HTTT tài chính cung cấp thông tin tài chính cho tất cả những người làm công tác quản lý tài chính và giám đốc tài chính trong tổ chức doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến sử dụng tài chính, phân bổ và kiểm soát các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.
a, Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin tài chính
HTTT tài chính thực hiện những chức năng sau đây:
- Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau vào một HTTT quản lý duy nhất.
- Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều nhóm người sử dụng thuộc các lĩnh vực khác nhau: Lĩnh vực tài chính cũng như lĩnh vục phi tài chính;
- Cung cấp dữ liệu một cách kịp thời phục vụ các nhu cầu phân tích tài chính; - Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo thời gian, theo vùng địa lí, theo sản phẩm, theo khách hàng,...
- Khả năng phân tích kiểu What - If để dự báo dòng tiền tương lai; - Phân tích các hoạt độngtài chính trong quá khứ và tương lai; - Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp.
80
b, Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống thông tin tài chính
Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT tài chính cần các dữ liệu và thông tin đa dạng. Các nguồn dữ liệu đầu vào chủ yếu của HTTT tài chính bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh (với những mục tiêu tài chính cụ thể như: Tỉ số nợ, tỉ số vay, lợi tức kỳ vọng, dự báo nhu cầu trung hạn và dài hạn về tài chính của đơn vị); Hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài. Đầu ra chủ yếu là các báo cáo và thống kê tài chính. Hình 3.1 cho thấy mô hình của HTTT tài chính.
Đầu vào của HTTT tài chính bao gồm các HT xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài. Người ta có thể có được nhiều thông tin tài chính quan trọng từ các ứng dụng chuyên biệt như lương, hàng tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Những dữ liệu về chi phí lương nhân công, đầu tư dự trữ hàng tồn kho, doanh thu, các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản thanh toán của khách hàng với tổ chức và
các dữ liệu kế toán chi tiết khác là những cơ sở rất quan trọng cho nhiều báo cáo tài chính. Thông tin về các đối thủ của tổ chức cũng rất quan trọng đối với việc ra quyết định tài chính. Có thể đưa thêm vào các báo cáo của HTTT tài chính các báo cáo thường niên và báo cáo tài chính từ các đối thủ làm cơ sở so sánh. Các tổ chức nhà nước cũng là nguồn cung cấp các thông tin kinh tế và tài chính quan trọng.
Hình 3.1: Mô hình HTTT tài chính
Thông tin về lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng và các chỉ số kinh tế cơ bản sẽ giúp tổ chức lập kế hoạch cho các điều kiện kinh tế tương lai. Ngoài ra các luật thuế quan trọng, các yêu cầu báo cáo tài chính cũng có thể được phản ánh trong HTTT tài chính.
c, Các phân hệ của hệ thống thông tin tài chính
Tuỳ vào đặc điểm và nhu cầu của từng tổ chức mà hệ thống thông tin tài chính có thể bao gồm cả phân hệ bên trong và phân hệ bên ngoài, giúp tổ chức huy động, sử dụng và kiểm soát được tiền mặt, quỹ và các nguồn tài chính khác. Tất cả các phân hệ này của
81 HTTT tài chính có một chức năng duy nhất là hỗ trợ các quá trình kinh doanh gia tăng giá trị của tổ chức. Các phân hệ của hệ thống thông tin tài chính bao gồm: Phân hệ dự báo tài chính, phân hệ quyết toán thu nhập và chi phí, phân hệ kiểm toán và phân hệ sử dụng và quản lý quỹ.
- Phân hệ dự báo tài chính
Dự báo tài chính là quá trình đưa ra những dự báo về sự tăng trưởng trong tương lai của các sản phẩm hoặc của bản thân doanh nghiệp. Dự báo tài chính bao giờ cũng được thực hiện dựa trên các hoạt động nghiệp vụ trước đó. Ví dụ, nếu có dữ kiện về bán hàng hóa dịch vụ trong quá khứ thì bằng việc sử dụng công cụ phân tích dữ liệu người ta có thể đưa ra những con số dự báo về doanh thu và chi phí trong tương lai. Cụ thể bằng cách nhân đơn giá bán và các yếu tố chi phí của sản phẩm với số lượng hàng hóa : kỳ vọng bán được, người ta sẽ đưa ra được con số dự báo về doanh thu và chi phí. Các chi phí cố định như bảo hiểm, tiền công, tiền thuê mặt bằng trụ sở sẽ được ước lượng để làm cơ sở tính lợi nhuận thuần cho một kỳ xác định (một tháng, một quý hay một năm). Các dự báo này sẽ được đưa vào trong Hệ thống thông tin tài chính. Đương nhiên hệ thống dự báo tài chính phải dựa trên nguồn dữ liệu do các phân hệ khác cung cấp, cụ thể là hệ thống dự báo Marketing, để đưa ra được dự báo về doanh thu. Dự báo tài chính giúp cho các nhà quản lý tài chính tránh được các vấn đề liên quan đến dòng tiền bằng việc đưa ra dự báo về nhu cầu dòng tiền.
- Phân hệ quyết toán thu nhập và chi phí
Có hai phân hệ tài chính chuyên chức năng là phân hệ quyết toán thu nhập và phân hệ chi phí. Các phân hệ này thực hiện lưu trữ và theo dõi dữ liệu về lợi nhuận và chi phí cho tổ chức. Các dữ liệu về lợi nhuận và chi phí liên quan đến các bộ phận khác nhau trong đơn vị được thu nhận trước hết bởi Hệ thống xử lý giao dịch đó chính là những nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu cung cấp thông tin tài chính cho hệ thống thông tin tài chính. Dữ liệu về lợi nhuận, thu nhập và chi phí (đã được thu thập trước đó bằng các Hệ thống xử lý giao dịch) sẽ được các phân hệ quyết toán thu nhập và chi phí của Hệ thống thông tin tài chính tổng hợp và báo cáo.
- Phân hệ kiểm toán
Các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo của tổ chức thường sử dụng các báo cáo tài chính do Hệ thống thông tin tài chính cung cấp nhằm xác định xem tổ chức có đạt được mục tiêu lợi nhuận đề ra không. Những đối tượng bên ngoài tổ chức thì sử dụng báo cáo tài chính để đánh giá tình hình tài chính của tổ chức, vấn đề là làm thế nào để người sử dụng thông tin tài chính có thể biết được rằng các báo cáo đó là chính xác và đáng tin cậy hay không? Các thủ tục kiểm toán được sử dụng là để giải đáp câu hỏi này.
Kiểm toán được hiểu là quá trình phân tích các điều kiện tài chính của tổ chức và xác định tính xác thực của các báo cáo tài chính do hệ thống thông tin tài chính cung cấp.
82 Chúng ta cần nhớ rằng các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán hay bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được rất nhiều người sử dụng (các nhà đầu tư, ngân hàng, công ty bảo hiểm, các tổ chức nhà nước, khách hàng cũng như các đối thủ cạnh tranh) nên các thủ tục kiểm toán trở nên hết sức quan trọng.
Có hai loại hình kiểm toán: Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Trong khi kiểm toán nội bộ do các kiểm toán viên của tổ chức thực hiện thì kiểm toán độc lập do các kiểm toán viên thuộc các Công ty kiểm toán bên ngoài thực hiện. Mục đích của kiểm toán độc lập là đưa ra một bức tranh xác thực về tình hình tài chính của tổ chức. Cũng nhờ kiểm toán mà người ta có thể phát hiện ra những gian lận hoặc các vấn đề khác trong tài chính.
- Phân hệ sử dụng và quản lý quỹ
Sử dụng và quản lý quỹ là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin tài chính. Nếu quản lý quỹ không hiệu quả thì rất dễ dẫn đến nguy cơ phá sản hoặc mất lợi nhuận. Những thông tin do phân hệ này cung cấp cùng với các phân hệ khác của Hệ thống thông tin tài chính có thể giúp các nhà quản lý tài chính phát hiện ra các vấn đề liên quan đến dòng tiền và giúp doanh nghiệp nâng cao được lợi nhuận. Quỹ thường được sử dụng cho hai mục đích: Chi nội bộ để phát triển sản xuất và chi đầu tư tài chính. Những khoản chi nội bộ doanh nghiệp bao gồm: Mua dữ trữ hàng, mua sắm trang thiết bị mới, thuê nhân công của các công ty khác, mua sắm các hệ thống máy tính, Marketing và quảng cáo, mua nguyên vật liệu, đất đai, đầu tư cho các sản phẩm mới, chi cho nghiên cứu và phát triển. Những khoản đầu tư tài chính bao gồm tiền gửi ở ngân hàng, trái phiếu,... và ngoại tệ.