tư xây dựng cấp tỉnh
1.1.5.1. Yếu tố thuộc về ban quản lý dự án - Quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo
Tất cả mọi hoạt động diễn ra trong một tổ chức đều thể hiện quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo, và tùy theo quan điểm, định hướng mà quyết định tới các tần suất, nội dung các hoạt động này.
Nếu quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo về hoạt động quản lý chi nội bộ chặt chẽ, được nâng cao thì những kế hoạch về quản lý được lập ra một cách bài bản, khoa học, và có độ chính xác cao hơn, từ đó sẽ có định hướng áp dụng kế hoạch một cách chất lượng hơn, tạo ra hiệu quả hoạt động của kế hoạch quản lý nói chung và kế hoạch quản lý chi nội bộ nói riêng, và ngược lại.
Khi quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo ban quản lý về công tác quản lý chi nội bộ được nâng cao, thì ban lãnh đạo sẽ xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ, như là các quy định và các thủ tục kiểm soát nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn chi cũng như tài sản của đơn vị.
- Cơ sở vật chất của ban quản lý dự án
Cơ sở vật chất của ban quản lý dự án cũng sẽ có sự quyết định tới hoạt động quản lý chi nội bộ của đơn vị. Nếu cơ sở vật chất của ban quản lý dự án đầy đủ, hiện đại, thì sẽ tạo điều kiện để áp dụng được công nghệ vào công tác tài chính kế toán nói chúng và công tác quản lý chi nội bộ nói riêng, cũng như có thể giám sát kiểm soát quá trình quản lý chi nội bộ một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Ngược lại, nếu điều kiện cơ sở vật chất còn thô sơ, thiếu thốn thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới kết quả của mọi hoạt động, trong đó có hoạt động quản lý chi nội bộ, như các dự toán không được kiểm soát chặt chẽ, khó khăn trong việc theo dõi quá trình thực hiện với dự toán đề ra, từ đó làm giảm hiệu quả quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án.
- Năng lực tài chính của ban quản lý dự án
Năng lực tài chính của ban quản lý dự án cũng sẽ có sự quyết định tới hoạt động quản lý chi nội bộ. Nếu năng lực tài chính của ban quản lý đủ mạnh, nguồn kinh phí dồi dào, thì sẽ tạo điều kiện để áp dụng được công nghệ, các phương tiện khoa học vào công tác tài chính kế toán, công tác xây dựng, lập dự toán chi nội bộ, cũng như có thể giám sát kiểm soát quá trình thực hiện quản lý chi nội bộ một cách chặt chẽ dễ dàng hơn.
Tất nhiên, nếu năng lực tài chính của đơn vị yếu, nguồn kinh phí còn hạn chế thì sẽ ảnh hưởng tới kết quả của mọi hoạt động, trong đó có hoạt động quản lý chi nội bộ như các dự toán không được kiểm soát chặt chẽ, khó khăn trong việc theo dõi quá trình thực hiện với dự toán đề ra, từ đó làm giảm hiệu quả trong việc quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ là chìa khóa để quản lý tài chính ở ban quản lý dự án thực hiện hiệu quả, đúng chế độ, chính sách của Nhà nước.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của ban quản lý dự án bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
- Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động lãnh đạo đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát được đề cao sẽ giúp ban quản lý dự án giảm thiểu nguy cơ sai lầm.
- Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Hệ thống kế toán là công nghệ mà quản lý tài chính ban quản lý dự án phải tuân thủ. Công nghệ này có tính pháp lý quốc gia.
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Thủ tục kiểm soát được tuân thủ sẽ giúp cán bộ quản lý tài chính phát hiện kịp thời sai lầm để sửa chữa.
Nếu ban quản lý dự án có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu, thì công tác quản lý tài chính sẽ được tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều. Hệ thống kiểm soát nội bộ bảo đảm cho công tác tài chính được đặt đúng vị trí, được quan tâm đúng mức; Hệ thống kế toán được vận hành có hiệu quả, đúng chế độ quy định; Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát được thiết lập đầy đủ, đồng bộ, chặt chẽ; Giúp đơn vị phát hiện kịp thời mọi sai sót; Ngăn chặn hữu hiệu các hành vi gian lận trong công tác tài chính.
1.1.5.2. Yếu tố thuộc về đơn vị bên ngoài: Kho bạc Nhà nước tỉnh , Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân tỉnh, ngân hàng, đơn vị thụ hưởng…
- Trách nhiệm của các đơn vị bên ngoài
quản lý chi nội bộ của ban quản lý. Nếu các đơn vị bên ngoài hiểu rõ về công tác chi thanh toán của một đơn vị hành chính sự nghiệp tự đảm bảo thu chi như Ban quản lý và tích cực phối hợp nhuần nhuyễn chính xác ở các khâu, không gây khó khăn thì công tác quản lý chi nội bộ của đơn vị từ đó sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn.
Ngược lại, nếu các đơn vị bên ngoài không am hiểu về công tác chi thanh toán của Ban quản lý, không tích cực phối hợp nhuần nhuyễn chính xác, gây khó khăn thì tất nhiên công tác quản lý chi nội bộ của Ban quản lý sẽ thực hiện một cách kém hiệu quả và bị trì trệ.
- Năng lực của các đơn vị bên ngoài
Năng lực của các đơn vị bên ngoài cũng có tác động lớn tới chi nội bộ của ban quản lý, đặc biệt là năng lực về trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất. Nếu các đơn vị bên ngoài có năng lực về chuyên môn tốt, có hiểu biết trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơ sở vật chất đầy đủ thì họ sẽ có khả năng phối hợp kiểm tra kiểm soát công tác quản lý chi nội bộ một cách khoa học, nhanh chóng, hiệu quả.
Ngược lại, nếu các đơn vị bên ngoài có năng lực về chuyên môn yếu, ít có sự hiểu biết trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơ sở vật chất thiếu thốn, không đầy đủ thì trong công việc đánh giá phối hợp kiểm tra kiểm soát thực hiện công tác quản lý chi nội bộ, chi thanh toán sẽ yếu kém, không được khoa học, trì trệ và kém hiệu quả.
1.1.5.3. Yếu tố ảnh hưởng khác
- Yếu tố pháp lý
Các yếu tố ảnh hưởng khác có thể kể tới các quy định pháp lý như Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định số 54/2016/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của tổ chức khoa học và công nghệ công lập; Nghị định số 141/2016/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác… lần lượt được Chính phủ ban hành. Các quy định pháp lý này giúp các ban quản lý quản lý tốt hơn nguồn thu thông qua việc mở rộng hoạt động sự nghiệp và đa dạng hóa việc cung cấp dịch vụ cho xã hội.
- Yếu tố kinh tế xã hội địa phương
địa phương đó, tác động tới chính sách đầu tư của Nhà nước, từ đó ảnh hưởng tới hoạt động của ban quản lý cũng như kết quả thu chi của ban quản lý. Nếu địa phương đó kinh tế xã hội đang trên đà phát triển, cơ sở hạ tầng được liên tục đầu tư thì khối lượng công việc của ban quản lý sẽ nhiều, từ đó nguồn thu gia tăng thì nguồn chi của của ban quản lý cũng sẽ tăng lên và nó cũng khiến cho công tác quản lý thu chi của đơn vị nhiều áp lực hơn.
Ngược lại, nếu kinh tế xã hội của địa phương đó đã vào giai đoạn ổn định, ít cần đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, thì các dự án dần giảm đi, khối lượng công việc của ban quản lý sẽ giảm đi, từ đó nguồn thu giảm dẫn đến nguồn chi của ban quản lý cũng sẽ giảm sút, khiến cho công tác thu chi của đơn vị không đạt được như yêu cầu và cần phải tập trung vào mục tiêu gia tăng nguồn thu để có được nguồn chi.
- Yếu tố công nghệ
Yếu tố công nghệ cũng có sự tác động tới công tác quản lý chi nội bộ của ban quản lý. Nếu ban quản lý ứng dụng được công nghệ hiện đại thì các công việc trong lập dự toán, tổ chức thực hiện hay kiểm soát sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và thời hạn lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng lâu dài, khi tìm kiếm thông tin cũng sẽ nhanh chóng hơn.
Ngược lại, nếu công nghệ thô sơ, bị hạn chế, ban quản lý thực hiện công việc theo hình thức thủ công, thì các hoạt động như lập dự toán, tổ chức thực hiện, theo dõi kiểm soát sẽ bị chậm chạp, việc tìm kiếm thông tin cũng sẽ bị hạn chế, khó khăn hơn, khiến kết quả trong công tác quản lý tài chính sẽ kém hiệu quả.
- Khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh
Nếu điều kiện khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh không có biến chuyển gì xấu, mội việc đều thuận lợi thì mọi công việc đều diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, còn nếu điều kiện khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh có biểu hiện xấu cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới công tác tài chính, công việc xây dựng, công tác quản lý nói chung và công tác quản lý chi nội bộ nói riêng, nó khiến tiến độ mọi thứ bị chậm lại, bị trì hoãn, không theo như yêu cầu ban đầu.