a)Đầu tư đào tạo và nâng cao trình độ
Yếu tố con người là gốc rễ của mọi sự thành công trong Công ty và sự thắng lợi hay thất bại trong tranh thầu của Công ty. Yếu tố con người có ảnh hưởng lớn thể hiện thông qua việc lập hồ sơ dự thầu. Việc bóc tách tiên lượng và lắp giá chính xác, sát thực tế; việc đưa ra một bản thuyết trình tổ chức thi công và biện pháp kỹ thuật hợp lý… để tạo ra một bộ hồ sơ dự thầu có chất lượng đều do các cán bộ tham gia đấu thầu lập nên. Như vậy, trình độ năng lực của các cán bộ làm công tác đấu thầu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hồ sơ dự thầu. Do đó, để nâng cao chất lượng của hồ sơ dự thầu và nâng cao khả năng thắng thầu của mình Công ty phải tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu.
Mặt khác, đòi hỏi ngày càng cao của chủ đầu tư về các mặt của công trình: chất lượng công trình, tiến độ và độ thẩm mỹ, mà điều này phụ thuộc rất lớn và tay nghề của công nhân, cũng như trình độ chỉ huy của người giám sát thi công; đồng thời sự tiến bộ của khoa học công nghệ về thiết bị thi công nó cũng yêu cầu phải có trình độ nhất định mới điều khiển được. Vì thế, việc đào tạo, bồi dưỡng năng lực trình độ là một việc không thể không thực hiện nếu muốn thắng trong tranh thầu.
Để nâng cao năng lực trình độ, nâng cao kiến thức về mặt kinh tế, luật pháp, ngoại ngữ, tin học của cán bộ tham gia đấu thầu Công ty có thể thực hiện việc bồi dưỡng như sau:
- Trước hết, hình thức tự đào tạo và bồi dưỡng. Công ty tổ chức các buổi thảo luận học hỏi kinh nghiệm, mời các cán bộ kinh nghiệm lâu năm và các công nhân thợ bậc cao trong Công ty hoặc mời các nhà chuyên môn. Sau đó Công ty cần đúc kết lại những kinh nghiệm và ý kiến của mọi người từ đó đưa ra bài học kinh nghiệm cho mình. Đối với những công trình mà Công ty trượt thầu, Công ty cần phân tích tìm ra nguyên nhân dẫn đến trật thầu của mình để khắc phục lần sau. Tìm ra những lý do hay ưu thế của nhà thầu đã thắng để học hỏi kinh nghiệm. Đối với những công trình thắng thầu Công ty cũng cần tìm hiểu tại sao lại phải thắng thầu để khai thác thế mạng đó ở công trinh tương tự, và đồng thời đánh giá xem đã tối ưu chưa. Qua đó nâng cao năng lực kinh nghiệm của cán bộ đấu thầu. Bên cạnh đó, Công ty bỏ ra một số tiền và việc mua các sách báo liên quan đến đấu thầu, luật đấu thầu… để cho các cán bộ, công nhân viên tham khảo.
- Gửi một số cán bộ của phòng kế hoạch tổng hợp đi học các lớp bồi dưỡng về kinh tế tài chính, pháp luật ở các trường đại học hoặc các cơ sở chuyên nghiệp và Công ty tạo điều kiện cho họ về thời gian, chi phí học tập.
- Tạo điều kiện cho một số cán bộ làm công tác đấu thầu tham gia trao đổi kinh nghiệm, các lớp bồi dưỡng kiến thức về đấu thầu do Tổng công ty Đầu tư và Phát triển Hà Nội tổ chức.
- Công ty có thể đứng ra tự tổ chức các lớp học bồi dưỡng kỹ năng vi tính và ngoại ngữ cho các cán bộ, chuyên viên tham gia và quá trình đấu thầu để nâng cao hiệu quả thuyết trình các biện pháp thi công và tăng cường khả năng đàm phán, ký kết hợp đồng.
- Bên cạnh việc bồi dưỡng thường xuyên cho các cán bộ tham gia công tác đấu thầu, Công ty cần thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nâng cao tay nghề, bậc thợ cho các công nhân trong Công ty để đảm bảo thực hiện được các yêu cầu xây dựng (chất lượng, thời gian,…)
Để giải pháp này thực hiện được hiệu quả Công ty cần: - Xác định đúng đối tượng cần đào tạo.
- Đào tạo và bồi dưỡng cần phải đi đôi với kiểm tra (đối với công nhân trực tiếp, sau khi đào tạo tổ chức kiểm tra bằng cách tổ chức cuộc thi tay nghề và có khen thưởng để khuyến khích mọi người tham gia)
- Đào tạo và bồi dưỡng liên tục
Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện qua 5 giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Phân tích sử dụng nguồn nhân lực hiện có
- Giai đoạn 2: Dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực - Giai đoạn 3: Dự đoán cung nguồn nhân lực
- Giai đoạn 4: Cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực - Giai đoạn 5: Xây dựng các giải pháp thực hiện
Thực hiện tốt giải pháp đào tạo kiến thức và kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ giúp cho Công ty nâng cao hiệu quả đấu thầu nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung
b) Tổ chức bộ máy đấu thầu của Công ty hiệu quả hơn
Công ty chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ
sơ dự thầu và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty. a. Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu gi?a chuyờn gia d?u th?u và chuyờn gia k? su di?u hành d? ỏnViệc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ
chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của công ty a. Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của tư vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh nghiệm nhất của công ty được đào tạo trước những năm 90 theo các công trình cũ, do đó cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đó cần tiếp tục được đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết công suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đó, việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần được hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia trong phòng dự án đấu thầu của công ty bao gồm :
Nhóm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, có rất nhiều loại thị trường nghiên cứu như :Thị trường công việc(thị trường đầu vào ); Thị trường đối tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi công ; Thị trường lao động....
Nhóm chuyên gia về kinh tế
thường, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành công của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là người quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng như hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - công nghệ thi công
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu và thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các công trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.
Nhóm chuyên gia về thiết bị thi công
Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí máy thi công thường chiếm từ 15% đến 25% giá thành xây dựng công trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hưởng đến năng lực, uy tín, của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án thi công. Nhóm chuyên gia về thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn loại thiết bị phù hợp cho dự án, tính toán chi phí thiết bị cũng như bố trí giây chuyền thiết bị và các vấn đề khác có liên quan, kể cả thiết bị thi công, thiết bị thí nghiệm, các thiết bị phục vụ cho đầu tư và kỹ sư tư vấn.