Bƣớc 1:
Ta cậpnhật các phiếunhập,xuấtđãthựchiện trong kỳbằng tay nhƣ (1), và đặt
tên cho vùng sốphiếu nhậpđểphụcvụtạo downlist.
Ta dùng validation để tạo downlist số phiếu nhậpxuất nhƣ (2) Bƣớc 2: (quan
trọngnhất)
Ta nhập công thức vào ô I15 nhƣ sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)
114
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYP E(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Và copy công thức này xuống các ô còn lại của cột I.
- match (giá trị muốn tham chiếu, vùng để tham chiếu, kiểu tham chiếu )
Giá trị muốn tham chiếu ở đây là số phiếu NX. Vùng tham chiếu là một vùng
chỉ ởmộtcộthoặcở mộtdòng. Kiểu tham chiếu: 0 – chính xác. Hàm match sẽ trả
về số thứ tự của giá trị muốn tham chiếu trong cột hoặc dòng đƣợc chọn.
- Offset (ô để tham chiếu,số dòng lệch lên/ xuống tính từ ô tham chiếu,sốcột lệch sang trái/ phải từ ô thamchiếu).
Ta nhìn vào hình vẽ trên. Công thức trên có thể đƣợc hiểu là: Offset(
115
Giá trị đƣợc trả về: PN01. Tức là giá trị ở ô C10
- Type (value): hàm này sẽ cho ta kiểu/ loại của giá trị.
Value Kêt quả trả về Ví dụ Kết quả
Kiểu số 1 =type(2007 – 5 + 6) 1
Kiểu văn bản 2 = type(“excel”) 2
Kiểu logic 4 = type(1>2) 4
Lỗi 16 = type(giải pháp excel) 16
Mảng 64 = type({1,2,3,4}) 64
Ta tiếp tục phân tích công thức sau:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYP E(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Khi ta dùng hàm offset để tham chiếu tới sheet NHH và có ô để tham chiếu là
C9 (thuộc cột mã phiếu nhập) với số dòng lệch xuống là I15, số cột lệch là 0.
Có 2 trƣờng hợp xảy ra:
Một là: sẽtrả về cho ta giá trịgiống hệtvớiSốphiếu nhậpxuất ta cần tìm (2). Hai là:
116
Tìm đƣợcmột giá trị khác ví dụ PN02, PN03.
Eror in value! – không tìm thấy giá trị vì cột không có số
dòng lệchđể tham chiếu dẫnđến công thức match không hoạt động, với ô K16 và K17: =match(PN01, PN01, 0) sẽ trả về
kết quả của giá trị tìm kiếm là 1, tuy nhiên với các ô K18 :
=match(PN01, PN02, 0) thì sẽ hàm match sẽ ko tìm đƣợcsố thứtựcủa PN01 mà bị #NA tức là trong vùng đó giá trị không
đƣợc. đối với tiếp
chiếu đã bị lỗi kết
118 Bƣớc 3:
Ta sẽ điền các thông số còn lại trong phiếu nhập.
Cộtsốthứtự: =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xuống các ô còn
lại.
119
=IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))
Index(vùng tham chiếu, số thứ tự dòng, số thứ tự cột)
Hàm index sẽ tham chiếu và trả về giá trị cần tìm theo số cột và số dòng mà mình đặt trong công thức. Trong trƣờng hợp PN03: index(cột tên hàng, số thứ tự củamặt hàng thứnhất trong PN03 là 6 trong cột tên hàng, sốthứtựcột là 0): giá trị trảvề là tên của mặt hàng trong phiếu nhập 06 và có số thứtựtrong cột tên hàng là 06.
Tƣơng tự với các cột còn lại.
- Với ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),""). Ta vào Cells format đểđịnhdạngnhƣ sau:
Bƣớc 4:
Với các thông tin nhƣ họ và tên ngƣời giao ta có thể dùng hàm vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ của cột chứa giá trị tìm kiếm trong vùng tìm
kiếm, 0). Ta có thể them các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp.
120
Khi có nghiệpvụ mua sắm hay thanh lý tài sảncố định thì đồngthời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung nhƣ bình thƣờng ta còn phải cập nhật việc tăng
giảm tài sản cố định vào sổ theo dõi tài sản cố định.
Đồng thời chúng ta cũng nên mở thêm một sheet để theo dõi tình hình thanh lý
121 Chi phí trảtrƣớc.
Ta cập nhật vào sổ nhật ký chung và sheet theo dõi chi phí trả trƣớc đối với những chi phí phát sinh tăng.
Phân hệtiềnlƣơng Bảng chấm công:
Cột STT: Ta có thể dùng chuột để kéo bằng cách bấm 1, 2 sau đó bôi đen 2 ô
đó,rồikéo. Hoặc ta có thể dùng công thức sau: =IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1)
Cột Mã nhân viên: ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV Cột
Họ và tên: =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))
122 Ta đặt tên cho vùng bôi đen kia: BCC Bảng thanh toán tiền tiền lƣơng
Cột mã nhân viên ta dùng validation để tạo downlist.
Cột họ và tên: =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)
Cộtchứcvụ: =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0)
Cột lƣơng cơbản: =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0)
Cộttiềnlƣơngthựclĩnh: =E11+F11+G11+H11-I11
Đặt tên cho vùng bôi đen: BTTL
Phiếu chi lƣơng
Ô E7 (mã nhân viên): đƣa con trỏchuộtvềvị trí ô E7 và chọn Data/validation - > list -> =M_NV Họ và tên: =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))
123
Các chỉ tiêu còn lại sẽ có công thức nhƣ trong hình vẽ dƣới đây.
(*) Chú ý về an toàn.
- Tuân thủ nội quy phòng máy.
124
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ.
TT Nội dung chuẩnĐiểm Điểm đánh
giá
I Điểm thao tác 10
1 Nghiệp vụ thu chi tiền. 1.5 2 Nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. 1.5 3 Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa. 1.5 4 Lập phiếu nhập xuất kho 1 5 Tài sản cốđịnh. 1.5 6 Chi phí trảtrƣớc. 1.5 7 Phân hệ tiền lƣơng. 1.5 II Điểm cộng sáng tạo 0.5 1 Sáng tạo trong các bài tập ứng dụng. 0.5
III Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định 0.5
1 Hoàn thành đúng thời gian qui định. 0
2 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút. 0.25
3 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phúttrở lên. 0.5
125 5.3. LÀM CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ.
MỤC TIÊU.
- Trình bày đƣợc tính, trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trƣớc,
xác định giá vốn xuất trong kì, kết chuyển thuế GTGT, kết chuyển doanh thu, chi phí
thuộc hoạt động kinh doanh, xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.
- Thực hiện đƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.
NỘI DUNG.
5.3.1. Tính và trích khấu hao tài sản cố định.
Ta sẽ lấy số tổng cộng khấu hao kỳ này bên bảng tính và trích khấu hao TSCĐ
126
5.3.2. Phân bổ chi phí trả trƣớc.
Ta cũng lấy số tổng bên bảng phân bổ chi phí trả trƣớc để cập nhật sang sổ nhật
127
5.3.3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ.
Đếncuối kỳkế toán, ta có thểbiết đƣợc trong kỳ nhập bao nhiêu hàng hóa: số
lƣợng, đơn giá từng loại nhƣ vậy ta có thể tính đƣợc giá xuất kho bình quân gia
quyền cho từng mã hàng hóa khác nhau.
Ta sẽhạch toán trên sổnhật ký chung: Nợ TK 632 : Có TK 156 :
Có 2 cách ghi số liệu vào nghiệp vụ trên:
Sau khi có đƣợc đơn giá xuất, ta sẽ tìm đến nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và
cậpnhật giá vốn cho các lầnxuất bán hàng hóa đó.
Ví dụ: 10/1/09 xuất 1 đầu DISC, do chƣa có đơn giá xuất nên ta mới chỉ ghi nhận doanh thu bán nó, đến cuối kỳ kế toán ta biết đƣợc trong kỳ nhập thêm 2 chiếc nữa và tồn kho đầu kì là 5 chiếc nên ta tính đƣợc đơn giá xuất là 1.128.571
Khi đó ta quay lạinghiệpvụ ghi nhận doanh thu và phản ánh bút toán ghi nhận
giá vốn:
Nợ TK 632: 1.128.571 Có TK 156: 1.128.571
128
Cách thứ 2: ta sẽ không tách ra thành các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn cùng
với nghiệp vụ ghi nhận doanh thu mà ta sẽlấysốtổng trên báo cáo nhậpxuấttồn–
cột thành tiền–xuất trong kỳ. Và ghi nhận số tiền tổng.
Sau khi có đƣợc giá xuất kho từng loại hàng hóa ta sẽ kiểm tra lại thông tin trên cột giá xuấtcủasheet bảng kêxuất
5.3.4. Kết chuyển thuế GTGT.
Số thuế GTGT kết chuyển trong kỳ là số nhỏ hơn trong 2 số sau:
Thuế GTGTđầu ra trong kỳ (1).
(Thuế GTGT kỳ trƣớc chuyển sang + Thuế GTGT đầu vào trong kỳ) (2).
Bút toán kết chuyển:
Nợ 3331: Giá trị nhỏ hơn
Có 1331: Giá trị nhỏ hơn
Trong trƣờng hợp (1) < (2): Phần chênh lệch sẽ đƣợc chuyển sang kỳ sau Trong
129
Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh doanh
Doanh thu: bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính.
Chi phí: bán hàng, quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Lƣu ý: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp ta sẽ làm sau các bút toán kết chuyển
chi phí, doanh thu kia.
5.3.4. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.
130 Ta hãy đi tìm hiểu công thức:
Hàm sumif là hàm tính tổng có điều kiện:
=sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)
Nhƣ vậy ở đây vùng điều kiện chính là vùng cột tài khoản và đƣợc bôi đen bắt đầu từ dòng bắt đầu hạch toán của tháng, kỳ hạch toán đến dòng kết thúc của tháng, kỳ hạch toán đó.
Điềukiện tính tổng chính là mã tài khoản mà mình đangmuốn tính tổng. Vùng
tính tổng là cộtsố phát sinh nợ hay số phát sinh có.
Vì đây là các tài khoản doanh thu, chi phí do đó:
Doanh thu kết chuyển sang 911 là: tổng doanh thu phát sinh bên có – tổng
doanh thu phát sinh bên nợ. Chi phí kết chuyển sang 911 là: tổng chi phí phát sinh bên nợ - tổng chi phí phát sinh bên có.
131
Riêng đối với bút toán kết chuyển lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối thì tùy vào việctổngsố phát sinh nợcủa 911 lớnhơn hay nhỏhơntổngsố phát sinh có của
911 mà ta sẽlấy(nợ - có) hay (có –nợ). (*) Chú ý về an toàn.
- Tuân thủ nội quy phòng máy.
- Dữ liệu lƣu trữ trên máy tính gọn gàng, khoa học
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ.
TT Nội dung chuẩnĐiểm Điểm đánh
giá I Điểm thao tác 10 1 Tính, trích khấu hao tài sản cốđịnh. 2 2 Phân bổ chi phí trảtrƣớc. 1.5 3 Xác định giá vốn xuất trong kì 1.5 4 Kết chuyển thuế GTGT 1.5
5 Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh
doanh. 2
6 Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ 1.5
II Điểm cộng sáng tạo 0.5
1 Sáng tạo trong các bài tập ứng dụng. 0.5
III Điểm cộng hoàn thành trƣớc thời gian qui định 0.5
1 Hoàn thành đúng thời gian qui định. 0
2 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 10-15 phút. 0.25
3 Hoàn thành trƣớc thời gian qui định từ 16 phút trở lên. 0.5
132
5.4. LÀM BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TOÁN.
MỤC TIÊU.
- Trình bày đƣợc cập nhật bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo
cáo tài chính, in sổ.
- Thực hiệnđƣợc các bài tập ứng dụng các kiến thức trên.
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.
NỘI DUNG.
5.4.1. Cập nhập bảng cân đối tài khoản.
Mẹo đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng cân đối tài khoản mình làm là tổng số phát sinh bên có phải bằng tổng số phát sinh bên nợ. Do tổng số dƣ nợ đầu kỳ bằng tổng số dƣ có đầu kỳ => Tổng số dƣ nợ cuối kỳ bằng tổng số dƣ có cuối kỳ.
Thứ 2: Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 sẽ có số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên các
tài khoản đầu 5 -> 9 sẽ không có số dƣ đầu kỳ cũng nhƣ cuối kỳ.
Thứ 3: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc trên sổ nhật ký chung của từng tài khoản và của tất cả các tài khoản phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK trên bảng cân đối tài khoản.
Ta sẽ sẽ có một bảng cân đốitài khoản cho cả kỳ kế toán năm.
Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho mỗi tháng một bảng cân đối tài
khoản, vì khi phát sinh chênh lệch ta có thể kiểm tra đƣợc phát sinh chênh lêch từ
tháng nào và ta đã thu hẹp đƣợc phạm vi tìm kiếm và đƣơng nhiên sẽ tiết kiệm thời gian tìm lỗi sai và sửa dễ hơn.
Số dƣ đầu kỳ của bảng cân đối tài khoản năm và của tháng 1 ta đã cập nhật khi bắt đầu kỳ kế toán. Và số dƣ đầu kỳ của các tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ số dƣ cuối kỳ của tháng trƣớc đó. Hoặc ta có thể dùng công thức để tìm:
Công thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự của cột muốn tìm
kiếm, 0)
Ví dụ: ta cập nhật số dƣ đầu kỳ cho tháng 3.
Giá trị tìm kiếm ở đây chính là mã tài khoản của bảng cân đối tài khoản của
tháng (111.1, 112.11,….) Vùng tìm kiếm: là các từ cột mã tài khoản -> cột số dƣ có
133
Lƣu ý: ta chỉ tìm kiếm số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu khoản (bé nhất). Ta không dùng công thức để tìm kiếm tài khoản tổng. Đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính tổng số phát sinh, số dƣ của các tài khoản tiểu
135
Cột A: ta sẽ đánh số 1 vào các dòng nào có chứa tài khoản cấp 1.
Cột B (cột “Mã”): ta sẽ tạo ra danh sách tất cả các tài khoản từ cấp 1, 2 đến các tài khoản tiều khoản cấp bé hơn ở cột C. Và tƣơng ứng với các tài khoản cấp 2
hoặc cấp 3 ta sẽ gán cho nó một mã tƣơng ứng với các “Mã hiệu” trong bảng cân
đối kế toán.
Những tài khoản tổng mà nó đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu trong bảng cân
đối kế toán và báo cáo kết quảhoạtđộng kinh doanh thì ta chỉcầngắn mã hiệu cho
tài khoảntổng mà không cầngắn mã hiệu cho các tài khoảntiểukhoảncủa nó.
Tuy nhiên có những tài khoản tổng mà các tài khoản tiểu khoản của nó lại đƣợc dùng để lập các chỉ tiêu khác nhau trong bảng cân đối kế toán thì ta chỉ gắn
mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoảnmà lại không gắn cho tài khoản tổng.
136
=SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: đây là vùng điều kiện chính là cột tài khoảnhạch toán bên
sổnhật ký chung.
$C137: đây là điềukiện tính tổng.
Cột H –Số phát sinh có:
137
Sau khi đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta sẽ copy công thức này cho các tài khoản tiểu khoản khác trong bảng cân đối tài khoản (lƣu ý: không paste công thức này cho các tài khoản tổng).
Cột SDNCK và SDCCK: ta cũngchỉ dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2,
giá trị 3,….., giá trị n) – (Hàm max sẽ lấy giá trị lớn nhất) cho các tài khoản tiểu
khoản, còn đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum().
Khi hoàn tất công việc cập nhật số phát sinh nợ và có ta sẽ lọc ra các tài khoản
mà có số liệu phát sinh. Bằng cách bấm vào downlist “X” và chọn X -> ta sẽ có bảng
138 Bảng cân đốikế toán.
139
Ta nhập công thức vào các chỉ tiêu con, chỉ tiêu tổng sẽ là tổng của các chỉ
tiêu con. Công thức: Bên phần tài sản: Số dƣ cuối năm: =IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma, $G13,SDCCK)*(-1))
“ma”: là cột mã tài khoản trên bảng cân đối tài khoản năm SDNCK: là cộtsố
dƣnợcuốikỳ trên bảng cân đối tài khoảnnăm Tƣơng tự với các vùng đƣợc đặt tên còn lại.
* (-1): Tài khoản loại 1 và 2 có số dƣ cuối kỳ bên nợ tuy nhiên có những tài
khoảnlại có sốdƣ bên có ví dụ nhƣ tài khoản 214 ( tài khoản gốc 211) –khấu hao
tài sản cốđịnh – khi lên bảng cân đốikế toán ta phải ghi âm giá trịkhoảnkhấu hao