Quy trình cho ta biết trình tự, cách thức và nhiệm vụ của từng phòng ban trong việc tham gia đấu thầu của Công ty.
Bước 1: Tìm kiếm thông tin về dự án và mua hồ sơ dự thầu
Công ty tìm thông tin về đấu thầu thông qua: báo đấu thầu, trang web về đấu thầu, tạp chí xây dựng, tivi… (đối với các dự án đấu thầu hạn chế thì qua thư mời thầu của chủ đầu tư). Ngoài ra Công ty còn tìm kiếm thông qua các chủ dự án hay những mối quan hệ của cán bộ nhân viên trong Công ty.
Các thông tin cần thiết về gói thầu mà Công ty tìm hiểu gồm: Bên mời thầu
- Tên dự án, tên gói thầu
- Nguồn vốn: thông tin về nguồn vốn cho Công ty biết được mình cần tuân thủ theo luật chơi nào. Nguồn vốn là ngân sách nhà nước hay ngân sách địa phương thì luật chơi không khác nhau, cùng tuân thủ luật chơi trong nước. Nếu nguồn vốn bao
Tìm kiếm thông tin về dự án và mua hồ sơ dự thầu
Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Nộp hồ sơ dự thầu
Tham gia mở thầu
Nhận thông báo kết quả đấu thầu
Ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng
gồm cả ODA hay vốn nước ngoài thì tùy theo quy định của gói thầu phải tuân theo luật chơi của quốc tế hay luật Việt Nam.
- Hình thức và phương thức đấu thầu: thông tin này cho biết hình thức cạnh tranh rộng rãi hay cạnh tranh hạn chế hay chỉ định thầu… Còn phương thức tham gia của gói thầu xây lắp là một giai đoạn và một túi hồ sơ.
- Thời gian bán, nơi bán HSMT, thời gian làm bài.
- Giá gói thầu: là số tiền chủ đầu tư dự kiến thực hiện gói thầu. Nếu bên dự thầu đưa ra số tiền vượt quá gói thầu này thì sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận và hồ sơ bị loại. Trước đây giá gói thầu chưa bao gồm dự phòng phí còn bây giờ giá gói thầu bao gồm cả dự phòng phí.
- Thời điểm đóng thầu, mở thầu.
Sau khi tổng hợp thông tin về những gói thầu liên quan Công ty sẽ lọc ra những dự án phù hợp với năng lực của Công ty để mua hồ sơ dự thầu. Việc lựa chọn những hồ sơ phù hợp sẽ khiến Công ty tiết kiệm được chi phí và tăng được khả năng trúng thầu, từ đó tăng xác suất trúng thầu.
Nội dung của HSMT của chủ đầu tư thường bao gồm: - Thông báo mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu - Bảo đảm dự thầu
- Bản vẽ thiết kế - Bản tiên lượng
- Bóc tách bản tiên lượng - Mẫu bảo đảm dự thầu
- Mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng - Các loại hợp đồng của xây lắp
Bước 2: Lập hồ sơ dự thầu
Công tác lập hồ sơ dự thầu là một khâu có vai trò quan trọng và quyết định tới khả năng thắng thầu của Công ty. Nó được giao cho phòng kinh doanh, phòng hành chính tổng hợp và phòng kỹ thuật thực hiện.
Hồ sơ dự thầu bao gồm những tài liệu sau: - Thư mời thầu
- Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu
- Thông tin về nhà thầu
- Thuyết minh về biện pháp và tiến độ thi công công trình - Bản vẽ biện pháp và tiến độ thi công công trình
- Bảng tính giá trị dự thầu
Đối với các tài liệu pháp lý, năng lực tài chính, lao động, năng lực về máy móc thiết bị, hồ sơ kinh nghiệm… của Công ty phòng hành chính tổng hợp sẽ căn cứ đặc điểm cụ thể của công trình để có sự lựa chọn, bố trí phù hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư.
Để chuẩn bị đưa ra các đề xuất kỹ thuật, biện pháp thi công. Công ty sẽ cử các cán bộ chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm xuống địa điểm sẽ thi công công trình để khảo sát thực tế và tiến hành kiểm tra kỹ thiết kế được lập bởi bên mời thầu (chủ đầu tư). Nếu phát hiện những sai sót hoặc bất hợp lý của thiết kế thì đưa ra giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh. Đây là cơ sở nâng cao uy tín của Công ty đối với chủ đầu tư.
HSDT là căn cứ để đánh giá các nhà thầu, quá trình đánh giá HSDT gồm 2 bước, đó là đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết. Do đặc điểm của gói thầu xây lắp nên đánh giá sơ bộ có thể bao gồm nhiều nội dung hơn như kiểm tra bảo đảm dự thầu, kiểm tra năng lực tài chính…
Đánh giá chi tiết các HSDT xây lắp được thực hiện theo phương pháp giá đánh giá theo hai nội dung kỹ thuật và tài chính.
Nội dung kỹ thuật: đề xuất kỹ thuật là bản mô tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biện pháp kỹ thuật cụ thể để thực hiện gói thầu. Đối với nhà thầu xây lắp, ngoài kinh nghiệm chuyên môn của đội ngũ nhâ sự thì năng lực kỹ thuật còn được thể hiện qua số lượng và chất lượng các loại máy móc, thiết bị công trình xây dựng
Để đánh giá biện pháp kỹ thuật thực hiện gói thầu của các nhà thầu thì bên mời thầu sử dụng các tiêu chí đánh giá đã được nêu trong HSMT bằng cách cho điểm hoặc dùng cách trả lời Đạt/Không đạt. Các gói thầu xây lắp khác nhau về quy mô và về yêu cầu kỹ thuật được đánh giá theo những tiêu chí khác nhau như:
- Tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công và biện pháp bảo đảm kỹ thuật.
- Mức độ đáp ứng về yêu cầu kỹ thuật, chất lượng vật tư. - Mức độ đáp ứng về thiết bị thi công.
- Các biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy. Sau khí đánh giá đề xuất kỹ thuật, bên mời thầu loại bỏ những đề xuất kỹ thuật
không đáp ứng yêu cầu và tiến hành xem xét đề xuất tài chính của những HSDT còn lại
Đề xuất tài chính: nội dung này đưa ra bảng giá chào thầu. Căn cứ tính giá dự thầu của Công ty
Bên mời thầu dựa vào phương pháp giá đánh giá được xác định theo trình tự sau:
- Sửa lỗi số học - Hiệu chính sai lệch - Đổi ra đồng tiền chung - Trừ phần giảm giá
- Xác định mặt bằng so sánh và giá đánh giá.
Tính giá dự thầu:
Giá trị dự toán xây lắp (GTDTXL) sau thuế của công trình xây dựng bao gồm: GTDTXL trước thuế và khoản thuế GTGT đầu ra
GTDTXL sau thuế = GTDTXL trước thuế + VAT = T + C +TL + VAT
Trong đó:
T: chi phí trực tiếp C: chi phí chung
TL: thu nhập chịu thuế tính trước
Giá trị dự toán xây lắp trước thuế: là mức giá để tính thuế GTGT bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí chung và thu nhập chịu thuế tính trước, được xác định theo mức tiêu hao về vật tư, lao động, sử dụng máy móc và mặt bằng giá của khu vực từng thời kỳ do các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Chi phí trực tiếp: bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy thi công, được xác định trên cơ sở khối lượng xây lắp theo thiết kế được lắp tương ứng. Chi phí vật liệu bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, được tính theo đơn giá xây dựng cơ bản (đơn giá địa phương hoặc đơn giá công trình). Mức giá các loại vật tư vật liệu trong đơn giá nói trên chưa bao gồm thuế GTGT đầu vào mà doanh nghiệp xây dựng phải ứng trả khi mua vật tư, vật liệu có sự thay đổi về giá cả thì căn cứ vào mức giá chưa có thuế GTGT trong thông báo tùy từng kỳ của cơ quan có thẩm quyền công bố để tránh sự chênh lệch này vào chi phí vật liệu trong dự toán. Chi phí về nhân công GTDTXD bao gồm: lương cơ bản và các khoản phụ cấp có tính chất lượng, các chi phí theo chế độ có thể khoản trực
tiếp cho người lao động để tính một ngày công định mức. Chi phí máy thi công gồm chi phí nhân công thợ điều khiển, sửa chữa máy, thiết bị thi công. Riêng một số chi phí phụ thuộc trong giá cả máy và thiết bị thi công như xăng dầu, điện năng chưa tính giá trị tăng đầu vào.
- Chi phí chung: tính bằng % so với chi phí nhân công trong giá trị doanh thu xây lắp, được quy định cho từng loại công trình. Khoản thu nhập chịu thuế tính trước dùng để nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và một số khoản chi phí phải nộp, phải trừ khác. Phần còn lại được trích lập quỹ theo quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước.
Thuế GTGT đầu ra: dùng để trả thuế GTGT đầu vào mà doanh nghiệp xây dựng đã ứng trước khi mua vật tư, vật liệu, nhiêu liệu, năng lượng nhưng chưa được tính vào chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí chung doanh thu xây lắp trước thuế và phần thuế GTGT mà doanh nghiệp xây dựng phải nộp.
Bước 3: Nộp hồ sơ dự thầu
Nộp HSDT phải trước thời điểm đóng thầu. Bên mời thầu sẽ không nhận HSDT nếu quá thời điểm đóng thầu, do vậy Công ty cần chú ý đến thời điểm đóng thầu mà các chủ đầu tư đưa ra để hồ sơ được hợp lệ
Bước 4: Tham gia mở thầu
Mở thầu là việc bên mời thầu công báo công khai các thông tin cơ bản trong HSDT của các nhà thầu. Tham gia buổi mở thầu sẽ giúp cho Công ty biết được thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
Bước 5: Nhận thông báo kết quả đấu thầu
Kết quả trúng thầu sẽ được chuyển bằng văn bản. Nhà thầu rất hồi hộp trong khi chờ đợi kết quả trúng thầu từ khi nộp bải để khi nhận được thông báo kết quả trúng thầu. Nếu nhận được kết quả trúng thầu sau thời gian thông báo thì nhà thầu có quyền từ chối thực hiện gói thầu. Nếu chờ đợi quá lâu nhà thầu có thể nhận được tin trúng thầu từ gói thầu khác hấp dẫn hơn.
Bước 6: Ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng
Khi nhận được kết quả trúng thầu Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đầu tư. Nêu ra những điều kiện thảo thuận giữa hai bên để hoàn thiện hợp đồng. Sau đó thực hiện hợp đồng và bàn giao công trình cho chủ đầu tư.
1.2.3 Thực trạng công tác đấu thầu tại công ty TNHH kỹ thuật vật tư thiết bị điện Hà Nội qua công trình “cải tạo và mở rộng trụ sở làm việc Ngân hàng nông nghiệp & PTNT Cầu Giấy
Tên gói thầu: “Cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí” Công trình: cải tạo và mở rộng trụ sở làm việc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Cầu Giấy.
Bên mời thầu: Ngân hàng NN & PTNT Cầu Giấy
Thời gian đăng ký và mua hồ sơ: Từ ngày 20/10/2008 đến 30/10/2008 (trừ ngày thứ 7 và chủ nhật)
Địa điểm mua Hồ sơ: Phòng tổ chức hành chính – Ngân hàng NN & PTNN Cầu Giấy
Giá bán hồ sơ: 500.000 đồng/ hồ sơ (năm trăm ngàn đồng) Bảo đảm dự thầu: 50.000.000 (năm mươi triệu đồng chẵn)
Thời gian nộp hồ sơ dự thầu: từ ngày 24 – 27 tháng 11 năm 2008. Kết thúc vào 14h30 ngày 27/11/2008
Bước 1: Tìm kiếm thông tin và mua HSDT
Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng phòng kinh doanh của Công ty biết đến gói thầu, tìm hiểu, sau đó trình cán bộ lãnh đạo Công ty xem xét và đưa ra quyết định tham gia gói thầu do xét thấy tính phù hợp về quy mô và năng lực của Công ty.
Bước 2: Lập hồ sơ dự thầu
a) Nội dung hành chính, pháp lý:
Bao gồm: đơn dự thầu, bảo đảm dự thầu, hồ sơ pháp lý, năng lực Công ty.
b) Nội dung kỹ thuật:
Công ty đưa ra các bảng mô tả năng lực kỹ thuật (năng lực tài chính, năng lực nhân sự, năng lực tổ chức quản lý, năng lực máy móc thiết bị). Tiếp theo là trình bày về các biện pháp thực hiện gói thầu thông qua “Tổ chức công trường và các giải pháp kỹ thuật”.
b.1) Đặc tính kỹ thuật, chất lượng, vật tư và vật liệu xây dựng.
Nhà thầu cam kết tất cả các loại máy móc thiết bị liên quan đều tuân thủ theo những tiêu chuẩn kỹ thuật, các quy chuẩn quy phạm có liên quan ứng với từng loại máy móc thiết bị. Đồng thời, tất cả các loại máy móc thiết bị đều được nhà thầu vận chuyển đến công trường sớm để có thể lẫy mẫu và kiểm tra khi cần thiết.
b.2) Tổ chức công trường
Sơ đồ tổ chức hiện trường Giám đốc dự án
Chủ nhiệm công trình
Ban điều hành
Ngoài công trường
Chỉ huy công trình Trợ lý kỹ thuật
Giám sát kỹ thuật và ATLĐ Tài chính, hành chính, vật tư Tại trụ sở Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kinh tế, tài chính Bộ phận kế hoạch, vật tư Bộ phận hành chính, văn phòng Xưởng cơ khí chế tạo Đội thi công hệ thống BMS Đội thi công đường ống nước Đội thi công đường ống gió Đội thi công phần điện Đội lắp máy và thiết bị Kho vật tư và đội phục vụ thi công
Sơ đồ tổ chức thực hiện công việc được xây dựng trên cơ sở thực tế công trình. Với tính chất quan trọng của công trình nên mục đích Công ty đặt ra là: hệ thống thi công phải đạt chất lượng kỹ thuật cao nhất trong thời gian cho phép. Vì vậy, tổ chức thực hiện công trình sẽ bao gồm hai bộ phận chính: Bộ phận tại trụ sở Công ty và bộ phận công trường, hai bộ phận này do chủ nhiệm công trình chỉ huy và phối hợp hoạt động.
b.3)Biện pháp thi công cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí
Phần 1: lắp đặt hệ thống đường ống nước + Công đoạn 1: lắp đường ống nước thoát + Công đoạn 2: thử áp lực đường ống nước
+ Công đoạn 3: nối các ống nước với các thiết bị máy điều hòa
Phần 2: lắp đặt hệ thống cấp khí tươi, hệ thống tuần hoàn không khí và hút khí thải
+ Công đoạn 1: lắp quạt hướng trục gắn tường + Công đoạn 2: lắp quạt hướng trục nối ống gió + Công đoạn 3: lắp quạt ly tâm nối ống gió
+ Công đoạn 4: lắp các cửa gió (miệng thổi và miệng hút) + Công đoạn 5: bảo ôn đường ống
Phần 3: Lắp đặt hệ thống điện
+ Công đoạn 1: lắp đường dây cấp điện, các điều khiển cho máy điều hòa cục nóng và cục lạnh
+ Công đoạn 2: lắp tủ điện chính và tủ điện máy điều hòa + Công đoạn 3: lắp đường cáp cấp điện động lực
Phần 4: Lắp đặt máy và thiết bị
+ Công đoạn 1: lắp cục nóng máy điều hòa không khí
+ Công đoạn 2: lắp đặt các thiết bị cục lạnh Cassette và cục lạnh treo tường Phần 5: Chạy thử, hiệu chỉnh hệ thống
b.4) Đào tạo, chuyển giao công nghệ:
Các tài liệu kỹ thuật: các tài liệu kỹ thuật cần thiết cho việc đào tạo và chuyển giao công nghệ sẽ được Công ty chuẩn bị cụ thể là:
- Các tài liệu mô tả thiết bị và mô tả hệ thống - Catalogue kỹ thuật của các thiết bị
- Các quy tắc và quy phạm an toàn lao động khi vận hành - Bản đồ vẽ hoàn công
- Tài liệu hướng dẫn vận hành Công tác đào tạo:
Trong 10 ngày cuối sẽ tiến hành công tác đào tạo hướng dẫn vận hành. Các chuyên gia kỹ thuật của Công ty cùng với các chuyên gia của các hãng cung cấp thiết bị sẽ hướng dẫn cho nhóm vận hành các nội dung chủ yếu sau:
