Vai trò của người điều hành thảo luận:
* Trách nhiệm thu hút sự tham gia của tất cả mọi người, người điều hành phải:
- Thu hút sự quan tâm, chú ý của những người tham gia về các chủ đề sẽ đề cập.
- Tạo được không khí thoải mái.
- Đảm bảo mọi thành viên tham gia đều có cơ hội được phát biểu. - Khuyến khích những người tham gia lắng nghe người khác nói.
* Trách nhiệm để đạt được mục tiêu buổi họp, người điều hành phải:
- Chuẩn bị kỹ mục tiêu và nội dung thảo luận.
- Hướng dẫn thảo luận đi đúng chủ đề và đúng trọng tâm.
- Tóm tắt, tổng hợp ý kiến để giúpmọi người dễ hiểu và dễ nhớ.
- Khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến một cách xây dựng và hữu ích.
- Ghi lại các ý chính và những quyết định đã thông qua tại buổi họp để viết biên bản.
Thế nào là một người có kỹ năng điều hành thảo luận nhóm tốt?
93
- Xây dựng mối quan hệ tốt với người tham dựđể có được sự tin cậy. - Biết tỏ ra linh hoạt, nhạy cảm và không nóng vội.
- Không tự coi mình là một chuyên gia, không xét đoán ý kiến của người khác, không giáo huấn mọi người, không áp đặt ý kiến cá nhân.
- Không để thảo luận lan man mà không điều khiển được.
- Luôn luôn nắm được tâm trạng của nhóm và có biện pháp hành động thích hợp (ví dụ: khi nhóm tỏ vẻ chán nản hoặc quá căng thẳng nên cho nghỉ giải lao)
- Làm cho mọi người cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. - Khuyến khích hiệu quả sự tham gia của tất cả mọi người. - Đảm bảo chất lượng của các quyết định.
- Đảm bảo kết quả thu được đáp ứng được mục tiêu đề ra ban đầu.
* Những lỗi người điều hành thảo luận nhóm thường mắc phải:
- Áp đặt ý kiến chủ quan của người điều hành. - Thường xuyên gợi ý, hướng dẫn.
- Dễ dàng chấp nhận thông tin, không thảo luận phân tích kỹ, không đối chứng kiểm nghiệm.
- Không kích thích được sự tham gia của những người tham dự:
- Cuộc thảo luận không có trọng tâm, đi lạc hay đi quá xa chủ đề cần thảo luận - Không thu thập được đủ thông tin hay không thu được những thông tin cần thiết: để một số người phát biểu lấn át người khác, bỏ sót ý kiến, không quan sát bao quát cuộc họp và các thành viên tham dự, tranh luận kéo dài.
* Cách khắc phục những lỗi điều hành thảo luận:
- Không áp đặt ý kiến chủ quan của người điều hành, luôn tuân thủ nguyên tắc là người điều hành chỉ chịu trách nhiệm về phương pháp điều hành và tiến trình cuộc họp.
- Người điều hành không được gợi ý, hướng dẫn, luôn tỏ ra mình khiêm tốn, người điều hành chỉ đưa ra các câu hỏi để kích thích quá trình thảo luận.
94
Những tình huống khó khăn trong thảo luận nhóm và cách ứng xử:
Bảng 4.2. Những tình huống khó khăn trong thảo luận nhóm và cách ứng xử
Tình huống Cách ứng xử
Tình trạng im lặng kéo dài
- Hãy hỏi các thành viên trong nhóm tại sao họ cứ im lặng mãi như vậy, có thể họ có lý do chính đáng.
- Có thể những thông tin hoặc tài liệu cung cấp họ đã từng được làm quen từ trước.
- Có thể họ không hiểu bạn nói gì, cũng có thể bạn cần thay đổi phương pháp giảng giải.
Mọi việc diễn ra quá nhanh
- Đôi khi cả nhóm trở nên nhiệt tình rất nhanh. Điều đó thực ra là rất tốt nếu bạn đã chuẩn bị sẵn sang cho tình huống đó.
- Có thể hỏi để yêu cầu mọi người giải thích thêm, yêu cầu người khác cho ý kiến hoặc chỉ đơn giản đưa ra những câu hỏi khó hơn cho cá nhân hoặc cho cả nhóm.
Mọi việc diễn ra quá chậm
- Đó có thể là do nhóm không thấy hứng thú khi thảo luận. - Việc cố tình đưa ra một thông tin sai có thể dẫn tới nhiều ý kiến khác nhau của nhóm, còn nếu không thì đó là lúc phải đánh thức họ dậy.
- Cần cho họ một lý do để lắng nghe và rồi tham gia.
Một người nói quá nhiều
- Trước khi trực tiếp can thiệp, hãy sử dụng những thành viên khác trong nhóm giúp họ bình tĩnh lại.
- Có thể cắt ngang lời người nói và tóm tắt những gì họ đã nói rồi sau đó chuyển tiếp ngay sang nội dung khác.
- Có thể nói chuyện riêng với họ trong giờ nghỉ, cám ơn những ý kiến đóng góp của họ nhưng đề nghị họ trình bày ngắn gọn hơn một chút để giành thời gian cho những người khác có thể tham gia.
Người luôn im lặng
- Nếu muốn họ tham gia, nên hỏi họ một vài câu hỏi trực tiếp. - Nên bắt đầu bằng những câu hỏi đơn giản, dễ trả lời.
95
Tình huống Cách ứng xử
Một người tỏ ra biết tất cả
- Đó là người luôn tỏ ra biết hết tất cả mọi điều, luôn sửa sai, phản đối, hỏi vặn lại người điều hành thảo luận.
- Đôi khi có thể cử người này ghi chép ý kiến thảo luận.
- Sắp xếp người này ngồi ở vị trí mà ít được chú ý đến, đó gọi là cách “làm lơ một cách lịch sự”.
Buổi họp đi lạc đề
- Đôi khi một cuộc thảo luận bắt đầu thì đúng hướng nhưng sau đó lại đi sai hướng.
- Người điều hành phải lái nó lại đúng chủ đề.
- Có thể hỏi xem điều đó có liên quan gì đến chủ đề hay không. - Cần nói rằng chúng ta chỉ có thời gian để tập trung vào những nội dung đã đề ra.
Về cá tính
- Những vấn đề về cá tính có thể ảnh hưởng đến tất cả mọi người.
- Nếu các thành viên bắt đầu tranh cãi nhau, cần chấm dứt ngay lập tức.
- Yêu cầu những người khác cho ý kiến.
- Hãy nói chuyện với những người hay tranh cãi nhau (trong giờ nghỉ) rằng mỗi người hãy giữ ý kiến của mình, mọi chuyện sẽ được bàn định từng bước.
Những vấn đề vượt quá khả năng, quyền hạn
- Đôi khi việc thảo luận vượt quá khả năng, quyền hạn giải quyết (ví dụ như các chính sách quy định của Nhà nước). Nếu đi quá sâu vào các vấn đề đó sẽ tốn nhiều thời gian, đôi khi không giải quyết được.
- Cần nói với mọi người hãy dừng vấn đề này lại, khi khác sẽ bàn và chuyển trọng tâm cuộc thảo luận sang những vấn đề thực tế hơn.
- Có thể cần ghi nhận những ý kiến đó để chuyển lên các cơ quan có chức năng.
Nói chuyện riêng
- Nếu trong lúc thảo luận có người nói chuyện riêng, có thể đề nghị họ phát biểu to lên để mọi người có thể nghe thấy ý kiến
96
Tình huống Cách ứng xử
của họ. Đây có thể là cách để họ chấm dứt nói chuyện riêng một cách lịch sự.
Câu trả lời sai
- Không nên làm cho họ cảm thấy lúng túng hoặc ngượng ngùng khi nói rằng họ đã trả lời sai.
- Có thể nói rằng đó là theo quan điểm của họ và đó cũng là một cách nhìn nhận vấn đề.
- Có thể tóm tắt câu trả lời của họ, sử dụng những thông tin đúng.
- Có thể hỏi những người khác xem họ có đồng ý với ý kiến đó không?...