Mẹo đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng cân đối tài khoản mình làm là tổng số phát sinh bên có phải bằng tổng số phát sinh bên nợ. Do tổng số dƣ nợ đầu kỳ bằng tổng số dƣ có đầu kỳ => Tổng số dƣ nợ cuối kỳ bằng tổng số dƣ có cuối kỳ.
Thứ 2: Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 sẽ có số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên các
tài khoản đầu 5 -> 9 sẽ không có số dƣ đầu kỳ cũng nhƣ cuối kỳ.
Thứ 3: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc trên sổ nhật ký chung của từng tài khoản và của tất cả các tài khoản phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK trên bảng cân đối tài khoản.
Ta sẽ sẽ có một bảng cân đốitài khoản cho cả kỳ kế toán năm.
Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho mỗi tháng một bảng cân đối tài
khoản, vì khi phát sinh chênh lệch ta có thể kiểm tra đƣợc phát sinh chênh lêch từ
tháng nào và ta đã thu hẹp đƣợc phạm vi tìm kiếm và đƣơng nhiên sẽ tiết kiệm thời gian tìm lỗi sai và sửa dễ hơn.
Số dƣ đầu kỳ của bảng cân đối tài khoản năm và của tháng 1 ta đã cập nhật khi bắt đầu kỳ kế toán. Và số dƣ đầu kỳ của các tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ số dƣ cuối kỳ của tháng trƣớc đó. Hoặc ta có thể dùng công thức để tìm:
Công thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự của cột muốn tìm
kiếm, 0)
Ví dụ: ta cập nhật số dƣ đầu kỳ cho tháng 3.
Giá trị tìm kiếm ở đây chính là mã tài khoản của bảng cân đối tài khoản của
tháng (111.1, 112.11,….) Vùng tìm kiếm: là các từ cột mã tài khoản -> cột số dƣ có
133
Lƣu ý: ta chỉ tìm kiếm số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu khoản (bé nhất). Ta không dùng công thức để tìm kiếm tài khoản tổng. Đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính tổng số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu
135
Cột A: ta sẽ đánh số 1 vào các dòng nào có chứa tài khoản cấp 1.
Cột B (cột “Mã”): ta sẽ tạo ra danh sách tất cả các tài khoản từ cấp 1, 2 đến các tài khoản tiều khoản cấp bé hơn ở cột C. Và tƣơng ứng với các tài khoản cấp 2
hoặc cấp 3 ta sẽ gán cho nó một mã tƣơng ứng với các “Mã hiệu” trong bảng cân
đối kế toán.
Những tài khoản tổng mà nó đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu trong bảng cân
đối kế toán và báo cáo kết quảhoạtđộng kinh doanh thì ta chỉcầngắn mã hiệu cho
tài khoảntổng mà không cầngắn mã hiệu cho các tài khoảntiểukhoảncủa nó.
Tuy nhiên có những tài khoản tổng mà các tài khoản tiểu khoản của nó lại đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu khác nhau trong bảng cân đối kế toán thì ta chỉ gắn
mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoảnmà lại không gắn cho tài khoản tổng.
136
=SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: đây là vùng điều kiện chính là cột tài khoảnhạch toán bên
sổnhật ký chung.
$C137: đây là điềukiện tính tổng.
Cột H –Số phát sinh có:
137
Sau khi đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta sẽ copy công thức này cho các tài khoản tiểu khoản khác trong bảng cân đối tài khoản (lƣu ý: không paste công thức này cho các tài khoản tổng).
Cột SDNCK và SDCCK: ta cũngchỉ dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2,
giá trị 3,….., giá trị n) – (Hàm max sẽ lấy giá trị lớn nhất) cho các tài khoản tiểu
khoản, còn đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum().
Khi hoàn tất công việc cập nhật số phát sinh nợ và có ta sẽ lọc ra các tài khoản
mà có số liệu phát sinh. Bằng cách bấm vào downlist “X” và chọn X -> ta sẽ có bảng
138 Bảng cân đốikế toán.
139
Ta nhập công thức vào các chỉ tiêu con, chỉ tiêu tổng sẽ là tổng của các chỉ
tiêu con. Công thức: Bên phần tài sản: Số dƣ cuối năm: =IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma, $G13,SDCCK)*(-1))
“ma”: là cột mã tài khoản trên bảng cân đối tài khoản năm SDNCK: là cộtsố
dƣnợcuốikỳ trên bảng cân đối tài khoảnnăm Tƣơng tự với các vùng đƣợc đặt tên còn lại.
* (-1): Tài khoản loại 1 và 2 có số dƣ cuối kỳ bên nợ tuy nhiên có những tài
khoảnlại có sốdƣ bên có ví dụ nhƣ tài khoản 214 ( tài khoản gốc 211) –khấu hao
tài sản cốđịnh – khi lên bảng cân đốikế toán ta phải ghi âm giá trịkhoảnkhấu hao này. Mộtsố tài khoản khác nhƣ các khoản dự phòng – chúng đều là tài khoảnđiều
chỉnh– nó sẽđƣợc ghi âm đểđiềuchỉnh cho tài khoảngốc mà nó điềuchỉnh.
Bên phần nguồn vốn:
Lƣu ý: Một bảng cân đối kế toán muốn đùng thì trƣớc tiên tổng tài sản phải bằng
140
Báo cáo kếtquảhoạtđộngsảnxuất kinh doanh.
Số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cột năm nay ta sẽ
lấy từ bảng cân đối tài khoản năm.
Số liệu cột năm trƣớc ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trƣớc – cột số năm
nay.
141
Khi lập báo cáo lƣu chuyển tiền tệ ta lập ra 2 chữ T của hai tài khoản 111 và 112. Số liệu để ghi vào phần bên nợ và bên có của 111 và 112 ta sẽ lấy từ sổ nhật
ký chung. Bằng cách ta chèn thêm một cột – cột tài khoản cấp 1 bên cạnh cột “Tài
142
Sau đó ta dùng hàm subtotal để tính tổngsố phát sinh bên nợ và bên có của tài
khoản đó trong kỳ kế toán năm– công thức này sẽ đƣợc đặt ởvị trí cuối cùng của
sổ nhật ký chung (gợi ý: ta phải đặt công thức này ở ngoài vùng chọn để làm
autofilter, vì nếu để trong vùng khi ta lọc 111, 112 nó sẽ không hiển thị tổng số
phát sinh bên nợ, bên của tài khoảnlọc).
Ta kịch chuột vào downlist và chọn (custom…) – xuất hiện hộp thoại. Ta
143
Tùy chọn này tƣơng ứng với việc máy sẽ lọc tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 và 112 trong kỳ kế toán (theo cột tài khoản cấp 1).
Sau đó ta sẽ kích chuột vào downlist bên cột tài khoản đối ứng và ta sẽ thấy đƣợc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng (tài
khoảnđốiứngvới tài khoảntiền)ở phía cuốicủa vùng dữliệu.
Ta sẽ dùng tổng số phát sinh bên nợ, bên có của tài khoản này để cập nhật sang sơ đồ chữ T tài khoản 111, 112 bên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
144
Sau khi lọcđƣợc sốtổngcủa tấtcả các tài khoảnđối ứngvới tài khoản 111 và 112 ta sẽtiến hành tổng hợpsố tiềncủa các tài khoản vào các chỉ tiêu trên báo lƣu
chuyểntiềntệ.
Lấy ví dụ:
Số phát sinh bên nợ tài khoản 111: 400.000.000 – đây là khoản góp vốn chủ
sở hữu nên ta sẽ cập nhật vào chỉ tiêu 31 – tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận
vốn góp của chủ sở hữu.
Lƣu ý: các khoản chi phí phải đƣợc ghi nhận lên báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
145
Và đặc biệt quan trọng: Số liệu trên chỉ tiêu 70 – tiền và tƣơng đƣơng tiền
cuối năm phải bằng với số tiền trên chỉ tiêu tiền và tƣơng đƣơng tiền trên bảng cân đối kế toán. Số liệu ở cột “Số đầu năm”: ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trƣớc.