Công nghệ thông tin đóng vai trò trọng yếu trong nguồn lực thông tin của doanh nghiệp hiện đại. Nguồn lực CNTT được sử dụng trong hoạt động tác nghiệp và trong hoạt động quản lý. Câu hỏi đặt ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp là Đầu tư CNTT vào đâu? Đầu tư bao nhiêu cho CNTT là đủ? Và xem xét đánh giá một dự án đầu tư CNTT ở doanh nghiệp như thế nào? Là những câu hỏi lớn và không dễ dàng trả lời. Mục này trình
% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Soạn thảo văn bản Cơ sở dữ liệu Bảng tính Đồ họa Khác
158 bày về một số quan điểm và quy trình để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể ứng dụng trong việc ra quyết định đầu tư CNTT ở doanh nghiệp mình.
a, Đánh giá hiệu quả đầu tư cho công nghệ thông tin
Hiệu quả đầu tư cho CNTT được xem xét trên cơ sở phân tích lợi ích và chi phí. Nguồn lực trong doanh nghiệp là có hạn do vậy phải sắp xếp các dự án thẹo thứ tự ưu tiên. Làm thế nào so sánh dự án CNTT với các dự án khác trong tổ chức? Với sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược đã định, lãnh đạo một doanh nghiệp luôn phải ra quyết định lựa chọn những dự án đầu tư từ rất nhiều các dự án đề xuất rất đa dạng và khác biệt. Chẳng hạn đầu tư tuyển thêm nhân viên Marketing mới; đầu tư thiết kế sản phẩm mới, đầu tư hệ thống nhà xưởng, đầu tư nâng cao tay nghề công nhân,... cần phải có một cách thức chung để so sánh các dự án đầu tư khác loại với nhau. Tiêu chí để sắp xếp thứ tự ưu tiên là dựa vào kết quả phân tích Giá trị và Chi phí (theo nghĩa rộng của 2 từ này) của dự án.
Xem xét để đầu tư CNTT trước đây thường dựa vào kết quả phân tích chi phí/lợi ích (CBA - Cost/Benefit Analysis) tính bằng tiền. Ví dụ để ra quyết định đầu tư một hệ thống tính lương, người ta tính các khoản chi phí (phần cứng, phần mềm, huấn luyện nhân viên,...) và lợi ích thu được (thời gian tiết kiệm được, giảm chi phí lao động tính lương, giảm sai sót,...). Bằng cách này, nhà quản lý đã có thể xem xét đầu tư cho dự án ứng dụng CNTT với các dự án khác dựa vào hiệu quả kinh tế của việc đầu tư.
Tuy nhiên ngày nay CNTT đã phát triển rất tinh vi và phức tạp, rất khó tính chi phí và lợi ích theo nghĩa kế toán như trên. Ví dụ: Đầu tư Hạ tầng mạng, đầu tư kho cơ sở dữ liệu dùng chung, hay trang bị một hệ thống Teleconferencing,... Việc quy về lợi ích kinh tế (đo bằng tiền) là khó có thể làm được. Do đó cần phải chuyển sang phân tích giá trị (Value) và chi phí theo khái niệm mở rộng.
Giá trị của đầu tư CNTT bao gồm:
Thu hồi vốn từ đầu tư (Return on Investment).
Đạt được chiến lược phát triển tổ chức.
Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin cho quản lý.
Hạ tầng thông tin
Chi phí của đầu tư CNTT bao gồm
Chi phí cho các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, truyền thông
Chi phí đào tạo huấn luyện, bảo hiểm
Chi phí thay đổi quy trình kinh doanh, thay đổi tổ chức
Chi phí rủi ro
Chi phí sử dụng không gian, điện nước,..
159 Không bắt buộc phải dùng tiền làm thước đo đánh giá. Với cách phân tích Giá trị và chi phí như trên, người ta có thể đưa các dự án khác nhau của doanh nghiệp về chung một mặt bằng đánh giá. Đây là cách mà các nhà quản lý dùng để biện minh cho việc lựa chọn dự án đầu tư của doanh nghiệp trong đó có cả đầu tư CNTT.
b, Đầu tư cho công nghệ thông tin với vấn đề nâng cao hiệu suất của các quy trình kinh doanh
Mỗi một doanh nghiệp có rất nhiều dòng kinh doanh (line of Business) như sản phẩm A, dòng kinh doanh dịch vụ B,... Mỗi một dòng kinh doanh có một chuỗi giá trị. Doanh nghiệp cần đưa ra khái niệm giá trị cho mỗi chuỗi, từ đó có thể tìm cách ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị ở mỗi hoạt động thuộc chuỗi giá trị. Dòng kinh doanh sản phẩm có thể xem xét những khả năng đầu tư ứng dụng CNTT làm gia, tăng giá trị của một chuỗi giá trị tiêu biểu như hình 4.6.
Hình 4.6: Ứng dụng công nghệthông tin tăng cường năng lực chuỗi giá trị
c, Vấn đề đảm bảo tính bền vững cho các dự án công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Thiết bị CNTT có tỷ lệ hao mòn vô hình rất cao. Một máy vi tính mỗi ngày hao mòn vô hình là 1,43 USD, tính ra một năm sẽ có hao mòn vô hình là 522 USD. Vấn đề khấu hao thiết bị ở các doanh nghiệp Việt Nam rất mờ nhạt, nhất là các doanh nghiệp nhà nước. Phần lớn thiết bị vẫn tính thời gian sử dụng là 10 năm, tỷ lệ khấu hao đều 10% giá mua /1 năm là không thể bảo đảm sự sống cho dự án CNTT. Vì vậy trong khi xem xét các nhà quản lý cần phải suy tính và bảo đảm sự sống cho nó ngay từ khi xem xét phê duyệt dự án.
160 Khi xem xét dự án CNTT phải thực hiện từ 2 góc nhìn: Quy trình kinh doanh và khía cạnh bền vững của CNTT (hình 4.7). Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích chi phí và lợi ích để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT có xác đáng hay không. Đối với tính bền vững của dự án CNTT phải xác định đựơc chi phí bỏ ra và phần bù lại được chuyển từ kết quả kinh doanh sang. Trên cơ sở xem xem chi phí bỏ ra và phần bù này để biết đầu tư có bền vững hay không.
Hình 4.7: Phân tích chi phí và lợi ích đối với ứng dụng công nghệ thông tin
d, Phân cấp dự án công nghệ thông tin
Các dự án CNTT trong doanh nghiệp nên được chia thành 3 cấp để dễ quản lý và thực hiện:
Cấp mức chức năng:Đầu tư cho các xử lý thông tin, tính toán nâng cao hiệu suất thực hiện chức năng nhiệm vụ của mỗi cán bộ, nhân viên ... của doanh nghiệp. Máy tính cá nhân nối mạng Internet, các phần mềm tin học văn phòng, các phân mềm phân tích dữ liệu số, phần mềm thiếtkế sản phẩm, lập kế hoạch,... là danh mục các thiết bị CNTT cần được đầu tư ở người sử dụng cuối ở các doanh nghiệp.
Cấp đơn vị chức năng và liên đơn vị chức năng: Đầu tư cho các hệ thống thông tin
quản lý Tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nhân lực,
Quản trị thiết bị, Quản trị vận hành,... Những hệ thống này cần được đầu tư mạng LAN với tư cách một mạng Intranet, nếu liên đơn vị cần đầu tư mạng Extranet. Hệ thống cấp này cần phải đầu tư đồng bộ cho các yếu tố Phần cứng và mạng, Phần mềm chạy trên mạng với giao diện Web, Cơ sở dữ liệu, Viễn thông, nhân lực quản lý và kỹ năng sử dụng các nghiệp vụ chức năng trên hệ thống, và đương nhiên phải đầu tư cả về an toàn, an ninh, độ sẵn sàng của hệ thống. Đầu từ này sẽ tác động nâng giá trị của các quy trình chức năng trong doanh nghiệp.
161
Cấp toàn doanh nghiệp: Đó là những dự án đầu tư cấp doanh nghiệp như Hệ thống thông tin quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), Hạ tầng CNTT và truyền thông, Kiến trúc thông tin quản lý cấp doanh nghiệp. Đầu tư hạ tầng CNTT là để đảm bảo cho các đầu tư ứng dụng CNTT thực hiện được và thực hiện có hiệu quả.
Các dự án đầu tư hạ tầng CNTT phải được xem xét cùng mức với các dự án đầu tư hạ tầng khác của doanh nghiệp. Ba hạ tầng vững chắc của bất kỳ một hệ thống kinh tế xã hội nào cũng là: Vật chất (nhà cửa, đường xá,...), năng lượng (điện, nhiên liệu,...) và thông tin (CNTT và truyền thông, hệ thống văn bản pháp quy,...) - hình 4.8.
Hình 4.8: Ba cấp đầu tư của các hệ thống kinh tế xã hội
Lộ trình đề xuất các dự án đầu tư CNTT có thể mô tả bằng sơ đồ hình 4.9.
Hình 4.9: Quy trình các bước lập kế hoạch các dự án công nghệ thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Vì vậy, lãnh đạo CNTT ở các doanh nghiệp cần phải được tham gia trong các cuộc họp về chiến lược phát triển doanh nghiệp. Họ cần biết rõ Sứ mạng, Tầm nhìn, Chiến
Quy trình kinh doanh
Ứng dụng CNTT
Hạ tầng CNTT và Truyền thông
Mục tiêu của doanh nghiệp
Mục tiêu của công nghệ thông tin
Nhiệm vụ công nghệ thông tin
162 lược, Kế hoạch chiến lược, Kết quả phân tích SWOT và các yếu tố đảm bảo thành công của một doanh nghiệp (CSFs) cũng như các ràng buộc về tài chính, nhân lực, cơ sở hạ tầng,... Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích chi phí và lợi ích để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT có xác đáng hay không.
e, Vấn đề đầu tư nguồn nhân lực công nghệ thông tin
Sự thành công của đầu tư CNTT trong doanh nghiệp cũng như trong các tổ chức khác đều thống nhất khẳng định vai trò số 1 thuộc về con người, thứ 2 đến tài chính và đứng thứ 3 mới là kỹ thuật. Vì vậy mọi đầu tư cho CNTT phải xác định rõ tầm quan trọng của việc đầu tư cho con người. Mỗi một cán bộ, nhân viên, chuyên viên ở doanh nghiệp cần phải được xem xét theo 3 loại nănglực và 6 mức kỹ năng (hình 4.10).
Hình 4.10: Sáu mức độ hiểu biết
Năng lực cán bộ (Staffingg) là năng lực xử lý các mối quan hệ xã hội giữa những người cùng trong một tổ chức, trường đại đó là quan hệ cấp trên cấp dưới, quan hệ với đồng nghiệp, quan hệ với sinh viên,... Trong lý lịch nhân viên chưa có mục ghi cũng như chưa có phương thức đo mà chỉ nằm đâu đó ở những phần nhận xét cán bộ.
Năng lực chuyên môn (Business Processp) thể hiện năng lực công tác trong chuyên môn như làm quản lý, làm giảng viên, trưởng khoa... Thường thể hiện qua học hàm, học vỵ, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đề tài, kết quả học tập nâng cao về chuyên môn,...
Năng lực CNTT (Technologyt) là năng lực và kỹ năng về CNTT. Trong hồ sơ nhân viên mới chỉ thể hiện qua chứng chỉ hoặc kết quả thi tuyển nhân viên môn Tin học. Năng lực phải được thể hiện qua 3 tham số (S,P,T) cho một nhân viên DN hiện đại.
Đối với trình độ năng lực CNTT cần phải thể hiện các mức độ sau đây: Biết: Đã từng nghe thấy hay nhìn thấy, đó là cái gì.
Hiểu: Có thể định nghĩa lại, trình bày theo nhiều góc độ, nhiều cách Ứng dụng: Đã từng sử dụng vào việc gì đó.
163 Phân tích: Chia nhỏ thành các bộ phận nhỏ hơn, xác định vai trò, vị trí và mối
liên hệ của chúng với nhau phục vụ cho mục tiêu chung hay chức năng chung
Tổng hợp: Tích hợp các bộ phận thành một tổng thể theo một mục tiêu nào đó. Lắp ghép tạo ra cái mới.
Đánh giá: Xem xét được giá trị của CNTT hay ứng dụng CNTT đối với một mục tiêu đã cho. Xếp được trật tự ưu tiên của ác dự án CNTT đối với mục tiêu phát triển doanh nghiệp.
Đầu tư về nhân lực CNTT không chỉ đầu tư cho chuyên viên CNTT mà là toàn bộ nhân viên với tinh thần mỗi nhân viên nhà doanh nghiệp đều cần có năng lực CNTT. Tuy nhiên cần chia làm 3 loại: Cán bộ lãnh đạo có năng lực CNTT, Chuyên viên CNTT và nhân viên có năng lực CNTT.
Đầu tư tăng cường năng lực CNTT cho chuyên viên CNTT:
Tập trung đầu tư Nhân lực lập trình để đảm bảo trong vài năm tới có thể thiết kế và làm chủ các hệ thống thông tin ứng dụng ở doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp đầu ngành. Đối với chuyên viên HTTT cần tạo cho họ có điều kiện thực hiện động lực làm việc bậc cao như được công nhận, tự nâng cao năng lực, an toàn xã hội.
Đầu tư nâng cao năng lực đánh giá đối với cán bô lãnh đạo và quản lý.
Có phương pháp và kỹ năng đánh giá giá trị và chi phí cho CNTT ở
Doanh nghiệp. Đầu tư có khả năng đánh giá được một dự án CNTT nào tốt với doanh nghiệp (đối với đơn vị).
Đầu tư đối với cán bộ, nhân viên
Sử dụng được các thiết bị và phần mềm CNTT thành thạo. CNTT phát triển rất nhanh và đổi mới liên tục. Theo định luật More (More’s law) cứ 18 tháng thì công suất máy tính, dung lượng nhớ/diện tích, tính năng phần mềm,... tăng gấp đôi. Điều đó yêu cầu cứ sau 18 tháng phải thực hiện việc nâng cấp trình độ kỹ năng một lần cho cán bộ, nhân viên. Việc này các doanh nghiệp Việt Nam chưa làm, ví dụ hiện nay những phần mềm văn phòng đã có Office 2010, 2013 trong khi hầu như nhân viên nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Office 2003, 2007.