Về bộ máy kiểm soát chi :Luật NSNN quy định tất cả các khoản chi NSNN đều phải được KBNN kiểm tra, kiểm soát trước khi thanh toán, cấp phát. Để thực hiện quy định này, KBNN Tây Hồ thực hiện kiểm soát trên từng hồ sơ, tài liệu chứng từ của đơn vị sử dụng ngân sách mỗi khi thanh toán qua KBNN, các hồ sơ, chứng từ phải đảm bảo có dự toán được duyệt, đúng tiêu chuẩn, chế độ, định mức. Tuy nhiên, qua khảo sát tại KBNN Tây Hồ nhận thấy để thực hiện KSC theo đúng các điều kiện này thì người cán bộ KSC KBNN phải am tường tất cả các chế độ chi tiêu của từng đơn vị, từng ngành, từng lĩnh vực một. Đồng thời phải nắm vững các định mức chi tiêu trong quy chế chi tiêu của từng đơn vị.
Tại KBNN Tây Hồ đến thời điểm năm 2019 có 8 trường THCS hoạt động sử dụng ngân sách thường xuyên mà chỉ có 1 công chức giao dịch viên đối với các đơn vị này và thực hiện qua các năm, điều này làm giảm tính khách quan, làm cho giao dịch viên dễ đi theo một lối mòn công việc. Ngoài ra, trong hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN, ngoài nghiệp vụ kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS còn kiêm nhiệm vụ chuyên môn khác như: nghiệp vụ kiếm oát chi đầu tư xây dựng cơ bản, kiểm soát chi một số đơn vị ngân sách cấp 1, một số cơ quan hành chính nhà nước, hạch toán thu NSNN, tổng hợp báo cáo… nên khối lượng công việc lớn, áp lực về thời gian giải quyết xử lý chứng từ hồ sơ khiến công chức kiểm soát chi làm việc còn chưa hiệu quả, vẫn còn mắc sai sót, kiểm soát còn mang tính hình thức thủ tục trong quá trình kiếm soát chi. Đây là yêu cầu cao so với đội ngũ giao dịch viên làm công tác kiểm soát chi. Mặt khác, để kiểm soát các khoản chi đảm bảo điều kiện đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi không có cách nào khác là cán bộ kiểm soát chi KBNN phải kiểm tra, kiểm soát thực tế chi tiêu của trường có đúng chế độ không? Trên thực tế việc kiểm
soát này chỉ đáp ứng được một phần vì khối lượng công việc KSC rất lớn. Hơn nữa cũng cần xác định rằng, việc thực hiện khoản chi có đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức hay không thì thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị sử dụng ngân sách là người ra quyết định chi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Do đó, KBNN cần xác định mức độ kiểm soát của từng nội dung chi cho phù hợp để tránh chồng chéo trong việc kiểm soát các khoản chi NSNN.
Về nội dung kiểm soát chi :
Thứ nhất,việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của các trường THCS được thực hiện đối chiếu bằng mắt thường, chưa có công cụ hỗ trợ để phát hiện sai xót, hỗ trợ kiểm tra. Bài học đã từng xảy ra tại kho bạc tỉnh khác đó là có trường hợp hết thời hạn bổ nhiệm của chủ tài khoản nhưng không được phát hiện kịp thời và thông báo cho đơn vị biết, thanh toán các khoản chi NSNN chậm, gây bức xúc cho khách hàng.
Thứ hai,việc kiểm soát chi theo hình thức dự toán chưa gắn với hiệu quả chi tiêu ngân sách nhà nước, chưa tạo được sự chủ động cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Mặc dù Chính phủ đã có nhiều nỗ lực đổi mới trong quản lý, kiểm soát chi tiêu công, nhưng với phương thức cấp phát theo dự toán (dự toán được các đơn vị sử dụng ngân sách lập và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) và dựa trên các tiêu chuẩn, chế độ, định mức thì việc KSC của hệ thống KBNN nói chung và KBNN Tây Hồ nói riêng vẫn dựa theo phương thức quản lý đầu vào, chưa chú trọng đến kết quả đầu ra. GDV kiểm soát chi NSNN của KBNN Tây Hồ vẫn chú trọng đánh giá các nhân tố đầu vào được mua sắm trong giới hạn ngân sách hơn là cải thiện kết quả thực hiện. Vì vây, cần đổi mới phương thức quản lý, kiểm soát chi NSNN theo kết quả đầu ra, lấy kết quả đầu ra làm thước đo hiệu quả của sử dụng NSNN.
Kiểm soát chi mua sắm tài sản như hiện nay còn dẫn đến thất thoát ngân sách nhà nước và sử dụng tài sản không có hiệu quả: Như trong phần kiểm soát đối với nhóm mục mua sắm tài sản, sửa chữa tài sản có một thực tế là các trường cùng mua sắm một loại tài sản có cùng hãng sản xuất, cùng tiêu chuẩn kỹ thuật, cùng nước sản xuất nhưng giá trị thanh toán trên các hồ sơ, tài liệu gửi KBNN Tây Hồ khác nhau, có sự chênh lệch giá trị đến 20%, mặc dù có đầy đủ các thủ tục hồ sơ mua sắm. Việc mua sắm như trên đã làm thất thoát NSNN, dẫn đến tình trạng tham nhũng trong việc mua sắm tài sản công. Mặt khác, việc mua sắm tài sản hiện nay ở một số đơn vị sử dụng
ngân sách có xu hướng mua những tài sản kém chất lượng, xuất xứ hàng hóa không rõ ràng, nhưng giá mua vẫn tương đương với các hàng hóa cùng loại có chất lượng cao, điều này cũng dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí NSNN, tình trạng tham nhũng trong mua sắm tài sản và sử dụng tài sản không hiệu quả. Vì vậy, cần có phương thức kiểm soát mua sắm mới để khắc phục tình trạng trên.
Về công cụ kiểm soát chi
Trong thứ 2 của điểm yếu trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS về việc phân bổ và giao dự toán còn chậm gây khó khăn cho KBNN Tây Hồ khi thực hiện kiểm soát chi. Vào đầu năm khi các trường mới có dự toán được cấp bằng giấy nhưng chưa được nhập vào hệ thống Tabmis, phải làm thủ tục tạm cấp dự toán, sau đó khi kho bạc thực hiện chi trả các khoản tạm cấp mới có dự toán cấp trên cấp về, do đó gây lãng phí thời gian và công sức làm điều chỉnh dự toán, bất cập trong quá trình chi ngân sách và dễ làm ảnh hưởng đối chiếu dự toán ngân sách quý, năm.
Tiếp theo, hệ thống văn bản quy định về chế độ tiêu chuẩn, định mức chi thường xuyên NSNN cho các trường THCS còn chưa đầy đủ, một số định mức chi chưa được cập nhật khi có biến động, điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Các văn bản pháp luật quy định còn chưa bao hàm được hết các nội dung chi nên thường nằm ở các khoản mục chi khác, gây khó khăn trong kiếm soát chi của KBNN Tây Hồ khi xác định các khoản chi khác, đồng thời không có tiêu chuẩn cụ thể để áp dụng
Cuối cùng, hệ thống máy tính tuy các công chức được trang bị đầy đủ song do tính bảo mật của ngành cao nên chỉ sử dụng mạng LAN của máy trạm, tốc độ mạng có thời điểm chậm, hệ thống chương trình ngân sách và kho bạc Tabmis nhiều khi bị lỗi, chương trình thanh toán song phương không giao diện được sang để chuyển thanh toán sang ngân hàng, đặc biệt là cuối năm, khi công việc và chứng từ quá nhiều nhưng không thể làm được việc khi hệ thống lỗi không thể kết nối. Ngoài ra, việc không thể truy cập được mạng bên ngoài tuy phòng chống được khả năng xâm nhập của các mã độc, an toàn thiết bị công nghệ thông tin nhưng cũng là một trở ngại cho các giao dịch viên. Phải kể đến như vừa rồi xảy ra dịch virus Corona, theo chỉ thị 15, 16 của nhà nước thực hiện giãn cách xã hội, việc không kết nối được vào mạng nội bộ khi làm việc ở nhà làm giảm khả năng thanh toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách trong đó có các trường THCS, khi giao dịch viên phụ trách kiểm soát chi trường THCS làm
Về quy trình kiểm soát chi
Việc tiếp nhận hồ sơ và xử lý hồ sơ chưa thực hiện theo đúng quy trình “Một cửa”: việc tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, cán bộ KSC KBNN Tây Hồ có lúc đã bỏ qua một số khâu trong quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi ở bước tiếp nhận hồ sơ và kiểm soát chi. Đó là, việc không lập phiếu giao nhận hồ sơ. Do vậy, KBNN Tây Hồ cần xây dựng chương trình phần mềm tin học (đối với chứng từ giấy trực tiếp nhận tại KBNN Tây Hồ) để theo dõi, giám sát việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ KSC để Lãnh đạo các tổ liên quan và Ban lãnh đạo KBNN Tây Hồ theo dõi, giám sát công việc kiểm soát chi ngân sách nhà nước được hiệu quả nhất.