản trị chuồi cung cấp. Bảng 3.2 cho thấy các chức năng lõi của quản trị chuỗi cung cấp và những lợi ích của mô đun quản trị chuỗi cung cấp của bộ phần mềm mySAP e-business software suite trong việc hỗ trợ các chức năng này.
125
Các chức năng quản
trị chuỗi cung cấp Lợi ích sử dụng quản trị chuỗi cung cấp của mySAP e- business software suite
Lập kế hoạch
Thiết kế chuỗi cung ứng Tối ưu hóa mạng lưới các nhà cung cấp, các nhà máy và các trung tâm phân phối Lập kế hoạch cung và
cầu theo hình thức phổi hợp
Dự báo chính xác cầu của khách hàng bằng cách chia sẻ dự báo cung và cầu giữa nhiều lớp thực thể trong chuỗi cung ứng
Các tình huống cung ứng phối hợp dựa trên Internet, ví dụ, lập kế hoạch, dự báo, và bổ sung hàng theo phương thức phối hợp, quản lý tồn kho kiểu vendor-managed
Thực hiện
Quản trị nguyên vật liệu
Chia sẻ thông tin chính xác về tồn kho và đơn hàng mua sắm Đảm bảo nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất sẵn sàng đúng chỗ, đúng lúc
Sản xuất theo hình thức phối hợp
Tối ưu hóa kế hoạch và lịch trình trong tập các ràng buộc liên quan đến nguồn lực, nguyên vật liệu
Đáp ứng đơn hàng theo hình thức phối hợp
Cam kết thời gian cung ứng
Đáp ứng đơn hàng từ tất cả các kênh phân phối đúng hạn bằng việc quản trị các đơn hàng, lập kế họach vận chuyển, lập lịch điều phối phương tiện vận chuyển
Hỗ trợ toàn bộ tiến trình hậu cần, bao gồm nhận, đóng gói, vận chuyền và cung ứng đi các nước khác
Quản trị chuỗi sự kiện cung ứng
Kiểm soát từng giai đoạn của tiến trình cung ứng, từ lúc price quotation đến lúc khách nhận được hàng, nhận thông tin cảnh báo khi có vấn đề
Quản trị năng lực chuỗi cung cấp
Báo cáo về các chi tiêu cơ bản phản ánh năng lực chuỗi cung cấp: tỉ lệ đáp ứng đơn hàng, thời gian đáp ứng đơn hàng, và hiệu quả khai thác các nguồn lực
Bảng 3.5: Các chức năng quản trị chuỗi cung cấp và ứng dụng mySAP e-business software suite.
126
d, Lợi ích và thử thách của quản trị chuỗi cung cấp
Lợi ích của các hệ thống SCM đối với tổ chức doanh nghiệp là ở chỗ: xử lý đơn hàng nhanh hơn, chính xác hơn, giảm mức lưu kho, tiếp cận với thị trường nhanh hơn, chi phí giao dịch và chi phí nguyên vật liệu thấp hơn, tạo được quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp. Tất cả những lợi ích này giúp tổ chức phản ứng nhanh hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các đối tác kinh doanh.
Tuy nhiên, việc phát triển các hệ thống SCM thực sự là một ứng dụng CNTT rất khó khăn và phức tạp trong các hoạt động kinh doanh. Để đạt được mục tiêu giá trị kinh doanh đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách, cung ứng theo hình thức phối hợp, lập kế hoạch và thực hiện chuỗi cung ứng và mục tiêu giá trị khách hàng cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn, vào thời điểm và theo cách thức họ cần với chi phí thấp nhất và các mục tiêu của quản trị chuỗi cung cấp - phối hợp hoạt động sản xuất và kinh doanh giữa các tổ chức, quan hệ đối tác hiệu quả trong phân phối và khả năng phản ứng nhanh nhạy với nhu cầu thị trường là một thử thách lớn đối với nhiều tổ chức.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại của các hệ thống SCM, trong đó nguyên nhân chính yếu nhất nằm ở chỗ thiếu kiến thức, công cụ và hướng dẫn lập kế hoạch cầu chuyên nghiệp. Dự báo không chính xác hoặc quá khả quan về cầu sẽ dẫn đến những vấn đề liên quan đến sản xuất, tồn kho và các vấn đề kinh doanh khác. Sự phối hợp thiếu nhịp nhàng giữa các bộ phận Marketing, sản xuất, tồn kho nội bộ trong tổ chức, cũng như giữa tổ chức với các nhà cung cấp, nhà phân phối và các thực thể khác cũng sẽ ảnh hưởng thu khoảng cách rất nhiều đến các hệ thống SCM.
e, Các xu thế quản trị chuỗi cung cấp
Sau đây là ba giai đoạn phát triền của quản trị chuỗi cung cấp:
- Giai đoạn 1: Tổ chức tập trung vào cải tiến các tiến trình cung ứng nội bộ và các
tiến trình bên ngoài, các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng. Các trang web TMĐT của tổ chức và của các đối tác kinh doanh cho phép truy cập đến các danh mục điện tử và các TT cung ứng hữu ích khác, trong khi vẫn hỗ trợ các giao dịch trực tuyến.
- Giai đoạn 2: Tổ chức hoàn thành các ứng dụng quản trị chuỗi cung cấp nội bộ
cũng như bên ngoài bằng cách sử dụng các chương trình phần mềm SCM thông qua mạng Intranet và Extranet liên kết các nhà cung cấp, các nhà phân phối, các khách hàng, và các đối tác kinh doanh khác. Trong giai đoạn này, các tổ chức tập trung vào việc mở rộng mạng lưới các đối tác kinh doanh dựa trên web trong chuỗi cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất tác nghiệp để đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược.
- Giai đoạn 3: Tổ chức bắt đầu phát triển và triển khai các ứng dụng quản trị chuỗi
cung cấp hiện đại có sử dụng phần mềm SCM hiện đại, liên kết qua mạng Extranet và trao đổi thương mại điện tử. Người ta có thể phát triển các ứng dụng bán hàng và dịch vụ theo phương thức phối hợp với các đối tác kinh doanh, trong đó có hệ thống quản trị
127 khách hàng và hệ thông quản trị đối tác. Trong giai đoạn này, các tổ chức nhắm tới việc tối ưu hóa quá trình phát triển và quản trị chuỗi cung cấp của mình, nhằm đạt được mục đích giá trị khách hàng và giá trị kinh doanh.