5.1.1.1. Thiết lập thông tin doanhnghiệp. Tên doanh nghiệp (ten):
Địa chỉ (dc): Mã số thuế (mst):
Tác dụngcủa việcđặt tên cho các thông tin trên: khi chuyển sang các sheet sổ
khác nhau chúng ta phải cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông
tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta
đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất. Cách đặt tên cho thông tin chúng
70 5.1.1.2. Chính sách kế toán áp dụng. + Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48) + Đồng tiền sử dụng:
+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán nhật ký chung)
+ Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.
Phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền).
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thƣờng xuyên).
+ Phƣơng pháp tính khấu hao: (đƣờng thẳng).
+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch).
+ ...
71 5.1.1.3. Hệthống tài khoảnkế toán sửdụng.
Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cầnmở các tiểukhoảnđểquản lý chi tiết,
ví dụnhƣtiềngửi ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp, ....
Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, tuy nhiên nó cần phải đáp
ứng đƣợc 2 yêu cầu sau: Trƣớc tiên là phải tuân theo tài khoảnmẹ thuộc hệ thống
tài khoản mà chế độ kế toán ban hành và điều tiếp theo là phục vụ đƣợc yêu cầu
quản lý củatừngđơnvị.
5.1.1.4. Xây dựng danh mục nhà cung cấp. Danh mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:
+ Sốthứtự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địachỉ, .... chúng ta có
thể thêm vào bất cứ chỉ tiêu nào mà chúng ta muốn hay để đáp ứng yêu cầu quản
lý của từng doanh nghiệp.
72
Trƣớc tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấpđến cộtđịachỉ và từ
73
Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp nhƣ sau: Nhấntổhợp phím: Ctrl + F3
Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define
Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộpthoại Define name nhƣ
74
+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC
Trƣớc tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấptừcột mã nhà cung cấpđến
75
Và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:
Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó Đánh tên trực tiếp vào Name box.
- Xây dựng danh mục khách hàng.
Ta làm tƣơng tự nhƣ với danh mục nhà cung cấp
+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng,
Mã số thuế và Địa chỉ, ...và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp.
+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo
ba cách.
Xây dựng danh mụcvậttƣ– hàng hóa
Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính,
Tài khoản và các chỉ tiêu khác theo yêu cầuquản lý.
76
+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài khoản:
DM_HH
Đặt tên theo ba cách nhƣ bình thƣờng
Danh mục vật tƣ gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tƣ, Tên vật tƣ, Đơn vị tính,
Kho.
+ Đặt tên cho vùng mã vật tƣ: M_VT.
+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tƣ: DM_VT. Đặt tên theo ba cách nhƣ bình thƣờng
77
Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tƣ để lọc số liệu cho
bảng kê nhập hàng hóa –vật tƣ.
Ta sẽđặt tên cho vùng: A4:Dn (n sốthứtự dòng cuối cùng của danh mục)
Tên vùng: DM_HH_VT
- Xây dựng danh mục tài sản cố định
Ta xây dựng danh mục tài sản cố định theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên
TSCĐ,
- Danh mục phòng ban
Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban. Ta đặt tên cho danh mục phòng ban: M_PB, vùng chỉ có cột tên phòng ban.
78 Đặt tên theo 3 cách ở các danh mục trƣớc.
Danh mục nhân viên
Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên,
Chức vụ, Phòng ban, Số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lƣơng cơ bản,Giảmtrừ gia cảnh.
79
Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 nhƣ hình vẽ sau đóchọn Data/ Validation. Hiện
ra cửasổ:
Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:
Ta đánh : =M_PB vào ô Source nhƣ hình vẽ và nhấn OK
81
Đếnbƣớc này chúng ta đã hiểuphần nào củaviệcđặt tên cho một vùng dữliệu chƣa ạ. Khi đặt tên cho một vũng dữ liệu chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho đánh công thức và chúng ta cũng có thể tạo đƣợc list các danh sách, danh mục
giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, đồng bộ hơn giữa các sheets sổ khác nhau và chính xác hơn.
Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :
+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV
+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên.
5.1.2. Hệ thống sổ.
Hệ thống các sổ(mỗi sổ một sheet) cơ bản cần có trong hình thức kế toán nhật ký chung.
+ Sổ nhật ký chung. + Bảng cân đối tài khoản. + Sổ quỹ tiền mặt.
+ Bảng kê nhập hàng.
+ Bảng kê xuất hàng.
+ Báo cáo nhập - xuất - tồn. + Sổ theo dõi tài sản cố định.
82 + Bảng tính lƣơng.
+ Bảng tính giá thành.
+ Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
Cụ thể:
5.1.2.1. Sổ nhật ký chung.
Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau: + Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.
+ Tên sổ
+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán + Đơn vị tính:
+ Cột ngày tháng ghi sổ
+ Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ. + Diễn giải
+ Cột “Đã ghi sổ cái.” + Tài khoản hạch toán. + Tài khoản đối ứng + Số phát sinh nợ, có
+ Số dƣ nợ, có: lƣu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có số
dƣ bên nợ và các tài khoản loại 3, 4 sẽ có số dƣ bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột số dƣ còn lại khi tiến hành in sổ kế toán.
+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu nhƣ : tháng phát sinh chứng từ, và tài
khoảnđểlọcsốdƣđầukỳ. Vàcột mã chứngtừchỉđểcậpnhậtphiếu thu, chi, phiếu
83 5.1.2.2. Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ: + Tên sổ:
+ Năm tài chính + Số hiệu tài khoản. + Tên tài khoản kế toán. + Số dƣ đầu kỳ: Nợ và Có. + Số phát sinh: Nợ và Có. + Số dƣ cuối kỳ: Nợ và Có.
+ Ngoài ra ta còn mở thêm một số cột nhằm phục vụ cho các công việc tiếp sau: Cột “1”, Mã, Cột “X”.
84
Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:
+ Cột “mã”: MA
+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK + Số dƣ có đầu kỳ bên: SDCDK + Số dƣ nợ đầu kỳ: SDNDK + Số phát sinh có: SPSC + Số phát sinh nợ: SPSN + Số dƣ nợ cuối kỳ: SDNCK + Số dƣ có cuối kỳ: SDCCK + Cột “1”: M_1 5.1.2.3. Sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ: + Tên sổ:
+ Năm tài chính + Ngày tháng ghi sổ.
85 + Số phiếu thu, chi.
+ Diễn giải.
+ Tài khoản đối ứng. + Số tiền: Thu, Chi, Tồn.
+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo – giúp
phục vụ cho việc in sổ. 5.1.2.4. Bảng kê mua hàng. + Tên công ty + Địa chỉ + Tên + Năm tài chính
+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để
tìm.
+ Sốphiếu nhập: ta sẽphảiđánh,bởimộtphiếunhập ta có thểnhậpnhiềuloại
hàng hóa khác nhau, số lƣợng,đơnvị tính khác nhau,…. + Tên vật tƣ, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm.
86
+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist đƣợc tạo bằng cách: Bôi đen cột mã hàng hóa và chọn data/validation, xuất hiệnhộp thoại và thao tác giống với
danh mục nhân viên khi tìm phòng ban.
+ Mã vật tƣ hàng hóa: tự nhập 5.1.2.5. Nhật ký bán hàng. + Tên công ty + Địa chỉ: + Tên bảng kê + Năm tài chính
+ Chứngtừ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập– ta dùng công thứcđể tìm.
+ Số phiếu xuất kho:
+ Tên hàng hóa, vật tƣ, đơn vị tính –ta dùng công thức để nhập
+ Mã vật tƣ, hàng hóa – ta lấy từ Downlist.
87 + Số lƣợng mình tự đánh.
+ Doanh thu: đơn giá, thành tiền –tự nhập.
+ Mã vật tƣ + Lãi lỗ.
5.1.2.6. Báo cáo nhập - xuất - tồn. + Tên, địa chỉ công ty
+ Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => nhƣ vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
+ STT, Mã hàng là mình tự nhập.
+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập.
88 5.1.2.7. Sổ theo dõi tài sản cố định.
Trong giáo trình này, ta sẽ sử dụng phƣơng pháp tính và trích khấu hao tài
sản cố định là phƣơng pháp đƣờng thẳng. Vàcũngtƣơngtựnhƣ báo cáo nhậpxuất
89 + Bảng tính lƣơng.
+ Bảng tính giá thành.
5.1.3. Cập nhật sốdƣ ban đầu.
- Khi cập nhật số dƣ đầu kỳ ta gồm có các phân hệ nhƣ sau:
+ Công nợ phải thu.
+ Công nợphảitrả.
+ Tiềngửi ngân hàng. + Hàng tồn kho.
+ Tài sản cốđịnh.
+ Các tài khoản khác.
- Các công việc phải làm khi cập nhật số dƣ đầu kỳ.
+ Cậpnhật vào bảng cân đối tài khoản–phầnsốdƣđầukỳ.
+ Cậpnhật vào các sổ liên quan nhƣ báo cáo nhậpxuấttồn hàng hóa: cậpnhật
sốlƣợng,đơn giá,….
Nội dung:
90
Một số lƣu ý khi cập nhật số dƣ đầu kỳ các tài khoản: Ta chỉ cập nhật số dƣ
đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất.
Ví dụ: Với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mởđến tiểu khoản cấp 3, nhƣ vậy ta chỉcập nhật cho các tài khoảncấp ba này. Còn đốivới các tài khoảncấp cao
hơn,sốdƣđầukỳcủa nó sẽ là tổngcủa các tài khoảncấp bé hơn.
- Cập nhật vào các sổ đặc biệt.
Đồng thời với việc cập nhật số dƣ đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh ta còn phải cập nhật những thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng trong kỳ.
91
Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tƣ nào có số tồn đầu kỳ. Cậpnhật mã hàng hóa.
- Đểtiết kiệmthời gian đánh mã hàng hóa và tránh trƣờng hợp gây khó khăn
cho việcnhớ mã hàng thì ta dung downlist để cập nhật mã hàng hóa.
Bôi đencột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation.
Xuấthiệnhộpthoại Data Validation.
Chọn list trong thẻ Allow
92
Nhƣ vậy ta đã tạo đƣợc Downlist trên cột mã hàng hóa, việc còn lại là kích vào biểu tƣợng Downlist và chọn mã hàng hóa tƣơng ứng.
Cậpnhật tên hàng và đơnvị tính – ta sẽ dùng công thứcđể tìm Công thức:
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””).
Tìm đơnvị tính: = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)
Và cập nhật số lƣợng hàng tồn, đơn giá và dùng công thức: thành tiền = đơn
giá * sốlƣợngđểtính cột thànhtiền.
Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn:
Mỗimột tháng ta sẽđặt tên cho vùng dữliệucủa tháng báo cáo đó: NXT_HH1
: B9:N20 NXT_HH2: ….. NXT_HH3: ….. …………..
5.1.4. Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm
tƣơng tự)
Gồm sổtổnghợp tình hình công nợphải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331 – số này sẽ cập nhật số dƣ đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả
của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ kế toán.
Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả.
STT
Mã khách hàng/ nhà cung cấp ta cũng dùng validation để tạo Downlist và cập nhật tất cả các khách hàng có dƣ đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả. (Lƣu ý: Một
trong các cách check độ chính xác thông tin mình cập nhật thì số tổng đầu kỳ của
tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan trọng khác phải
bằngsốdƣởbảng cân đối tài khoản).
Tài khoản 131, 331 là tài khoản lƣỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dƣ bên nợ và
bên có. Khi khách hàng trả trƣớc tiền hàng thì tài khoản 131 sẽ có sốdƣ có. Và khi
mình trả trƣớc tiền hàng thì tài khoản 331 sẽ có số dƣ nợ.
Đốivới tên khách hàng, ta sẽ dùng công thứcđể tìm.
Công thức: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH,
93
+ Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định
Ta sẽ cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm ra tên và đơn vị tính của từng TSCĐ:
Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ,DM_TSCĐ, 2, 0) – tìm tên
= Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 3, 0) –tìm đơn vị tính.
Tiếp tục ta sẽ cập nhật ngày đƣa vào sử dung, số năm tính khấu hao, nguyên
giá từng TSCĐ.
Lƣu ý: chúng ta có thể tính mức khấu hao theo tháng, hoặc theo ngày – điều
này tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, cách quản lý, chính sách thu hồi vốn của từng đơn vị mà thiết kế các chỉ tiêu trong bảng tính và trích khấu TSCĐ cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
94
+ Chi phí trả trƣớc.
Tƣơng tự với TSCĐ, ta cũng sẽ có một sheet theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ các chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn vào chi phí của từng kỳ sản xuất
kinh doanh (thông thƣờng đó là giá trị công cụ dụng cụ đƣợc đƣa vào sử dụng –
phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ). Các chỉ tiêu trong bảng
phân bổ chi phí trả trƣớc giống nhƣ bảng tính và trích khấu hao TSCĐ. (*) Chú ý về an toàn.
- Tuân thủ nội quy phòng máy.
95
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ.
TT Nội dung Điểm chuẩn Điểm đánh
giá
I Điểm thao tác 10
1 Thiết lập thông tin ban đầu và xây dựng hệ thống danh
mục. 3 2 Xây dựng danh mục 2 3 Hệ thống sổ 3 4 Cập nhật sốdƣ ban đầu. 2 II Điểm cộng sáng tạo 0.5 1 Sáng tạo trong các bài tập ứng dụng. 0.5