- Kế toỏn chi phớ thuế TNDN sử dụng phiếu kế toỏn, tờ khai quyết toỏn thuế
chi tiền của cụng ty; thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ tài liệu viết ủy nhiệm chi cho nhưng nghiệp vụ trong cụng ty phỏt sinh bằng tiền gửi ngõn hàng.
cho nhưng nghiệp vụ trong cụng ty phỏt sinh bằng tiền gửi ngõn hàng.
•Kế toỏn thanh toỏn: theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh cụng nợ phải thu, phải trả
tại cỏc cửa hàng, chi nhỏnh, cỏc đơn vị nội bộ trong cựng tập đoàn, cỏc khoản thuế và phớ phải nộp cho Nhà nước.
•Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Cụng ty, căn cứ vào cỏc chứng từ được duyệt
hợp lý, hợp lệ, hợp phỏp để tiến hành thu chi tiền mặt, giao dịch ngõn hàng... •Kế toỏn TSCĐ, CCDC : : Theo dừi tài sản hạch toỏn cỏ nghiệp vụ phỏt sinh
tăng, giảm tài sản, sửa chữa, khấu hao... tài sản cố định của Cụng ty.
•Kế toỏn XDCB: theo dừi cụng tỏc xõy dựng cơ sở vật chất, tài sản phục vụ
cho toàn bộ hoạt động của cụng ty.
•Kế toỏn tiền lương: theo dừi, phản ỏnh tỡnh hỡnh về lương, phụ cấp và cỏc
khoản trớch theo lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ…,theo dừi quỹ lương, thưởng... lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn...
•Kế toỏn chi phớ: tập hợp và tổng hợp cỏc khoản chi liờn quan đến cỏc hoạt
động của cụng ty, lập cỏc định mức chi phớ của cụng ty.
•Kế toỏn hàng húa: thực hiện toàn bộ cỏc cụng việc kế toỏn liờn quan đến tỡnh
2.1.4.8. Kế toỏn mỏy với phần mềm kế toỏn PBM
PBM là Phần mềm quản trị kinh doanh và kế toỏn dành cho cỏc doanh
nghiệp kinh doanh xăng dầu, được phỏt triển và liờn tục được hoàn thiện từ năm 2000. PBM phự hợp với tất cả cỏc mụ hỡnh doanh nghiệp, từ doanh nghiệp độc lập đến cỏc doanh nghiệp lớn cú nhiều cấp quản lý Tổng Cụng ty - Cụng ty - Chi nhỏnh/Xớ nghiệp - Cửa hàng bỏn lẻ.
HèNH 2.3 : MÀN HèNH CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ KẾ TOÁN – PHÂN HỆ KẾ TOÁN.
Chức năng của phần mềm:
Quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng húa
- Quản lý Nhập - Xuất - Tồn kho hàng húa: Lập phiếu nhập, xuất kho hàng húa; quản lý nhập mua nội địa; quản lý xuất hàng; quản lý tồn kho; quản lý thừa, thiếu, hao hụt hàng húa theo mặt hàng, theo khỏch hàng, kho hàng, nguồn hàng,…
- Quản lý bỏn hàng: Viết húa đơn bỏn hàng; quản lý số lượng, doanh thu, giỏ vốn, lói gộp bỏn hàng theo mặt hàng, khỏch hàng, kho hàng,…
Quản lý nghiệp vụ kế toỏn: Hỗ trợ cụng tỏc kế toỏn theo chế độ kế toỏn
doanh nghiệp ban hành kốm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh. Bao gồm:
- Lập sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp - Lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo tài chớnh tổng hợp - Lập cỏc bỏo cỏo quản trị theo yờu cầu quản lý.
- Quản lý vốn bằng tiền, cụng nợ, hàng tồn kho; quản lý doanh thu, chi phớ, lợi nhuận; kế toỏn thuế và cỏc khoản phải nộp…
Quản lý nghiệp vụ tài sản cố định: Quản lý tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ, trớch khấu hao TSCĐ theo cỏc phương phỏp khấu hao,
Quản lý nhập xuất tồn kho: Quản lý chi tiết và tổng hợp tỡnh hỡnh biến
động Nhập – Xuất – Tồn kho Quản lý hệ thống
- Phõn quyền cho cỏ nhõn, nhúm người dựng sử dụng chương trỡnh theo chức năng nhiệm vụ để bảo mật thụng tin.
- Rà soỏt, phỏt triển, đồng bộ hệ thống. Tại Cửa hàng:
- Quản lý cỏc mặt hàng kinh doanh tại Cửa hàng và tồn kho của chỳng. - Quản lý cỏc phương thức bỏn hàng và cụng nợ.
- Quản lý thu chi tiền tại Cửa hàng: tất cả cỏc phỏt sinh tiền liờn quan giữa Khỏch hàng – của hàng – đơn vị chủ quản của cửa hàng
- Giao ca tại cửa hàng: số cột bơm, lượng bỏn qua cột bơm.
- Quản lý kĩ thuật: tớnh hao hụt định mức (hao hụt võn chuyển và hao hụt tổng hợp), xỏc định lượng hàng thừa thiếu qua hao hụt dịnh mức và thực tế.
- Tự động truyền gửi số liệu về đơn vị chủ quản: qua Internet.. Tại Văn phũng đơn vị chủ quản:
- Theo dừi số liệu cửa hàng: tổng hợp hoặc chi tiết.
- Quản lý hệ thống, phõn quyền truy nhập cho toàn bộ hệ thống user tại Client, khúa sổ dữ liệu, đúng/mở lại ca bỏn hàng, cập nhập và đồng bộ giỏ mơi trong toàn hệ thống, hệ thống từ điển trong chương trỡnh.
- Tổng hợp số liệu tất cỏ cỏc Cửa hàng để đưa vào chương trỡnh quản trị kinh danh kế toỏn chung của đơn vị chủ quản/ cụng ty, giải phúng việc cập nhập số liệu cỏc Cửa hàng bằng tay vào hệ thống chung.
2.2. Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty.
2.2.1. Đặc điểm về hàng húa của Cụng ty Xăng dầu Hà Sơn Bỡnh
Danh mục cỏc loại hàng húa mà cụng ty Xăng dầu Hà Sơn Bỡnh cung cấp trờn thị trường bao gồm cỏc loại:
• Nhúm Xăng dầu: Xăng RON 92, RON 95, dầu hỏa, điezen 0.05S, điezen 0.25S.
• Nhúm Húa dầu: dầu lon chai, dầu phuy, dầu rời, mỡ lon, mỡ chai, húa chất…
• Nhúm Gas và phụ kiện: khớ dốt gas, bếp gas và phụ kiện.
• Nhúm cung cấp dịch vụ: giữ hộ hàng Tổng cụng ty, giữ hàng dự trữ quốc gia...
Do đú nhúm hàng húa mà cụng ty cung cấp cú một số đặc trưng chủ yếu sau:
Hầu hết cỏc sản phẩm mà cụng ty cung cấp đều cú những tớnh chất lý húa riờng, ở thể lỏng hoặc khớ, dễ bay hơi và bốc chỏy. Đặc điểm này đũi hỏi cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy trong hoạt động kinh doanh và sử dụng Xăng dầu phải là những thiết bị và phương tiện chuyờn dụng. Đồng thời phải tớnh toỏn, bố trớ cỏc cụng cụ để tồn chứa làm sao cho mức hao hụt là thấp nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Xăng dầu cũng bị loại hàng hoá rất dễ bị kém, mất đi phẩm chất. Do đú, các nhà kinh doanh là phải có kho tàng, phơng tiện vật hiện đại. Việc bảo quản sử dụng, xăng dầu phải đợc nghiên cứu tính toán phải có các giải pháp kỹ thuật, tổ chức quản lý, điều hành trong quá trình kinh doanh.
Xăng dầu là loại hàng hoá có khả năng gây nhiễm độc cho con ngời do có Benzen, lu huỳnh, axít hữu cơ..., ngời lao động khi tiếp xúc với xăng dầu phải đợc đào tạo, huấn luyện và đảm bảo phòng ngừa độc hại, có chế độ bảo hộ lao động và phải đợc thực hiện theo một qui trình nhất định…
Xăng dầu còn là hợp chất hoá học, dễ phản ứng hoá học gây ra ô nhiễm môi trường sinh thái ô nhiễm nguồn nước làm ảnh hởng đến sự sống. Khi kinh doanh phải chú ý đến việc đầu t thoả đáng v àđỳng đắn cho việc bảo vệ môi trờng sinh thái.
2.2.2. Kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty
Để theo dừi trỡnh tự tổ chức kế toỏn bỏn hàng của Cụng ty một cỏch rừ ràng liờn tục qua cỏc khõu, em xin tiến hành đi sõu vào tỡm hiểu tỡnh hỡnh kế toỏn xăng dầu của Cụng ty và trỡnh tự kế toỏn của mặt hàng này, cỏc mặt hàng khỏc cũng sẽ được hiểu tương tự theo trỡnh tự kế toỏn của mặt hàng này.
2.2.2.1. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Nội dung: Doanh thu bỏn hàng của Cụng ty là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt
động bỏn cỏc sản phẩm xăng dầu và cung cấp dịch vụ.
Doanh thu bỏn hàng của cụng ty được xỏc định căn cứ vào số lượng và đơn giỏ mà Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam quy định dưới sự điều chỉnh của liờn Bộ Tài chớnh và Bộ Cụng Thương quy định tại mỗi thời điểm nhất định. Cụng thức:
Doanh thu bỏn hàng =
Số lượng
hàng bỏn ì
Đơn giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT
Phương thức bỏn hàng: với đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc trưng cựng với điều kiện vật chất hiện nay, cụng ty thực hiện bỏn hàng theo 3 phương thức chủ yếu:
- Bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức chuyển hàng: đối với những khỏch hàng
mua hàng với số lượng lớn mà chưa cú dụng cụ và phương tiện vận chuyển, sau khi kớ hợp đồng với phũng kinh doanh, khỏch hàng sẽ được hướng dẫn tới một trong cỏc kho ở Xớ nghiệp K133 hoặc cỏc kho ở chi nhỏnh để nhận hàng, đồng thời được hướng dẫn những kĩ thuật cần thiết và được cụng ty sử dụng xe sitec vận chuyển và giao hàng tại địa điểm nhận hàng của bờn mua và cấp giấy xuất kho.
- Bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp: thụng thường đối với
những khỏch hàng mua hàng với số lượng vừa đủ lớn, cú khả năng bảo quản và vận chuyển hàng húa xăng dầu, sau khi kớ hợp đồng mua hàng sẽ cử người đến kho hàng của cụng ty để trực tiếp nhận hàng và ỏp tải hàng về đơn vị mỡnh. Sau khi nhận đủ hàng, đại diện bờn mua ký nhận đó đủ hàng vào chứng từ bỏn hàng của bờn bỏn đồng thời trả tiền ngay hoặc kớ nhận nợ.
- Bỏn lẻ thu tiền trực tiếp: diễn ra tại hệ thống cỏc cửa hàng của toàn cụng ty,
khi khỏch hàng đến cửa hàng cú nhu cầu mua hàng, nhõn viờn bỏn hàng tiến hành cung cấp hàng cho khỏch hàng và trực tiếp thu tiền của khỏch hàng.
Phương thức thanh toỏn: cụng ty ỏp dụng 2 hỡnh thức thanh toỏn phổ biến:
- Phương thức thanh toỏn ngay: Theo đú sau khi hàng húa đó được bàn giao
được tiến hành trực tiếp cú thể bằng tiền mặt, sộc, ngõn phiếu, ủy nhiệm thu, thẻ thanh toỏn flexicar hoặc bằng hàng húa...