Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
- Cơ sở đề ra giải pháp
Tổng chi nội bộ giai đoạn 2017 – 2019 đều không đạt được như dự toán đề ra. nguyên nhân chủ yếu như đã nói ở trên đó là ảnh hưởng của việc biến động dự toán thu và các khoản chi với nhu cầu thực tế trong năm tài chính của đơn vị.
Thực tế các khoản chi nội bộ của Ban quản lý được chi thanh toán tập trung nhiều vào quý 1 và quý 4 của năm tài chính, quý 2 và quý 3 doanh thu về còn chậm nên đơn vị sẽ không có đủ nguồn thu để thực hiện chi đủ cho tất cả công tác chi nội bộ.
Trong quá trình chi nội bộ, việc phối hợp thực hiện giữa các phòng chuyên môn với nhau đôi lúc thật sự chưa trôi chảy, chưa đạt được hiệu quả như mong muốn, do khối lượng công việc của phòng còn quá nhiều và phải kiêm nhiệm thêm một số công tác chuyên môn khác, mà số cán bộ thực hiện chi nội bộ vẫn chưa đảm bảo đủ nhân lực nên trong quá trình thực hiện vẫn còn gặp đôi chút khó khăn và chậm trễ.
Trong quá trình thực hiện đôi khi còn mắc các sai lầm về chi nhầm mục chi, khoản chi, nội dung chi, hoặc các lỗi không đáng có cơ bản khác.
- Nội dung thực hiện giải pháp
Thực hiện theo dự toán đã được duyệt, chi đúng các khoản các mục cho không vượt dự toán, chi đúng chi đủ các chế độ cho người lao động, phòng Tài chính kế toán phối hợp cùng phòng Tổ chức hành chính và Ban giám đốc thực hiện chính xác nhanh gọn hiệu quả các khâu trong chi thanh toán. Nhanh chóng báo cáo lãnh đạo những công việc khó khăn trong quá trình thực hiện để đưa ra hướng giải quyết tối ưu nhất.
Triển khai ứng dụng khoa học công nghệ trong quá trình thự hiện quản lý chi nội bộ; BQLDA sử dụng phần mềm để thực hiện lưu và theo dõi các hồ sơ chi thanh toán, Ban quản lý đã đăng ký pháp lý trên cổng thanh toán của KBNN tỉnh, có chữ ký số riêng của đơn vị, và có giá trị sử dụng trong công tác chi thanh toán, các khoản thanh toán của BQLDA được thực hiện qua cổng thanh toán của KBNN tỉnh, và có thể
nói việc ứng dụng công nghệ vào quá trình thực hiện chi nội bộ này đã giúp cho Ban quản lý tiết kiệm được cả về thơi gian lẫn kinh phí cũng như trong công tác quản lý hồ sơ.
+ Tập huấn về chi nội bộ
Tập huấn về chi nội bộ: Ban quản lý có thể cử thêm các cán bộ đi học tập huấn vì thường số lượng cán bộ đi học không giới hạn. Ban quản lý có thể tìm hiểu các lớp học qua các văn bản của đơn vị cấp trên, đơn vị quản lý, các mối quan hệ với đồng nghiệp khác, qua các trang web của các trường mở các lớp đào tạo học viên để nâng cao nghiệp vụ kế toán nói chung và kế toán chi nội bộ nói riêng, các chương trình học tập có liên quan trực tiếp và gián tiếp đến chi nội bộ.
+ Truyền thông về chi nội bộ
Truyền thông về chi nội bộ: Ban quản lý thực hiện truyền thông công tác chi nội bộ bằng cách tổ chức các cuộc họp trực tiếp của đơn vị, qua mail, zalo nhóm hoặc bằng các văn bản, việc thanh toán sẽ thực hiện qua các cổng thanh toán của KBNN tỉnh, ngân hàng, hoặc bằng ủy nhiệm chi bản cứng, thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thông qua phiếu chi...
+ Triển khai chi nội bộ
Triển khai chi nội bộ: Cán bộ phòng Tài chính kế toán cần phải bám sát vào dự toán chi đã lập trước đó, thực hiện chi đúng chi đủ theo quy định. Phải thường xuyên theo dõi cập nhật các khoản đã chi bằng các công cụ hỗ trợ trong việc theo dõi, thanh toán chi nội bộ. Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng Tài chính kế toán cần kiểm tra lại các chứng từ, hóa đơn đã thanh toán có đúng với các mục chi, và có đúng với biến động số dư tại ngân hàng cũng như tại KBNN tỉnh.
+ Tạo động lực chi nội bộ
Tạo động lực chi nội bộ cũng như trong công tác kế toán của Ban quản lý dự án: Hàng năm lãnh đạo có thể cho cán bộ từ 1-2 chuyến đi thăm quan du lịch để giảm áp lực trong công việc và để tinh thần được thoải mái thư giãn, cũng là để các cán bộ nhân viên có tinh thần tập thể, tính đoàn kết trong cơ quan, cùng nhau phát triển Ban quản lý vững mạnh hơn; Đến các ngày lễ như 1/6, trung thu, Ban quản lý có thể tổ chức vui chơi cho các cháu thiếu nhi là con em cán bộ viên chức của Ban quản lý dự án và trao thưởng cho con các cán bộ có ý thức tốt, có thành tích tốt
trong học tập; Các ngày lễ lớn của đất nước đơn vị sẽ hỗ trợ một khoản tiền cho các cán bộ để tạo động lực trong công việc, hoặc khen thưởng đột xuất những cá nhân có sáng kiến, có thành tích cá nhân xuất sắc trong công việc.
+ Phối hợp chi nội bộ
Phối hợp chi nội bộ: Phòng Tổ chức hành chính, phòng Tài chính kế toán và Ban giám đốc cần phối hợp với nhau một cách nhuần nhuyễn, chặt chẽ trong công tác thực hiện chi nội bộ và kiểm soát chi nội bộ để giảm thiểu sai sót cũng như chi tiêu một cách hợp lý chính xác nhất, chi đúng, chi đủ trong quá trình chi nội bộ; Phối hợp với bên ngoài, sau khi triển khai chi nội bộ, ban quản lý cùng các đơn vị thụ hưởng, KBNN tỉnh, ngân hàng, sẽ cùng tiến hành phối hợp để hoàn thành công tác chi thanh toán một cách nhanh gọn và chính xác nhất theo quy định của pháp luật của Nhà nước đang hiện hành.