Khi nói đến nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng, có thể là mua, bán hàng hóa, vật
tƣ, tàisản cố định,công cụ dụng cụ, dịch vụ,….. khi đó có thể sẽ phát sinh nghiệp
vụ chi tiền hoặc là khoản công nợ phải trả nhà cung cấp/phải thu khách hàng.
Đốivới các nhà cung cấp hay khách hàng chủchốtcủa công ty thì ta nên theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp/ khách hàng để biết đƣợc tình hình thanh toán
với bên nhà cung cấp nhƣ thế nào, số đã thu của khách hàng là bao nhiêu, số dƣ
đầukỳ là bao nhiêu và cuốikỳ thì mình còn phảitrảtừng nhà cung cấp là bao nhiêu/
104
Và đốivớinhững nhà cung cấp/ khách hàng nhỏ lẻ hay rất ít phát sinh nghiệp
vụ thì ta có thể theo dõi chi tiết hoặc không chi tiết tùy theo yêu cầucủa nhà quản
lý.
Ví dụ :
Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ, đơn giá : 700.000 vnd của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóa
đơn giá trị gia tăng số : 0036553. Chƣa thanh toán.
Cậpnhật vào sổnhật ký chung
Chƣa thanh toán -> phát sinh công nợphảitrả.
Mua vật tƣ nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa. :2.100.000 :2.100.000 :210.000 :210.000 Nợ 156 Có 331 Nợ 133 Có 331
105
Ta để ý thấy khi ta đánh số tiền phát sinh bên nợ và có tài khoản hạch toán ở cột tài khoản thì số liệu trên cột tài khoản đổi ứng và cột số phát sinh có tự động cập nhật, bởi lẽ ta đã quét công thức cho cả kỳ.
Tiếp theo ta sẽ cập nhật số tiền phải trả công ty Đức Hà sang sheet công nợ ở
bảng chi tiết công nợ.
Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán, của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp (chủ chốt hay không chủ chốt).
Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trên
bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảng chi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản 131, 331)
Đốivớinhững khách hàng, nhà cung cấpchủchốt ta sẽđƣa lên bảngtổnghợp
công nợ phía trên. Nhƣ vậy ta có thể xem đƣợc tổng hợp tình hình công nợ phải
thu, phảitrảcủatất cả khách hàng, nhà cung cấp chủchốt. Số phát sinh ở trên bảng
106
=sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)
Trên thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là
khách hàng của công ty nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợ
của các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả
131, 331).
Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tƣơng ứng là công nợ phải thu hay phải trả.
Vùng điều kiện ở đây chính là vùng chứa cột này : vùng này đƣợc cố định bằng cách bấm F4 mộtlần vàođịachỉcủa vùng đó trong công thức.
Điều kiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa
chọn. Và ta bấm F4 ba lần để cố định cột nhƣng không có định dòng tức là khi ta
copy công thức thì chỉ có địachỉ dòng thay đổi màđịachỉcột không bị thay đổi.
Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ và vùng
tính tổng cũng đƣợc cố địnhbằng cách bấm F4 mộtlần
Sau khi đánh xong công thức cho dòng thứ nhất ta sẽ copy công thức cho các dòng còn lại trong cột SPS có, nợ.
Lƣu ý : ta chỉ cần cập nhật công thức cho bảng tổng hợp công nợ một lần và số liệu sẽ tự động đƣợc cập nhật vào bảng tổng hợp khi ta cập nhật vào bảng chi tiết công nợ.
Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chƣa thuế: 570.000vnd, thuế 10%, của
công ty TNHH Hồng Hƣờng.Chƣa thanh toán.
Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký
chung và bảng chi tiết nhƣ nghiệp trên. Còn nếu doanh nghiệp muốn phục vụ yêu
cầu quản lý thì có thể cập nhật thêm vào bảng tổng hợp công nợ. Khi đó tổng số
phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp vớitổng số phát sinh nợ
107