Theo quy định của pháp luật, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã có nhiệm vụtham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: văn phòng,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật, tín ngƣỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật [7, tr.3].
Để tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nƣớc vềcác lĩnh vực theo quy định của pháp luật, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã phải trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
Một là, xây dựng và theo dõi việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thƣờng trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; tình hình mọi mặt và các biến động
trong địa phƣơng. Trên cơ sở quản lý thông tin, công chức Văn phòng - Thống kê làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo cáo thống kê tổng hợp) của địa phƣơng trình lãnh đạo UBND ký ban hành, thông báo kết luận của lãnh đạo Ủy ban đến các ngành đoàn thể, thôn, bản, tổ
dân phố.
Hai là, giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên: Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã chủ động xây dựng các văn bản, trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành.
Ba là, giúp Thƣờng trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt
chức Văn phòng - Thống kê cấp xã trong các cuộc họp, hội nghị là tham mƣu, đề xuất các cuộc họp, hội nghị; bố trí lịch các cuộc họp, hội nghị. Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chƣơng trình và chuẩn bị nội dung và ghi biên bản cuộc họp.
Bốn là, tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận các đơn, thƣ đề nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của nhân dân, chuyển
đến Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cùng cấp, nghiên cứu đơn đề
nghị, phản ánh, phối hợp với các bộ phận có liên quan đề xuất ý kiến để lãnh
đạo Ủy ban nhân dân cấp xã trả lời nhân dân đúng với chủtrƣơng, chính sách
của Đảng và Nhà nƣớc; đồng thời chuyển các loại đơn thƣ không thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp xã giải quyết và hƣớng dẫn cho nhân dân đến các
cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết.
Năm là, quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã. Công tác văn thƣ lƣu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết
văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan Ủy ban nhân dân; thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân theo
quy định của pháp luật. Công tác hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm lễ tân, khánh tiết, thƣờng trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ… Trách
nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã đối với công tác hành
chính, văn thƣ, lƣu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho
Ủy ban nhân dân cấp xã; biên soạn, trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã
ban hành văn bản mới về công tác văn thƣ, lƣu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phƣơng.
Sáu là, tham mƣu thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nƣớc trong việc công khai, hƣớng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả đƣợc thực hiện tại một đầu mối là Bộ
phận tiếp nhận hồsơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan hành chính nhà nƣớc. Cơ chế “một cửa liên thông” là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nƣớc cùng cấp hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc các cấp trong việc công khai, hƣớng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả đƣợc thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của một cơ quan hành chính nhà nƣớc. Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã phối hợp cùng các công chức chuyên môn khác của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc với cơ
quan hành chính các cấp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồsơ, trả kết quả cho đƣơng sự, thu lệphí theo quy định của pháp luật.
Bảy là, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.
Tám là, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác thi đua khen thƣởng.
Căn cứ vào văn bản hƣớng dẫn của cơ quan nhà nƣớc cấp trên, công chức
Văn phòng - Thống kê cấp xã có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức thực hiện công tác thi đua khen thƣởng trong cơ quan Ủy ban nhân dân
và trong địa phƣơng; tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; làm thủ tục đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã khen thƣởng theo thẩm quyền hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã đề nghị lên cấp trên khen thƣởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
Chín là, đảm bảo cơ sở vật chất và phƣơng tiện làm việc. Cơ sở vật chất
phƣơng tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm… Ở cấp xã, công chức bảo đảm kinh phí cho Ủy ban nhân dân cấp xã hoạt động là công chức Tài chính - Kế toán cấp xã. Tuy vậy, trong trƣờng hợp cụ thể, nếu đƣợc phân công, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã trực tiếp mua sắm, trực tiếp quản lý, bảo dƣỡng các tài sản thuộc cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã.
Mười là, thực hiện công tác tổ chức - cán bộ. Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ; trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
ngƣời hoạt động không chuyên trách và ngƣời lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã; thống kê sốlƣợng, chất lƣợng cán bộ, công chức, ngƣời hoạt động
không chuyên trách và ngƣời lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chế độ, chính sách
đối với cán bộ, công chức, ngƣời hoạt động không chuyên trách và ngƣời lao
động đảm bảo theo quy định của nhà nƣớc.
Mười một là, giữ mối quan hệ công tác giữa Ủy ban nhân dân cấp xã với
các cơ quan, đoàn thể cùng cấp và nhân dân. Mối quan hệ công tác giữa Ủy ban nhân dân cấp xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và đƣợc lãnh đạo
Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã sắp xếp lịch làm việc.
Mười hai là, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nƣớc về công tác
thanh niên. Để thực hiện quản lý nhà nƣớc đối với công tác thanh niên, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã có trách nhiệm tham mƣu xây dựng kế
hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nƣớc về công tác thanh niên
đƣợc giao; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi đƣợc phê duyệt; hƣớng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên [4].
Mười ba là, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác thống kê. Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chƣơng trình công tác của Chi cục Thống kê huyện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; lƣu trữ có hệ thống, cung cấp số liệu và công bố số liệu thống kê; thƣờng xuyên củng cố, giữ mối quan hệ mật thiết với các ngành chuyên môn của xã và mạng lƣới các hộđiều tra theo mẫu (nếu có) [5, tr.5].