Nhƣ ví dụ một của nghiệp vụ mua hàng hóa. Thì đồng thời với việc cập nhật
vào sổ nhật ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả thì ta còn phải cập nhật vào phiếu nhập kho hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn.
Trong mỗi lầnnhập kho hàng hóa, vậttƣ ta có thểnhậpnhiều loạivậttƣ hàng hóa cho mộtphiếunhập dođó ta phảicậpnhậtbằng tay số lƣợng,đơn giá cho từng loại vật tƣ hàng hóa. Và cập nhật số phiếu nhập sẽ giúp ta tìm đƣợc số hóa đơn,
ngày nhậpcũngnhƣcột“tháng”nhậpvới công thức sau: Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")
Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")
109
Cộtđơnvị : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")
Cột tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")
Với cột thành tiền: Thành tiền = Số lƣợng * Đơn giá
Mã vật tƣ, hàng hóa: bôi đen cả cột mã hàng rồi dùng Data/Validation: xuất
hiện cửa sổ chon listvà đánh vào phần Source: =M_HH_VT. Cột bên cạnh cột mã
hàng: = (mã hàng) & (tháng)
Đánh vào ô G9: =F9 & L9. Cột mã hàng hóa vật tƣ:
=IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT") Cột tháng : IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)
Ở bảng kê nhập ta cũng bôi đen vùng ô A9:Ln và chọn Data/filter/auto filter.
Sẽ hiện biểu tƣợng downlist cho phép chúng ta lọc dữ liệu cho từng tháng, từng kho vật tƣ hay hàng hóa.
110
Đối với bảng kê thì ta có thể gộp bảng kê phiếu nhập kho vật tƣ và hàng hóa
làm một biểu nhƣng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn vật tƣ ta làm riêng thành 2 biểu.
Hai biểu này về cơ bản là giống nhau về các chỉ tiêu nên tôi chỉ trình bày báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
Cột STT : Dùng chuộtđể kéo
Cột mã hàng : Dùng Validation đểtạo downlist
Cột bên cạnh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1
Cột tên hàng : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"")
Cột đơnvị : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")
Cột số lƣợng, thành tiền đầu kỳ ta đã cập nhật cùng với cập nhật số dƣ đầu kỳ đối với tháng 1.
111 Số lƣợng nhập trong kỳ:
112 Cột đơn giá xuất kho:
Chúng ta tính giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền: Công
thức:Đơn giá xuất kho = (Thành tiền đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ)/(số lƣợng
tồn đầu kỳ + số lƣợng nhập trong kỳ).
Công thức nhập vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau đó quét công thức cho cả cột đơn giá xuất kho.
Cộtsốlƣợngxuất trong kỳ:
=SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23) Cột thành
tiền:Sốlƣợng * Đơn giá.
Ngày 03/01/09, xuất kho bán 1 Đầu báo động DISC, 2 Ổ hitachi 35 HDD 500 GB Sata giá chƣathuếlầnlƣợt là 1.400.000 và 350.000, thuế 10%.
Ta cũng cập nhật nghiệp vụ ghi nhận giá vốn (riêng bút toán giá vốn ta làm
vào cuối kỳ kế toán – thƣờng là cuối tháng) và doanh thu bình thƣờng lên sổ nhật
ký chung nhƣ các nghiệp vụ khác, đồng thời ta cập nhật vào bảng kê xuất kho và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
Bảng kê phiếu xuất kho ta chƣacậpnhậtcộtđơn giá xuất kho và cột thành tiền.
Cột ngày tháng chứng từ: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"") Cột số hóa
đơn: =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")
Cột phiếu xuất: ta nhập tay – đồng thời cũng phải cập nhật vào sổ nhật ký
chung theo bút toán ghi nhận doanh thu.
Cột mã hàng: Dùng validation đểtạo downlist
Cột tên hàng: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"") Cột đơnvị: =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"") Cộtsốlƣợng: Ta sẽtựcậpnhậtbằng tay Cột mã vật tƣ hàng hóa: =IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"") Cột tháng: =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")
Bôi đen vùng dữ liệucủa bảng kê xuất và dùng filter: data/filter/auto filter sẽ
113
Lƣu ý: Đối với những hàng hóa mà chƣa có trong danh mục, thì khi phát sinh ta phải cập nhật thêm vào danh mục hàng hóa, vật tƣ, và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa. Còn trong trƣờng hợp đã có trong danh mục hàng hóa và trong báo cáo nhập xuất tồn thì khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nó nhƣ nhập hay xuất thì ta chỉ cập nhật vào bảng kê nhập hay bảng kê xuất mà không phải cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn vì nó sẽ tự động lấy số liệu trên 2 bảng kê này để tính toán các số liệu trong BCNXT. Nhƣ vậy các công thức trong báo cáo nhập xuất tồn ta chỉ cần cập nhật một lần trong kỳ và nếu phát sinh thêm thì bổ sung không thì không phải làm tới.