Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Hà Nội Ford
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
a. Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc: là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình và là người đại diện của đại lý theo pháp luật.
Tổng Giám đốc là người có quyền bố trí, sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phù hợp với lao động, có quyền chấm dứt lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng Luật lao động.
- Trực tiếp triển khai kinh doanh và hoàn thành chỉ tiêu doanh số được giao theo tháng, quý, năm
- Tìm kiếm khách hàng qua nhiều kênh thông tin. Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung thông tin thông báo khách hàng. Thông báo với khách hàng đầy đủ, chi tiết các chương trình khuyến mại của Đại lý và của Ford Việt Nam, đảm bảo khách hàng hiểu rõ các thông tin này.
- Chịu trách nhiệm Marketing và bán các sản phẩm ô tô Ford tới các khách hàng cá nhân hoặc khách hàng doanh nghiệp.
- Hỗ trợ khách hàng các thủ tục pháp lý (nộp thuế, đăng ký...) khi được yêu cầu. - Chăm sóc và xây dựng sự trung thành của khách hàng.
- Thực hiện đầy đủ các quy trình bán hàng, báo cáo và quản lý khách hàng theo quy định.
c. Phòng Hành chính – nhân sự
- Thực hiện các công việc tuyển dụng: Tiếp nhận hồ sơ, liên hệ ứng viên,Thông báo danh sách nhân viên mới tới các phòng ban
- Làm các thủ tục ký kết hợp đồng lao động, thủ tục thôi việc cho CBNV - Theo dõi chính sách lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác đối với CBNV theo đúng quy định của Công ty.
- Thực hiện công tác làm BHXH, BHYT, trực tiếp làm các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động theo đúng quy định (hưu trí, ốm đau, thai sản, dưỡng sức…) - Theo dõi ngày công làm việc, ngày nghỉ của CBNV, theo dõi việc chấp hành nội quy quy chế Công ty của CBNV.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ CBNV, thường xuyên cập nhật vào hệ thống (hồ sơ, phần mềm quản lý) các thông tin thay đổi về nhân sự. Báo cáo tình hình nhân sự hàng tháng.
- Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác nhân sự, các công văn thư từ theo chức năng nhiệm vụ của phòng và yêu cầu của ban Giám đốc (quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều động, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật,công văn đi….),
- Theo dõi và đề xuất may cấp phát đồng phục cho toàn thể CBNV trong Công ty.
- Hàng tháng, tổ chức sinh nhật cho CBNV.
- Theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm cho các Phòng ban. - Theo dõi bếp ăn của Công ty.
d. Phòng kế toán
- Thu thập, xử lý thông tin, hạch toán số liệu kế toán của các kế toán chi tiết - Kiểm tra, đối chiếu số liệu, chỉnh sửa nếu phát hiện sai sót
- Thực hiện hạch toán trên các sổ kế toán tổng hợp của Công ty - Lên Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh,
- Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ định kỳ hoặc đột xuất, tổng hợp thông tin, số liệu và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính trình Giám đốc.
- Quản lý và cập nhật và cung cấp các thông tin về công nợ, hàng tồn kho,… cho các bộ phận khác (Kinh doanh, Dịch vụ…)
- Lập các Báo cáo nội bộ (BC về tình hình công nợ, BC về số lượng và giá trị hàng tồn kho…) khi có yêu cầu.
- Rà soát, đối chiếu và đôn đốc, thu hồi công nợ.
- Một số công việc khác như tiếp đón và làm việc với cán bộ Thuế, gặp gỡ đối tác, giao dịch ngân hàng…
e. Phòng chăm sóc khách hàng
- Cập nhật và quản lý thông tin khách hàng chính xác, đầy đủ.
- Hỗ trợ thực hiện các cuộc gọi Pro-Active nhằm chủ động liên lạc mời khách vào làm bảo dưỡng các cấp định kỳ và cập nhật lịch hẹn khách hàng
- Thực hiện các cuộc gọi follow-up khách hàng sau bán hàng và nhắc lịch làm bảo dưỡng
- Lập hồ sơ khách hàng có khiếu nại về chất lượng và báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng
- Thực hiện việc lập kế hoạch, triển khai, giám sát và đánh giá các họat động nhằm nâng cao chỉ số hài lòng khách hàng của các bộ phận.
- Thực hiện việc cung cấp thông tin về Sản phẩm, dịch vụ và các chính sách hỗ trợ khách hàng của đại lý một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Thực hiện việc cập nhật, phản hồi và lưu giữ thông tin khách hàng qua mạng như một kênh khách hàng trực tiếp.
f. Phòng dịch vụ
- Trực tiếp tiếp xúc và tư vấn cho khách hàng việc sửa chữa và bảo dưỡng ô tô.
- Thực hiện quá trình bảo dưỡng sửa chữa theo quy trình tiêu chuẩn của Ford Việt Nam.
- Tiếp nhận lệnh bảo dưỡng sửa chữa từ cố vấn dịch vụ và triển khai tới các tổ sửa chữa, quan sát, theo dõi tiến độ sửa chữa.
- Cập nhật ngay, chính xác thông tin trên lệnh vào hệ thống Excel theo dõi nội bộ.
- Dập thời gian bắt đầu và kết thúc sửa chữa thực tế của xe vào hệ thống Excel khi triển khai và khi chốt lệnh.
- Bố trí xe vào các khoang sửa chữa hợp lý
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của lệnh sửa chữa trước khi chốt lệnh.
2.2. Thực trạng hoạt động marketing kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng sửa chữaô tô của Hà Nội Ford