Tình hình chi thường xuyênNSNN cho 8 trường THCSsử dụng kinh phí thường xuyênqua KBNN Tây Hồ giai đoạn 2017-2019 được thể hiện như sau:
Bảng 2.2:Thực trạng thực hiện chi thường xuyênngân sách nhà nước cho các trường THCS qua KBNN Tây Hồ từ năm 2017-2019
Đơn vị :triệuđồng
Các trường Chi Ngân sách qua các năm Chênh lệch 2017/2018 Chênh lệch 2018/2019 2017 2018 2019 1. THCS Xuân La 5.512 6.296 7.606 784 1310 2. THCS Tứ Liên 2.963 2.412 2.707 (551) 295 3. THCS Quảng An 4.302 4.318 4.224 311 (94) 4. THCS Phú Thượng 5.211 5.208 5.581 (3) 373 5. THCS Nhật Tân 5.762 5.772 5.824 10 52 6. THCS Đông Thái 4.867 4.609 4.662 (258) 53 7. THCS Chu Văn An 15.733 16.979 15.939 1.246 (1.040) 8. THCS An Dương 3.878 3.386 3.787 (492) 401 Tổng cộng 48.227 48.980 50.331 753 1.351
(Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi các trường THCS của KBNN Tây Hồ giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2019)
Qua số liệu chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS trên cho thấy kết quả thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN có sự gia tăng qua các năm. Nguyên nhân do chủ trương phát triển kinh tế – xã hội của Đảng và Nhà nước như: cải cách quản lý hành chính Nhà nước, tăng chi cho giáo dục đào tạo, cải cách chính sách tiền lương...Cùng với việc tăng quy mô chi thường xuyên NSNN là việc tạo điều kiện cấp phát thanh toán kịp thời. Với số lượng lớn các khoản chi của các cấp ngân sách từ Trung ương đến địa phương, vai trò kiểm soát chặt chẽ các khoản chi thường xuyên của KBNN Tây Hồ càng được thể hiện ngày một rõ nét góp phần quan trọng làm cho đồng vốn từ NSNN được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao, ngăn chặn tình trạng thất thoát, lãng phí tiền và tài sản của nhà nước.
2.3. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các trường Trung học cơ sở qua Kho bạc nhà nước Tây Hồ
2.3.1. Bộ máy kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các trườngTrung học cơ sở qua Kho bạc nhà nước Tây Hồ Trung học cơ sở qua Kho bạc nhà nước Tây Hồ
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS, KBNN Tây Hồ tổ chức phân công nhiệm vụcụ thể:Bộ phận giao dịch với khách hàng là các trường THCS có 01 giao dịch viên được phân công nhiệm vụ kiểm soát chi NSNN phụ trách quản lý trực tiếp với 08 trường trung học cơ sở trong địa bàn quận, 01 công chức là kế toán trưởng và 01 lãnh đạo trực tiếp là Giám đốc KBNN quận Tây Hồ. Mô hình kiểm soát chi thường xuyên được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS qua KBNN Tây Hồ
GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Giao dịch viên phụ trách khối trường THCS
Chức năng, nhiệm vụ và trình độ nhân lực theo sơ đồ trên:
- Giám đốc: chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc kho bạc nhà nước Hà Nội và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; quản lý tiền, tài sản, hồ sơ, tài liệu, công chức, lao động của đơn vị.Giám đốc KBNN Tây Hồ có trình độ đào tạo là Thạc sỹ chuyên ngành kế toán, có thâm niên công tác là 30 năm, độ tuổi hiện nay là 52 tuổi.
- Kế toán trưởng:là công chức có nhiệm vụ mở tài khoản, phê duyệt tài khoản và phê duyệt thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với kho bạc nhà nước cấp huyện. Kế toán trưởng tại KBNN Tây Hồ có trình độ đào tạo là Đại học, có thâm niên công tác là 32 năm, độ tuổi hiện nay là 57 tuổi.
- Giao dịch viên (01 công chức): công chức kiểm soát các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước theo quy định. Giao dịch viên được phân công giao dịch với các trường THCS quận Tây Hồ hiện nay trình độ đào tạo tốt nghiệp cao đẳng, thâm niên công tác là 28 năm công tác, độ tuổi hiện nay là 50 tuổi.
2.3.2. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho cáctrường Trung học cơ sở qua Kho bạc nhà nước Tây Hồ trường Trung học cơ sở qua Kho bạc nhà nước Tây Hồ
Trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên cho các trường THCS, KBNN Tây Hồ áp dụng quy định về kiểm soát chi theo thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 và thông tư 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016. Ngoài ra, KBNN Tây Hồ còn áp dụng các văn bản cụ thể liên quan đến các khoản chi cụ thể để kiểm soát hồ sơ thanh toán cho các trường THCS. Việc kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Tây Hồ cho các trường THCS đảm bảo theo các nội dung:
- Các khoản chi được thủ trưởng đơn vị hoặc người ủy quyền chuẩn chi
- Các khoản chi có trong dự toán được cơ quan có thẩm quyền giao và dự toán đơn vị còn đủ tồn quỹ để thanh toán cho khoản chi đó.
- Các khoản chi được thanh toán có hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hợp lệ theo quy định.
- Các khoản chi phải đảm bảo theo đúng quy định hiện hành về định mức, chế độ, tiêu chuẩn.
Thứ nhất, về kiểm soát tính hợp pháp về chữ ký và mẫu dấu của các trường trung học cơ sở, thực trạng xảy ra sai sót như sau:
Bảng 2.3: Thống kê số chứng từ bị từ chối thanh toán của các trường THCS do sai sót về mẫu dấu chữ ký qua KBNN Tây Hồ giai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng chứng từbị từ chối dosai
sóttính hợp pháp về chữ ký, mẫu dấu 0 0 0
(Nguồn: Tổng hợp kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm 2017-2019)
Thông qua việc kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS, tại KBNN Tây Hồ chưa xảy ra việc từ chối thanh toán khoản chi do không khớp đúng về đăng ký mẫu dấu, chữ ký. Điều này thể hiện được sự trung thực của khách hàng giao dịch và trách nhiệm với thực hiện chi ngân sách. Để thực hiện được tốt việc kiểm soát tính hợp pháp về chữ ký và đăng ký mẫu dấu của đơn vị, thực hiện việc mở tài khoản theo đúng quy định hiện hành tại thông tư 18/2020/TT-BTC ngày 31/3/2020 hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại kho bạc nhà nước có hiệu lực từ ngày 15/5/2020 và trước đó là thông số 61/2014/TT-BTC ngày 12/05/2014 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN trong điều kiện áp dụng hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS). Công chức làm giao dịch viên thực hiện kiểm soát đã kiểm soát sự thống nhất giống nhau giữa chứng từ và hồ sơ mở tài khoản của đơn vị, chữ ký và dấu rõ ràng, sắc nét.
Thứ hai, về kiểm soát các khoản chi so với dự toán, bảng 2.3 sau đây thể hiện rõ thực trạng chứng từ, hồ sơ bị từ chối dođơn vị có sai sót về sự dự toán:
Bảng 2.4: Thống kê số chứng từ bị từ chối thanh toán của các trường THCS do sai sót về dự toán qua KBNN Tây Hồ giai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng chứng từbị từ chối dosai
sótvề dự toán 16 10 7
(Nguồn: Tổng hợp kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm 2017-2019)
Qua bảng 2.4, số chứng từ bị từ chối do sai sót về dự toán càng ngày càng giảm qua các năm, do các đơn vị đã biết chủ động nắm hơn về dự toán của đơn vị mình. Để thực hiện kiểm soát các khoản chi so với dự toán, KBNN phải đối chiếu khoản chi
trong dự toán và kiểm tra mức tồn quỹ thực tế so với số muốn chi. Nếu khoản chi nằm trong dự toán được giao và còn đủ tồn quỹ thì đủ điều kiện chi, các khoản chi vượt mức tồn quỹ sẽ bị từ chối để đơn vị xem xét lại số chi của đơn vị mình.Trong quá trình kiểm soát các khoản mua sắm tài sản, KBNN Tây Hồ nhận thấy, có một số trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách mua sắm, sửa chữa tài sản từ những năm trước năm 2018, nhưng đến đầu năm 2019 mới thực hiện thanh toán chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ do những năm trước chưa bố trí dự toán nhưng đơn vị vẫn mua sắm, sửa chữa tài sản.
Thứ ba, về kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ,các trường THCS gửi chứng từ thường sai sót về tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ này như: sai số tiền bằng chữ, số tiền bằng số và số tiền bằng chữ không khớp nhau, sai số tài khoản đơn vị, thiếu liên chứng từ, ký bằng mực đen, bảng kê chứng từ không khớp với chứng từ…Sau đây là bảng thống kê thực trạng chứng từ bị từ chối do những lỗi như vậy:
Bảng 2.5: Thống kê số chứng từ bị từ chối thanh toán của các trường THCS do sai sót về tính hợp pháp hợp lệ chứng từ qua KBNN Tây Hồ giai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng chứng từbị từ chối dosai
sóttính hợp pháp hợp lệ của chứng từ 20 17 15
(Nguồn: Tổng hợp kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm 2017-2019)
Thực tế qua các năm thì số lượng chứng từ sai về mặt hợp pháp hợp lệ chứng từ càng ngày càng giảm, do các năm gần đây các đơn vị sử dụng ngân sách đã biết áp dụng công nghệ thông tin nhiều hơn trong khâu lập chứng từ, và từ năm 2019 hệ thống KBNN đã triển khai dịch vụ công trực tuyến, khâu nhập chứng từ và các chữ ký số, số tiền… đều do máy tự động, hạn chế các bước thủ công nên cũng làm cho sai sót giảm đi. Trong nội dung kiểm soát này, KBNN đóng vai trò rà soát từ tài khoản, số tiền bằng số, bằng chữ, nội dung chi, thông tin đơn vị hưởng đã đủ chưa, bảng kê với chứng từ khớp đúng về mã nội dung kinh tế, số tiền, ngày tháng…
Cuối cùng, vềkiểm soát các khoản chi so với chế độ quy định hiện hành, đây là chứng từ bị từ chối do các lỗi sai như: nội dung kinh tế không đúng nội dung khoản chi, chi sai tính chất nguồn, khoản chi vượt so với mức đăng ký chi tiêu nội bộ đăng ký gửi kho bạc vào đầu năm, chi không có thông tin hóa đơn thanh toán…Công chức làm
nhiệm vụ kiểm soát chi phải nắm được các công cụ pháp lý và hành chính để thuận tiện trong việc kiểm soát các khoản chi so với quy định hiện hành.Để biết cụ thể hơn về thực trạng các khoản chi sai sót so với quy định hiện hành, tác giả phân tích thực trạng kiểm soát chi NSNN theo nhóm chi cho các trường THCS. Bao gồm: chi các khoản cho cá nhân, chi cho nghiệp vụ chuyên môn, chi sửa chữa mua sắm và tài sản, chi khác.
Nhóm chi cho cá nhân, thực trạng thể hiện qua số liệu hồ sơ tại KBNN Tây Hồ như sau:
Bảng 2.6: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên NSNNcác khoản thanh toán cá nhân cho các trường THCS quận TâyHồgiai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
TT Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Tổng số hồ sơ đủ điều kiện
thanh toán 378 388 396
2 Tổng số hồ sơ không đủ điều
kiện thanh toán 3 2 2
Tổng cộng 381 390 398
(Nguồn: Kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm ngân sách 2017 đến năm 2019)
Kiểmsoát chi thanh toán cá nhân cụ thể là các khoản chi tiền lương, tiền công và phụ cấp. Đây là khoản chi quan trọng nhất thường chiếm tỷ trọng lớn nhất so với các khoản chi khác. Trong thời gian từ năm ngân sách 2017 đến 2019, tổng số chứng từ qua các năm tăng từ 381 đến 398 bộ, trong đó năm 2019 có số chứng từ chi thanh toán cá nhân nhiều nhất là 398 bộ chứng từ. Số chứng từ đủ điều kiện để thanh toán chiếm tỷ trọng 99% so với tổng chứng từ chi thanh toán cá nhân. Số chứng từ bị từ chối do không đủ điều kiện thanh toán qua các năm thấp, nghĩa vẫn xảy ra việc sai sót trong việc chi thanh toán cá nhân không đúng quy định hiện hành. Tuy nhiên tỷ lệ này chỉ chiếm dưới 1% so với tổng chứng từ chi cho cá nhân hàng năm cho nên hoàn toàn có thể khắc phục được. Bởi lẽ các khoản chi này đều nằm trong định mức, tiêu chuẩn, nằm trong dự toán, nằm trong bảng đăng ký biên chế, quỹ tiền lương và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt…cho nên chủ yếu khâu sai sót xảy ra do đơn vị hiểu sai về cách tính thu nhập tăng thêm cho cán bộ nhân viên.
Chi cho cá nhân là nhóm chi có số chi lớn nhất trong tổng số chi thường xuyên NSNN của các trường THCS. Tuy nhiên nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn, chiếm số lượng chứng từ lớn nhấy so với tổng số chứng từ chi thường xuyên NSNN của các trường. Để đánh giá được việc thực hiện kiểm soat chi thường xuyên NSNN cho nhóm chi này, ta phân tích bảng sau:
Bảng 2.7: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên NSNN các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn cho các trường THCS quận Tây Hồ giai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
TT Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Tổng số hồ sơ đủ điều kiện
thanh toán 581 492 483
2 Tổng số hồ sơ không đủ điều
kiện thanh toán 7 5 6
Tổng cộng 588 497 489
(Nguồn: Kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm ngân sách 2017 đến năm 2019)
Chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán chi thường xuyên NSNN được giao của của các bao gồm: thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc,hội nghị,chi phí thuê mướn…Hiện nay có 8 trường trong địa bàn thì hầu như tất cả các khoản mục chi nhỏ lẻ các trường đều thực hiện chi để đảm bảo nhu cầu chi thường xuyên thực tế tại đơn vị như:
- Thanh toán dịch vụ công cộng: bao gồm các khoản chi thanh toán tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu, vệ sinh môi trường, khi thanh toán các đơn vị phải có hoá đơn giải trình việc chi trên thể hiện bằng bảng kê chứng từ, KBNN Tây Hồ kiểm soát theo hóa đơn chứng từ hoặc hợp đồng, tiến hành thanh toán cho đơn vị.
- Vật tư văn phòng: bao gồm các khoản chi để mua sắm văn phòng phẩm, sách báo, tài liệu, sổ sách, công cụ, vật rẻ tiền mau hỏng phục vụ cho hoạt động của các đơn vị khi thanh toán các đơn vị phải có đầy đủ thông tin hoá đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ về ngày tháng, định mức chi.
Thông tin, tuyên truyền, liên lạc: bao gồm các khoản chi để thanh toán cước phí bưu điện, điện thoại, các khoản chi liên quan đến công tác thông tin tuyên truyền, quảng cáo, mua báo, tạp trí ...vv, khi thanh toán các đơn vị phải có hoá đơn chứng từ
ngày tháng hợp pháp hợp lệ thể hiện qua bảng kê chứng từ.
Các sai sót trong các khoản chi không đúng theo quy định hiện hành tại nhóm chi này là do đơn vị sử dụng ngân sách là các trường đã thực hiện chi mà không có hóa đơn, hoặc chi thuê mướn chưa đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nước, sai hình thức mua sắm đối với các khoản chi có yêu cầu làm thủ tục chọn thầu, sai các điều khoản trong hợp đồng...Trong quá trình kiểm soát chi vẫn còn nhiều khoản chi xác định danh giới chuyên môn nghiệp vụ và mục chi khác còn chưa rõ ràng, hồ sơ chứng từ nhiều khi chưa được đảm bảo theo chế độ, do đó khó khăn trong khâu kiểm soát của KBNN Tây Hồ.
Tiếp theo, nội dung quan trọng khác để đánh giá thực trạng kiểm soát các khoản chi theo đúng quy định hiện hành đó là nhóm chi sửa chữa, mua sắm tài sản. Để đánh giá được thực trạng, ta có bảng 2.8:
Bảng 2.8: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên NSNN các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cho các trường THCS quận Tây giai đoạn 2017-2019
Đơn vị tính: bộ
TT Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Tổng số hồ sơ đủ điều kiện
thanh toán 32 19 16
2 Tổng số hồ sơ không đủ điều
kiện thanh toán 5 5 2
Tổng cộng 37 24 18
(Nguồn: Kho bạc nhà nước Tây Hồ từ năm ngân sách 2017 đến năm 2019)
Nhìn chung, công tác kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa qua KBNN Tây Hồ thực hiện khá chặt chẽ. Công tác triển khai các văn bản mới về kiểm soát chiNSNN từ ban lãnh đạo KBNN Tây Hồ đến cán bộ làm công tác KSC luôn được thực hiện thường xuyên và kịp thời đảm bảo đúng chế độ. Thêm vào đó là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của công chức làm giao dịch viên KBNN Tây Hồ tới các trường THCS về các quy định của nhà nước trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN, nên các đơn vị đã chủ động hơn về mặt hồ sơ, chứng từ góp phần tăng hiệu quả kiểm soát chi.
Tuy nhiên qua kiểm tra, kiểm soát vẫn còn tồn tại là có hồ sơ thanh toán chưa