thiết kế hoạt động kiểm soát
Qua tìm hiểu của mình, kiểm toán viên phân tích và đánh giá thiết kế hữu hiệu của hoạt động kiểm soát theo hai mức độ là: Thiết kế hữu hiệu và thiết kế không hữu hiệu.
Những khiếm khuyết trong thiết kế hoạt động kiểm soát do không c ó khả năng ngăn chặn hoặc không thể xử lý sai s ót trọng yếu của BCTC sẽ được xem là “Yếu kém trọng yếu”. Đối với những khiếm khuyết ít nghiêm trọng hơn nhưng vẫn đủ mức quan trọng để cần đến sự lưu ý của Hội đồng quản trị tại doanh nghiệp sẽ được đánh giá là “Thiếu s ót nghiêm trọng”. Và những khiếm khuyết được đánh giá ở mức “Thiếu s ót” là những vấn đề không cần đến sự lưu ý của Hội đồng quản trị nhưng vẫn ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Việc đánh giá khiếm khuyết sẽ dựa vào xét đoán chuyên môn của kiểm toán viên.
Nếu các hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp không được thiết kế hữu hiệu thì kiểm toán viên cần phải phân tích và đánh giá khiếm khuyết đ c phải là yếu kém trọng yếu hay không. Nếu nhận thấy chúng trọng yếu thì kiểm toán viên phải đánh giá liệu chúng c ó ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế hoặc hoạt động của hoạt động kiểm soát ở cấp độ hoạt động c liên quan đến rủi ro c khả năng xảy ra cao hay không. Nếu chúng c ảnh hưởng thì kiểm toán viên không thể thực hiện thử nghiệm kiểm soát để giảm các thử nghiệm cơ bản c ó liên quan. Ngược lại, nếu kiểm toán viên xác định điểm yếu kém trọng yếu ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp không ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế hoặc hoạt động của các hoạt động kiểm soát liên quan đến rủi ro c ó khả năng gây ra sai s ót trọng yếu cao, thì kiểm toán viên c ó thể thực hiện các thử nghiệm để kiểm tra tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát ở cấp độ từng hoạt động đối với những hoạt động kiểm soát chính c liên quan.
Sau khi thực hiện tìm hiểu thiết kế hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp, kiểm toán viên sẽ tiến hành nhập liệu và lưu trữ hồ sơ vào Voyager. Các yếu tố mà kiểm toán viên cần lưu ý trong quá trình này là:
- Thiếu các hoạt động kiểm soát.
- Nhiệm vụ không phù hợp (ví dụ: Phân chia trách nhiệm và quyền hạn không thích hợp).
- Các hoạt động kiểm soát không phù hợp (ví dụ: thiếu thủ tục kiểm soát giám sát, quá nhiều thủ tục kiểm soát không được ghi chép).
hạn chế việc xâm nhập vào cơ sở dữ liệu, chương trình cho người dùng thích hợp).
Dựa trên những ghi nhận của kiểm toán viên, Voyager sẽ tự động phân tích để đưa ra đánh giá về thiết kế hữu hiệu và phát hiện những khiếm khuyết trong thiết kế hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp của khách hàng, với ba mức đánh giá là:
- Thiết kế hữu hiệu (Designed Effectively).
- Thiết kế không hữu hiệu (Not Designed Effectively). - Chưa đầy đủ (Incomplete).
Theo yêu cầu của phương pháp luận Horizon, khi hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp không được thiết kế hữu hiệu thì kiểm toán viên phải phân tích và đánh giá điểm yếu kém đó có trọng yếu hay không, do đó họ sẽ không kết luận về thiết kế của hoạt động kiểm soát khi chưa đánh giá những khiếm khuyết được tìm thấy. Lúc này, kiểm toán viên sẽ nhận xét thiết kế của hoạt động kiểm soát là “Chưa đầy đủ” (Incomplete) và những khiếm khuyết là “Chưa được đánh giá” (Not set).
Những khiếm khuyết được tìm thấy trong thiết kế hoạt động kiểm soát được sử dụng thuật ngữ “Phát hiện” (Finding) và được nhận diện bởi Voyager hoặc bởi kiểm toán viên. Vì vậy, nếu nhận thấy những Phát hiện của Voyager là chưa đầy đủ, tương tự như với việc ghi nhận quy trình và hoạt động kiểm soát, kiểm toán viên c ó thể thêm vào Voyager những Phát hiện mới. Theo đ , kiểm toán viên sẽ ghi nhận lại đánh giá của mình về những phát hiện được tìm thấy. ết quả đánh giá phát hiện được phân thành năm mức độ: Chưa đánh giá, Không c ó hiệu lực, Thiếu s ót, Thiếu s ót nghiêm trọng, Yếu kém trọng yếu (Not set, Invalid, Deficiency, Significant Deficiency, Material Weakness).
Nếu đánh giá phát hiện là không c ó khả năng dẫn đến những yếu kém trọng yếu, nghĩa là phủ nhận phát hiện này, kiểm toán viên chọn “Không c ó hiệu lực” (Invalid). Khi đó , kiểm toán viên buộc phải ghi chú lại lý do của đánh giá này. Ngược lại, nếu nghi ngờ những phát hiện này c ó khả năng dẫn đến những yếu kém trọng yếu, kiểm toán viên phải kiểm chứng nghi ngờ này thông qua việc trả lời hệ thống câu hỏi thiết kế theo phương pháp luận Horizon với sự trợ giúp của Voyager. B ằng xét đoán nghề nghiệp, kiểm toán viên trả lời C ó/ Không với từng câu hỏi được lần lượt đưa ra và sau đó Voyager sẽ phân tích chuỗi nhận định này và đưa ra kết luận cho nghi ngờ của kiểm toán viên. ết luận này chính là kết quả đánh giá phát hiện.
Áp dụng với công ty X
Giới thiệu về công ty X
Công ty X là công ty liên doanh giữa công ty Y và Công ty Z theo Giấy phép Kinh doanh số XX/GP ngày dd tháng mm năm yyyy do B ộ Kế hoạch và Đầu tư cấp. Công ty Y, là một công ty thành lập tại nước ngoài. Công ty Z, là một công ty Việt Nam được thành lập tại TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Hoạt động chính của công ty là cung cấp dịch vụ nhà hàng.
Hệ thống kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là hệ thống kế toán Việt Nam. Năm tài chính bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng (VND) Hình thức kế toán: nhật ký chung.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
o Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
o Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế.
Dựa trên thông tin kiểm toán viên thu thập và nhập vào phần mềm Voyager, phần mềm tự động phân tích dữ liệu và đánh giá thiết kế hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp. Sau cùng, kiểm toán viên đánh giá thiết kế hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể của doanh nghiệp là Thiết kế hữu hiệu.
Hình 2.4: Kết quả đánh giá thiết kế hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể của công ty X (nguồn: Voyager)
Trong qua trình đánh giá phát hiện, kiểm toán viên nhận thấy c ó khiếm khuyết tồn tại nhưng rồi họ nhận định chúng không phải là yếu kém trong thiết kế.
Phát hiện thứ nhất (chi tiết xem phụ lục 2) thuộc yếu tố Công nghệ thông tin. Kiểm đề nghị kiểm toán nội bộ của đơn vị nên thiết lập các thủ tục để phát hiện và kiểm tra sự xâm nhập của bên ngoài vào hệ thống. Kiểm toán viên đánh giá đây không phải là khiếm khuyết với lời giải thích: đơn vị không lưu giữ bản sao file cứng của các mã nguồn của các ứng dụng này mà là các nhà cung cấp phần mềm lưu, điều này tránh việc rò rỉ thông tin nội bộ.
Phát hiện thứ hai (chi tiết xem phụ lục 3) cũng thuộc yếu tố Công nghệ thông tin. Kiểm toán viên đề nghị việc truy cập vào mã nguồn nên được giới hạn bởi các lập trình viên và đánh giá đây không phải là khiếm khuyết vì công ty không lưu trữ bản sao file cứng của các mã nguồn mà là các nhà cung cấp phần mềm lưu; do đó , để mà tiếp cận những mã nguồn bị giới hạn bởi những nhà cung cấp phần mềm; đây không phải là phát hiện ứng dụng được; hơn thế nữa, công ty không có lập trình viên thiết lập phần mềm này, do đây là phần mềm mua ngoài.
Dựa trên đánh giá về thiết kế ở cấp độ tổng thể, kiểm toán viên tìm hiểu hoạt động kiểm soát ở cấp độ hoạt động nhằm xác định các chu trình quan trọng liên quan đến rủi ro có khả năng gây ra sai s ót trọng yếu cao và trên cơ sở đó đánh giá thiết kế ở cấp độ hoạt động có hiệu quả không.
Quy trình tai Grant Thornton
Kết quả đánh giá về thiết kế hữu hiệu của hoạt động kiểm soát ở cấp độ tổng thể doanh nghiệp kết hợp với các yếu tố khác (ngành nghề của đơn vị, dấu hiệu rủi ro, quy trình chấp nhận khách hàng, ...) là cơ sở cho việc phân tích và chỉ ra những sự kiện c ó thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính hay còn gọi là “Vấn đề”. Từ những “Vấn đề”, kiểm toán viên cần nhận biết được rủi ro c ó thể gây ra sai s ót trọng yếu trên BCTC theo cơ sở dẫn liệu và đặc biệt quan tâm những rủi ro c ó khả năng xảy ra cao.