Từ những năm 90 của thế kỷ trước và 10 năm của thế kỷ này trở lại đây, CNTT (máy tính, viễn thông và tự động hóa văn phòng) và quản trị CNTT đã thay đổi rất nhiều. Trong nhiều ngành, lợi thế cạnh tranh dựa trực tiếp vào việc khai thác CNTT để thiết kế, tạo mới và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chính. Nhiều khi CNTT trở thành một phần tích hợp trong sản phẩm và dịch vụ.
Vai trò của các chức năng quản trị hệ thống thông tin đã thay đổi từ trợ giúp (bị động) các hoạt động của tổ chức sang tham gia (chủ động) vào chiến lược và tạo thế mạnh cạnh tranh cho tổ chức. Cách tiếp cận mới này cùng với các yếu tố cấu thành của nguồn lực thông tin, các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản trị nguồn lực thông tin sẽ được đề cập chi tiết trong phần này.
Trong một thế giới cạnh tranh ngày càng khốc liệt, CNTT là yếu tố sống còn đối với việc phát triển các quy trình quản lý và tác nghiệp hiệu quả. Để phục vụ khách hàng tốt hơn, các doanh nghiệp phải thành thạo trong nhiều kế sách: Giảm thời gian chu kỳ sản phẩm, giảm thời gian lao động và nguyên vật liệu tiêu hao, phát triển nhanh sản phẩm mới, tăng cường dịch vụ khách hàng, nâng cao năng lực người làm, và tăng cường hiểu biết về CNTT, áp dụng CNTT cho các mục tiêu trên. Trách nhiệm quản trị các nguồn lực thông tin trong tổ chức không phải của riêng các nhà HTTT chuyên nghiệp, trách nhiệm này cần phải được chia sẻ với các nhà quản lý nghiệp vụ.
145
a. Các khái niệm liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin
Thông tin (Information) là dữ liệu được thu thập và xử lý thành dạng thức có ý nghĩa cho người sử dụng. Người sử dụng thông tin dùng thông tin để thực hiện các nhiệm vụ, để lập kế hoạch, giải quyết những vấn đề nảy sinh, ra quyết định và lựa chọn những hành động.
Nguồn lực (Resources) là nguồn tái sử dụng được cung cấp để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Chẳng hạn đó là nguồn nhân lực, nguồn tài chính, nguyên vật liệu hay thông tin. Để tối đa hóa hiệu lực và hiệu quả sử dụng thông tin, chúng phải được tổ chức sắp xếp sao cho có thể chia sẻ được và loại bỏ sự dư thừa không mong muốn và được kiểm soát để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối một cách tốt nhất.
Quản trị (Management) là một loạt các hoạt động (bao gồm lập kế hoạch, ra quyết định, tổ chức, dẫn dắt và kiểm soát) việc khai thác các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu lực.
Một số mục tiêu của quản trị nguồn lực thông tin
Sau đây là một số mục tiêu thiết thực và cụ thể của quản trị nguồn lực thông tin:
Xác định được sự bất cập hoặc trùng lặp thông tin;
Làm rõ vai trò và trách nhiệm của người sở hữu cũng như người sử dụng TT;
Tiết kiệm chi phí mua sắm và xử lý thông tin;
Xác định rõ chi phí/Lợi ích của những nguồn lực thông tin khác nhau;
Trợ giúp tích cực cho các quá trình ra quyết định với những TT có chất lượng.
Sau đây là một số vấn đề liên quan đến quản trị nguồn lực thông tin hiện nay:
* Nguồn lực thông tin phải được quản lý để đáp ứng tốt nhất đối với những thách thức của môi trường kinh doanh và công nghệ hiện nay
Mềm dẻo, nhạy bén và rút ngắn thời gian phát triển, SX và chu kỳ phân phối
Tái thiết và tích hợp chéo các quy trình kinh doanh
Lợi thế cạnh tranh, chất lượng tổng thể, tập trung quản lý khách hàng
Nhân viên trí tuệ có văn hóa công nghệ
Thu gọn, nối mạng và khuyếch tán của công nghệ
Internet, Intranet và Extranet là hạ tầng HTTT
Tính toán khắp nơi và hệ thống hợp tác
Quy trình phát triển mới và phần mềm có chức năng tích hợp chéo * Năng lực của nhiều hệ thống thông tin quản lý yếu
Quản trị nguồn lực thông tin là một việc khó. Lợi ích hứa hẹn của các dự án hệ thống thông tin nhiều khi đã không xảy ra trong thực tế. Nhiều nghiên cứu của một số hãng tư vấn quản lý, nhóm người dùng máy tính và một số doanh nghiệp đã chỉ ra rằng
146 nhiều công ty đã không thành công trong việc quản lý các nguồn lực máy tính và dịch vụ thông tin của mình.
Theo điều tra của tờ ComputerWorld thì một số nguyên nhân của sự yếu kém trên là như sau:
Nỗ lực về nguồn lực thông tin chưa được ưu tiên đúng mức: 16.0%
Thiếu quan hệ xã hội trong các HTTT: 14.3%
HTTT chưa hiểu rõ môi trường kinh doanh: 11.5%
HTTT chưa đạt mức yêu cầu đặt ra: 11.5%
HTTT chưa được xem là nguồn lực sống còn: 9.5%
HTTT chưa đạt được mục đích chính: 8.7%
HTTT chưa có sự lãnh đạo: 7.8%
Giải pháp nâng cao năng lực quản trị nguồn lực thông tin là một câu hỏi không đơn giản. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của một số công ty lớn thì sự tham gia tích cực của cán bộ quản lý và người sử dụng cuối là một nhân tố quan trọng. Quản trị nguồn lực thông tin phải được xem xét ở ba cấp:
Hội đồng điều hành nguồn lực thông tin: lãnh đạo cao cấp phát triển và điều
phối kế hoạch nguồn lực thông tin dài hạn
Các nhà quản lý cấp trung gian: giám sát tiến độ của những dự án HTTT lớn
Người sử dụng cuối: chỉ đạo quản lý thiết bị CNTT trong các đơn vị kinh doanh
và nhóm làm việc, bao hàm cả việc tham gia phát triển HTTT chính.
Để hiểu rõ ảnh hưởng của CNTT tới doanh nghiệp cần xem xét tổ chức như là một tổ chức Kinh tế - Xã hội - Kỹ thuật với 5 yếu tổ cấu thành: Con người, Nhiệm vụ, Công nghệ, Cấu trúc và Văn hoá.
*Quản trị nguồn lực thông tin cần phải được phân cấp hợp lý
Nguồn lực thông tin hiện nay phải được xem là một trong 4 nguồn lực chính của doanh nghiệp: Nhân lực, Tài chính, Máy móc thiết bị và CNTT. Quản trị nguồn lực thông tin cần được tổ chức thành 5 khối:
Quản trị chiến lược: CNTT phải được quản trị để tham gia vào việc đạt các mục tiêu chiến lược và lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Không nên chỉ đơn thuần là nâng cao hiệu quả tác nghiệp và trợ giúp ra quyết định
Quản trị tác nghiệp: CNTT và HTTT phải được quản trị như là cấu trúc tổ chức dựa trên các chức năng và quy trình kinh doanh, và công nghệ được sử dụng qua một đơn vị kinh doanh.
Quản trị nguồn lực: Dữ liệu và thông tin, phần cứng và phần mềm, mạng viễn thông, nhân lực HTTT là những nguồn lực sống còn do đó phải được quản trị như các tài sản kinh doanh khác.
147
Quản trị công nghệ: Mọi công nghệ như xử lý, lưu trữ, truyền thông dữ liệu và thông tin trên toàn doanh nghiệp cần phải được quản lý như một hệ thống tích hợp các nguồn lực của tổ chức.
Quản trị phân tán: Quản trị việc sử dụng CNTT và các nguồn lực thông tin trong các đơn vị công tác phải được coi là trách nhiệm cơ bản của những nhà quản lý bất kể chức năng và cấp bậc nào của họ trong tổ chức.
b. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn lực thông tin Vấn đề lập kế hoạch CNTT
Một trong những công việc quan trọng của quản trị các nguồn lực thông tin là lập kế hoạch. Để lập kế hoạch tốt cho nguồn lực thông tin cần phải hiểu môi trường cạnh tranh. Sau đây là một số hiểu biết cần thiết để lập kế hoạch CNTT.
Những yếu tố quan trọng cho việc lập kế hoạch nguồn lực thông tin
Sứ mệnh (Mission) của tổ chức. Đó là mục đích và nhiệm vụ xã hội cao cả của tổ chức.
Tầm nhìn (Vision) của tổ chức. Hình ảnh, mục tiêu cụ thể cần đạt được trong tương lai 20 đến 30 năm của tổ chức.
Chiến lược (Strategy). Chiến lược và các mục tiêu chiến lược
Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan). Kế hoạch kinh doanh trong vòng 5 đến 10 năm. Thường chi tiết hơn so với chiến lược.
Kết quả phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) của tổ chức
Các yếu tố thành công CFS (Critical Factors of Success). Thường có từ năm đến bảy yếu tố bảo đảm cho sự thành công của tổ chức.
Hình 4.1 cho thấy các chức năng cơ bản của quản trị nguồn TT trong tổ chức.
CNTT là thành tố của chiến lược cạnh tranh
Trong môi trường cạnh tranh có năm lực lượng cạnh tranh:
Các doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp: đây chính là các doanh nghiệp, tổ chức sản xuất cùng loại hàng hóa hoặc dịch vụ với tổ chức.
Khách hàng với áp lực trong mặc cả giá và sức mua.
Nhà cung cấp với áp lực trong mặc cả về giá đầu vào và sức cung cấp.
Các doanh nghiệp có sản phẩm thay thế hoặc bổ sung. Đây là những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và dịch vụ có giá trị sử dụng thay thế hoặc bổ sung cho sản phẩm của doanh nghiệp đang xem xét.
Các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh. Đây là những doanh nghiệp có thể sẽ tham gia vào thị trường của doanh nghiệp trong tương lai.
148
Hình 4.1: Sơ đồ liên kết các chức năng quản trị nguồn lực thông tin
Để giảm áp lực cạnh tranh và tạo lợi thế cạnh tranh lập kế hoạch nguồn lực thông tin phải nhằm tới là:
Giảm giá thành.
Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Giảm chi phí, thời gian và khó khăn của các thủ tục hành chính
Cung cấp nhiều và đa dạng thông tin về doanh nghiệp và hàng hóa của doanh nghiệp
Mở rộng quy mô, phá vỡ rào cản không gian và thời gian
Tăng cường liên kết, liên minh với các đối tác.
Bảng 4.1 cho thấy một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin. Sau đây là một số nguyên tắc lập kế hoạch nguồn lực thông tin:
Lập kế hoạch động (còn có thể gọi là lập kế hoạch liên tục). Kế hoạch nguồn lực thông tin phải tạo khoảng mở để tiếp cận với sự thay đổi rất nhanh của CNTT và tốc độ thay đổi trong kinh doanh hiện nay.
Tư duy hướng ra ngoài doanh nghiệp.
Liên kết CNTT với kế hoạch kinh doanh
Chia việc lập kế hoạch nguồn lực thông tin thành ba cấp: Chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp.
149 Loại Mô tả Mức độ tích hợp Không có kế hoạch (No Planning) Không có việc chính thức lập kế hoạch. Nguồn lực thông được bổ sung, thêm bớt, điều chuyển theo vụ việc
Không tích hợp
Lập kế hoạch đơn độc (Standalone)
Công ty có kế hoạch kinh doanh, cũng có khi có kế hoạch HTTT nhưng không đồng thời.
Thường có kế hoạch kinh doanh hoặc chi kế hoạch nguồn lực thông tin.
Lập kế hoạch phản ứng (Reactive Planning)
Kế hoạch kinh doanh được lập trước. Kế hoạch nguồn lực thông tin và các chức năng được lập để phản ứng cho kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh dẫn dắt kế hoạch HTTT
Lập kế hoạch có sự liên kết (linked
Planning)
Kế hoạch kinh doanh được lập trong giao diện với kế hoạch HTTT. Nguồn lực thông tin đáp ứng yêu cầu kinh doanh.
Kế hoạch kinh doanh và kế hoạch nguồn lực thông tin đan xen nhau
Lập kế hoạch tích hợp (Integrated
Planning)
Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch HTTT diễn ra đồng thời, tác động qua lại và không tách biệt. Có thể kết quả chỉ là một kế hoạch kinh doanh bao gồm cả HTTT trong đó.
Tích hợp hoàn toàn kế hoạch HTTT trong kế hoạch kinh doanh.
Bảng 4.1: Một sốphương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin
c. Mua sắm nguồn lực thông tin
Tạo ra và duy trì nguồn lực thông tin trong một doanh nghiệp hiện nay là một hoạt động lớn và không dễ dàng đối với các nhà quản lý. Cách đây 10 năm, nhiều công ty lớn hàng đầu ở Mỹ đã đầu tư 5% doanh thu/năm cho việc mua sắm thêm máy tính. Nếu tính thêm các khoản chi phần mềm, đào tạo nhân lực và các chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thông tin lên đến gần 15% doanh thu/năm. Ngay từ những năm 2005 một số doanh nghiệp ở khu vực Đông Nam Á đã đầu tư mỗi năm khoảng 1 triệu Đô la Mỹ cho việc mua sắm thiết bị phần cứng tin học.
Mua sắm nguồn lực thông tin như thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề lớn. Sau đây là một số việc cần phải làm để có thể thực thi tốt việc mua sắm nói trên:
Doanh nghiệp cần thành lập tiểu ban mua sắm đấu thầu cho từng đợt mua sắm: Tiểu ban cần bao gồm lãnh đạo, nhà quản lý, phân tích viên hệ thống, chuyên gia phần
150 cứng, phần mềm, viễn thông, cán bộ tài chính,...
Dựa vào kế hoạch nguồn lực thông tin viết đặc tả chức năng và dự báo giá
Thành lập tổ chọn nhà cung cấp
• Chọn phương thức mua sắm: Chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đấu thấu cạnh tranh trong nước, đấu thầu cạnh tranh quốc tế
• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
• Phát hành hồ sơ mời thầu
• Mời thầu và chấm thầu
Thương thảo và ký kết hợp đồng cung cấp
Theo dõi và giám sát thực hiện hợp đồng
Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Vào sổ thiết bị của công ty
Sau đây là một số lưu ý khi mua sắm nguồn lực thông tin:
Hãy viết yêu cầu mua sắm nguồn lực thông tin dưới dạng một dự án (tên dự án, mục đích dự án, nguồn vốn, tổng dự trù kinh phí, thời hạn hoàn thành), liệt kê các hoạt động của dự án (tên, mục tiêu, công việc và thiết bị, giá cả, thời gian..)
Đối với nguồn lực phần cứng cần xác định rõ;
• Yêu cầu đối với nhà cung cấp: Chức năng kinh doanh, vốn pháp định, lịch sử hình thành và phát triển, năng lực nhân sự chuyên môn, thiết bị và hệ thống bảo trì, danh sách khách hàng cùng loại.
• Đặc tả kỹ thuật của thiết bị và các yêu cầu khác như thời hạn bảo trì, tương thích với hệ thống đang có, độ ổn định (số lần hỏng hóc/năm)...
Khi mua sắm nguồn lực phần cứng, cần đặc biệt lưu ý phần mềm hệ thống đi kèm.
Đối với nguồn lực phần mềm cần xác định rõ:
• Phần mềm có thể trang bị theo 3 hình thức: Mua sẵn trên thị trường như là một sản phẩm hàng hóa thông thường, sử dụng phần mềm mã nguồn mở, hoặc thuê công ty ngoài thiết kế. Nếu thuê công ty ngoài thiết kế thì gọi là tư vấn. Mỗi hình thức sẽ có những quy định riêng của luật mua sắm đấu thầu.
• Đặc tả phần mềm là một công việc rất khó và tốn nhiều thời gian. Cần chú ý sự tham gia tích cực của người sử dụng để viết đặc tả này. Đặc tả phần mềm có 2 phần: Đặc tả chức năng và đặc tả phi chức năng. Đặc tả chức năng là những chức năng gì nó có thể làm được của chức năng kinh doanh, đặc tả phi chức năng như: Độ an toàn, khả năng phục hồi, độ lớn của dữ liệu, thời gian trả kết quả,...
Hiện nay phần mềm vẫn được vào số thiết bị và quản lý như thiết bị thông thường khác. Tuy nhiên có nhiều vấn đề cần xem xét: Giá cả phần mềm rất biến động, không có
151 khấu hao vật lý, chỉ có khấu hao vô hình. Tỷ lệ khấu hao vô hình rất cao, không có giá trị vớt hay bán thanh lý. Nhiều phần mềm được bán theo bản quyền sử dụng theo năm. cần phải có thủ tục thanh lý tài sản - phần mềm khác với tài sản vật chất khác.
Đối với nguồn lực dữ liệu và thông tin:
• Dữ liệu và thông tin là hàng hóa nội dung. Có nhiều cấp độ mua: Chỉ xem, có thể tải về hoặc dạng Text hoặc dạng pdf.
• Các thông tin kinh tế có nhiều cách thức mua bán khác nhau.