Giải pháp thứ nhất, hiện đại hoá hoạt động kiểm soát chi NSNN của KBNN Tây Hồ dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống KBNN vừa là yếu tố hỗ trợ, vừa là yếu tố thúc đẩy và tác động mạnh mẽ đến việc hoàn thiện các quy trình tác nghiệp trong công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN. Mục tiêu đến năm 2025, tất cả đều được mã hóa dữ liệu, thông
suốt từ hệ thống địa phương lên tới trung ương. Đặt ra yêu cầu các phần mềm phải được nâng cấp tránh tình trạng chậm vào thời điểm cuối năm ngân sách.
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong kiểm soát chi ngân sách thường xuyên của chính quyền địa phương các cấp qua KBNN cần hướng tới mục tiêu hỗ trợ cao nhất cho hoạt động kiểm soát chi ngân sách thường xuyên của cán bộ công chức, chia ra nhiều phân hệ thông tin trong hệ thống dữ liệu hỗ trợ hoạt động kiểm soát chi ngân sác thường xuyên:
- Phân hệ thống thông tin do KBNN quản lý và cập nhật thường xuyên là các chỉ tiêu được quy định thống nhất áp dụng trên toàn quốc, gồm các chỉ tiêu về tiêu chuẩn, định mức chi, thời gian giải quyết công việc, danh mục hồ sơ đối với từng khoản chi.
- Phân hệ thống thông tin do KBNN các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương quản lý và cập nhật thường xuyên, gồm các chỉ tiêu về tiêu chuẩn, định mức chi, danh mục được chi theo quy định.
- Phân hệ thống thông tin do các cá nhân có liên quan quản lý, cập nhật thường xuyên, là dữ liệu gắn với từng cán bộ công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chi cụ thể và đơn vị sử dụng ngân sách thường xuyên cụ thể, gồm phân bổ dự toán chi tiết được duyệt của từng đơn vị; hệ thống mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và người được ủy quyền; tiêu chuẩn định mực chi được quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị phù hợp với quy định của Nhà nước.
- Hỗ trợ kiểm soát về mẫu dấu chữ ký đơn vị sử dụng ngân sách thường xuyên đã đăng ký tại KBNN: Khi cán bộ công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chỉ cần tra cứu hoặc nhập thông tin về tài khoản, hoặc mã quan hệ ngân sách từ giấy rút dự toán của đơn vị vào hệ thống thông tin quản lý NSNN, mẫu dấu chữ ký của đơn vị sẽ tự động hiện ra để đối chiếu kiểm tra.
- Hỗ trợ kiểm soát phân bổ dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách thường xuyên. Khi cán bộ công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chi chỉ cần tra cứu hoặc nhập mục lục ngân sách của khoản chi tạm ứng hoặc thanh toán trực tiếp vào Hệ thống, số dư phân bổ dự toán chi tiết của nhóm chi đó sẽ hiện ra để kiểm soát.
- Hỗ trợ kiểm soát tiêu chuẩn, định mực chi. Khi cán bộ công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chi chỉ cần tra cứu hoặc nhập số tiền thanh toán một khoản chi, tùy theo mã quan hệ ngân sách hoặc tài khoản dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách, các thông tin về tiêu chuẩn định mực sẽ hiện ra để công chức giao dịch viên thực hiện kiểm soát, tránh trường hợp chi sai định mức chế độ.
- Hệ thống sẽ cảnh báo nhắc nhở đối với từng nội dung thanh toán về hình thức cấp phát và chi trả các khoản chi ngân sách thường xuyên qu KBNN.
- Hỗ trợ các ứng dụng dịch vụ thông tin, tin học tự động để thông báo về cho đơn vị sử dụng ngân sách về các khoản chi dự toán của đơn vị đã được chấp nhận hay từ chối thanh toán, tiến tới thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Theo sự quan sát của tác giả,để giải quyết những hạn chế trên, KBNN Tây Hồ cần ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và quản lý mẫu dấu chữ ký (đối với các hồ sơ chứng từ giấy giao dịch trực tiếp). Phần mềm này phải đảm bảo theo dõi được các thông tin về khách hàng (mã đơn vị sử dụng ngân sách, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại), số bộ chứng từ, ngày giải quyết, tên cán bộ tiếp nhận, lưu vết được các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phận để có thể xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc, chương trình này cho phép kết xuất các báo cáo để quản lý việc theo dõi trong quá trình giao nhận hồ sơ, chứng từ KSC, các hồ sơ, chứng từ bổ sung, sai sót, thời gian kiểm soát thanh toán đúng hạn hay quá hạn, tuyệt đối không để tồn đọng bất kỳ hồ sơ thanh toán nào mà không rõ lý do.
Chương trình quản lý giao nhận hồ sơ này phải được cài đặt trên máy tính có kết nối máy chủ mỗi khi thao tác trên chương trình. Bộ phận một cửa nhận và nhập số lượng hồ sơ, chứng từ vào Ứng dụng sau đó chuyển hồ sơ, chứng từ đến các giao dịch viên để xử lý theo hình thức: Các giao dịch viên xử lý chứng từ sau đó chuyển đến Kế toán trưởng. Chứng từ sau khi được KTT xử lý sẽ được chuyển đến lãnh đạo KBNN Tây Hồ xử lý và kết thúc quy trình giao dịch. Sơ đồ luống thông tin của hệ thống:
Gửi lại 1 cửa Số bộ hồ sơ 1 cửa nhận
Bắt đầu
Sơ đồ 3.1: Ứng dụng luồng thông tin hệ thống kiểm soát hồ sơ, quản lý mẫu dấu chữ ký
Ứng dụng cho phép các GDV kiểm tra, đối chiếu tính khớp đúng của mẫu dấu chữ ký sử dụng trong giao dịch, thời hạn bổ nhiệm chủ tài khoản, thời hạn bổ nhiệm kế toán trưởng các đơn vị SDNS trong quá trình xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác. Từ đó việc kiểm soát chi được chặt chẽ hơn và đúng quy định, giảm thiểu tối đa các sai sót, tăng hiệu quả, hiệu suất lao động.
Thời gian người dung xác nhận đã hoàn thành xử lý hồ sơ, chứng từ trên ứng dụng sẽ được hệ thống ghi nhận vào cơ sở dữ liệu. Qua đó, hệ thống sẽ xác định được hồ sơ nào xử lý đúng hạn, hồ sơ nào quá hạn hau chưa được xử lý… Căn cứ vào thời gian hoàn thành quá trình xử lý hồ sơ ở bước cuối cùng, đã được hệ thống ghi lại so với thời hạn xử lý hồ sơ kể từ khi bộ phận một cửa nhập vào hệ thống ghi lại sẽ xác định được chính xác trách nhiệm của từng cá nhân, góp phần tăng tính chủ động, nâng cao ý thức trách nhiệm trong thực thi công vụ của từng công chức.
Giải pháp thứ hai, cần tạo ra một kênh liên hệ với các trường THCS bao gồm cả chủ tài khoản và kế toán trưởng như qua điện thoại hoặc email. Để khi có những yếu tố nghi ngờ tình trạng gian lận, có thể công khai minh bạch phối hợp xử lý kịp thời
Từ chối tạm Thanh toán tạm Trả lại tạm
Kế toán trưởng xử lý
Trả lại tạm
Thanh toán tạm Từ chối tạm
Lãnh đạo quận xử lý Từ chối tạm Trả lại tạm Thanh toán tạm Kết thúc
hành vi vi phạm pháp luật, tạo sự trong sạch trong quá trình kiếm soát chi NSNN cho các trường THCS.