Quy mô của lực lượng bán thể hiện qua số lượng nhân viên bán hàng ở từng vị trí khác nhau như số lượng đại diện bán hàng, số giám sát bán hàng, số lượng giám đốc bán hàng khu vực… Quy mô của lực lượng bán hàng phụ thuộc vào cơ cấu của lực lượng bán hàng, các mục tiêu và chỉ tiêu bán hàng, số lượng khách hàng muốn tiếp cận và quỹ lương dành cho hoạt động bán hàng.
Doanh nghiệp thực hiện việc xác định quy mô lực lượng bán hàng qua một số phương pháp cơ bản như: Xác định theo tỷ suất chi phí; Xác định theo doanh thu trung bình mỗi nhân viên bán hàng; Xác định theo khối lượng công việc của nhân viên bán hàng.
3.1.2.1. Phương pháp xác định theo tỷ suất chi phí
Nhằm xác định quy mô tối ưu của lực lượng bán hàng trong tương quan với các khoản chi cho lực lượng này, doanh nghiệp có thể dựa vào tỷ suất doanh thu. Quy mô và số tiền đầu tư vào lực lượng bán hàng sẽ được căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
Phương pháp thực hiện
Bước 1. Dự đoán doanh thu - PR
Bước 2. Xác định tỷ lệ chi phí trên doanh thu dành cho lực lượng bán hàng (căn cứ vào tiêu chuẩn ngành, lịch sử thành tích của công ty hoặc kết hợp cả hai tiêu chí) – FSR.
Bước 3. Xác định ngân sách chi phí cho lực lượng bán hàng – SFB.
SFB = PR × FRS
Bước 4. Xác định tỷ lệ chi phí phân bổ cho đội ngũ nhân viên bán hàng trong tổng chi phí tính chung với nhân viên quản lý bán hàng và nhân viên hỗ trợ - SFP.
Bước 5. Xác định ngân sách chi phí cho nhân viên bán hàng – SFD.
PQR = PQS × PQT
Bước 6. Ước tính chi phí trung bình cho một nhân viên bán hàng – SFC,
Bước 7. Xác định số lượng nhân viên cần thuê tuyển – SFS.
SFS = SFD × SFC
Ví dụ:
Công ty X chuyên sản xuất hàng tiêu dùng nhanh đạt doanh số 100 tỷ đồng vào năm trước và dự đoán sẽ tăng 25% trong năm kế tiếp. Công ty bán sản phẩm thông qua các điểm bán lẻ và những người bán hàng tại địa bàn. Sau khi phân tích chi phí trung bình ngành dành cho lực lượng bán hàng và điều chỉnh với tỷ lệ chi phí của công ty trong năm trước, công ty xác định mức chi phí dành cho toàn bộ lực lượng bán hàng là 3,2% doanh thu. Ngân sách dành cho lực lượng bán hàng của công ty được chia thành ba phần: 20% cho quản lý, 75% cho nhân viên bán hàng và 5% cho nhân viên hỗ trợ. Chi phí trung bình cho một nhân viên
76 bán hàng là 80 triệu đồng / năm. Với dữ liệu này, qui mô của đội ngũ nhân viên bán hàng được xác định như sau:
(1) Doanh thu dự kiến:
PR = 100 × 125% = 125 (tỷ đồng)
(2) Tỷ lệ chi phí trên doanh thu cho lực lượng bán hàng:
FFR = 3,2%
(3) Tổng ngân sách chi phí cho lực lượng bán hàng:
SFB = 125 × 3,2% = 4 (tỷ đồng)
(4) Tỷ lệ chi phí phân bổ cho nhân viên bán hàng:
SFP = 80%
(5) Ngân sách chi phí cho nhân viên bán hàng:
SFD = 4 × 80% = 3,2 (tỷ đồng)
(6) Ước tính chi phí trung bình cho một nhân viên bán hàng là 45 triệu đồng:
SFC = 0,080 (tỷ đồng)
(7) Lượng nhân viên cần thuê tuyển: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SFS = 3,2
0,080= 40 (nhân viên bán hàng)
3.1.2.2. Phương pháp xác định theo doanh thu trung bình mỗi nhân viên bán hàng
Phương pháp thực hiện:
Phương pháp xác định theo doanh thu trung bình mỗi nhân viên bán hàng được thực hiện tương tự như phương pháp xác định theo tỷ suất chi phí trên đây. Sau khi đã xác định doanh thu dự kiến (PR) cho năm kế hoạch, công ty xác định giá trị doanh thu trung bình mỗi nhân viên bán hàng thực hiện trong năm kế hoạch. Mức doanh thu trung bình này cũng được căn cứ vào tiêu chuẩn ngành, lịch sử thành tích của công ty hoặc kết hợp cả hai tiêu chí. Số lượng nhân viên bán hàng được xác định bằng thương số giữa doanh thu dự kiến của toàn công ty và doanh thu trung bình mỗi nhân viên bán hàng,
Ví dụ:
Vận dụng số liệu doanh thu dự đoán là 125 tỷ đồng (theo ví dụ trên), giả sử công ty xác định được doanh thu trung bình của mỗi nhân viên bán hàng là 185 triệu đồng (0,185 tỷ đồng), Số lượng nhân viên bán hàng được xác định như sau:
SFS= 125
0,185=675,68 ≈677 (nhân viên bán hàng)
3.1.2.3. Phương pháp xác định theo khối lượng công việc của nhân viên bán hàng
Phương pháp thực hiện:
Bước 1. Xác định tổng số khách hàng sẽ tiếp cận
Bước 2. Phân nhóm khách hàng theo quy mô
Bước 3. Xác định tần suất viếng thăm trong kỳ
Bước 4. Xác định tổng khối lượng công việc hay tổng số lần viếng thăm
77
Bước 6. Xác định số đại diện bán hàng cần thiết.
Ví dụ:
Công ty ABC có tổng số khách hàng dự định tiếp cận trong năm kế hoạch là 20.000 khách hàng trong đó có 18.000 cửa hàng và 2.000 siêu thị. Tần suất viếng thăm điểm bán được công ty quy định là 2 tuần/1 lần đối với cửa hàng và 1 tuần /1 lần đối với siêu thị. Nhân viên bán hàng của công ty làm việc 6 ngày/tuần, khả năng viếng thăm được 10 khách hàng /1 ngày.
(1) Xác định tổng số khách hàng sẽ tiếp cận:
Tổng số khách hàng sẽ tiếp cận = Tổng số khách hàng hiện có + Tổng số khách hàng mới dự tính sẽ có trong kỳ.
Tổng số khách hàng sẽ tiếp cận: 20.000 (khách hàng) (2) Phân nhóm khách hàng theo quy mô:
Số khách hàng là cửa hàng: 18.000 Số khách hàng là siêu thị: 2.000 (3) Xác định tần suất viếng thăm trong kỳ (thường tính mỗi kỳ là 1 năm với 12 tháng,
mỗi tháng 4 tuần và mỗi tuần 6 ngày).
Các cửa hàng: 0,5 × 4 ×12=24 ilầnj
Các siêu thị: 1 ×4 ×12 =48 ilầnj
(4) Xác định tổng khối lượng công việc hay tổng số lần viếng thăm: nhân số lượng khách hàng với tần suất viếng thăm.
Các cửa hàng: 24 ×18,000=432.000 (lần) Các siêu thị: 48 ×2,000=96.000 (lần) Tổng cộng =528.000 (lần) (5) Xác định số lần viếng thăm khách hàng trung bình của mỗi nhân viên bán hàng: có thể sử dụng một số phương pháp để xác định như cử nhân viên làm thử, khảo sát ước đoán dựa vào thời gian yêu cầu viếng thăm, lượng khách hàng và phân bổ khách hàng trong khu vực.
Mỗi năm một nhân viên bán hàng thăm khách hàng được: 10 ×6 ×4 ×12 =2,880 ilầnj
(6) Xác định số đại diện bán hàng cần thiết: chia tổng số lần viếng thăm cần thiết trong một năm cho số lần viếng thăm trung bình mà mỗi nhân viên bán hàng có thể thực hiện được. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SFS =528,000
2,880 =184 (nhân viên bán hàng).