Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:
- Thu, chi tiền
- Mua hàng, bán hàng
- Mua sắm, thanh lý tài sảncốđịnh.
- Mua sắm,đƣa vào sửdụng công cụdụngcụ.
- Xuất,nhập kho hàng hóa, nguyên vậtliệu.
- Với các nghiệp vụ trên ta cập nhật nhƣ sau:
- Cậpnhật vào sổnhật ký chung. - Cậpnhật vào các sổ liên quan.
Và với các nghiệpvụ còn lại ta chỉcần cập nhật vào sổnhật ký chung và cuối kỳkế toán năm ta làm sổ cái tài khoản và số chi tiết tài khoản.Ta sẽ hạch toán theo kiểu một nợ, một có nhƣ trên hình minh họa
97 Và đối với 2 loại nghiệp vụ sau: + Thu, chi tiền
+ Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu ta sẽ cập nhật thêm số phiếu thu,
phiếu chi, số phiếu nhập kho, xuất kho vào cột mã chứng từ.
+ Cột ngày tháng chứng từ ta sẽ cập nhật bằng tay, thông thƣờng thì ngày
tháng ghi sổ chính là ngày tháng chứngtừ do đó ta sẽ dùng công thứcrấtđơn giản để cập nhật ngày tháng ghi sổ. Đánh công thức vào ô D20 nhƣ sau: = if(B20<>0, B20, “”)để cậpnhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệpvụ thanh toán tiền cƣớc internet tháng 12/2008. Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuống các dòng còn lạicủacột
ngày tháng ghi sổ. (lƣu ý: ta chỉ có thể copy công thức của ô trên xuống các ô phía
dƣới khi dùng chuột để kéo và thả khi ta để con trỏ chuột vào góc bên phải, phía
dƣớicủa ô (vùng ô) chứa công thức– khi đó contrỏchuộtsẽ có hình dấucộng“+” + Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật.
+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột đã ghi ghi sổ cái: ta dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đã cập nhật vào sổ nhật ký chung.
+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột số phátsinh nợ: ta cập nhật bằng tay số tiền cho từng nghiệp vụ
+ Cột số phát sinh có: ta dùng công thức để cập nhật từ ban đầu và copy công
thức đó cho cả kỳ kế toán năm (nhƣ vậy ta không phải cập nhật số tiền phát sinh
bên có mà khi ta đánhsốtiền phát sinh nợ nó sẽ tự nhày).
+ Cột tài khoản đối ứng: ta cũng dùng công thức để cập nhật, và cũng giống nhƣ số phát sinh có. Ta chỉ việc cập nhật số cột tài khoản và cột số phát sinh nợ có
số liệu là cột tài khoản đối ứng cũng sẽtự nhày.
Công thức:
Ta đánh công thức vào ô H20 công thức nhƣ sau: = if(I20<>0, G21, G19)
Ta sẽ dùng chuột để copy công thức này xuống các ô còn lại của cột tài khoản đối ứng.
+ Phầnsốdƣđầu kỳ ta sẽ dùng công thứcđểcậpnhậtsốdƣđầukỳ. Tuy nhiên có một số tài khoản đặc biệt ta ko dùng công thức để lọc số dƣ đầu kỳ đƣợc (nếu
98
muốn thì công thứcsẽrất dài và khó nhớ)do đó ta chỉcậpnhậtđƣợcphầnlớnsốdƣ đầukỳcủa các tài khoản mà thôi. Còn đốivới các tài khoảnđặc biệt thì ta sẽtựcập nhậtbằng tay – Công việc này ta chỉtiến hành vào cuối kỳkế toán để in sổ kế toán
chi tiết,sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báo cáo tài chính bấtthƣờng ví dụ nhƣ
giảithể, chia tách, hợpnhất,….
Để tìm ra số dƣđầu kỳ của các tài khoản ta cũngcần phảilập thêm mộtsốdữ kiện nữa. nhƣ trong hình vẽ. Cách lọc số dƣ đầukỳ, chúng ta sẽ tiếpcận trong bài
trƣớc.
+ Cộtsốdƣnợ và sốdƣ có: ta sẽ dùng công thứcđể tính. Công thức:
Nhập vào ô K20 công thức sau:
=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)- SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)
Nhập vào ô L20 công thức sau:
=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)- SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)