- Đối với bỏn buụn: được thực hiện khi doanh nghiệp bỏn hàng cho cỏc đại lý,
2.2.3. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp
Chi phớ bỏn hàng là cỏc khoản chi phớ phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng húa và cung cấp dịch vụ.
Chi phớ quản lý doanh nghiệp là toàn bộ cỏc khoản chi phớ liờn quan đến mọi quỏ trỡnh quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý hành chớnh và một số khoản khỏc cú tớnh chất chung toàn doanh nghiệp.
Tại cụng ty Xăng dầu Hà Sơn Bỡnh, với đặc điểm quản lý và kinh doanh đặc trưng của toàn ngành Xăng dầu mà cỏc khoản chi phớ liờn quan đến 2 phương diện bỏn hàng và quản lý toàn doanh nghiệp trờn được Tập đoàn gộp luụn vào nhau khụng cú sự tỏch biệt riờng rẽ và được gọi chung là chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp. Cỏc khoản đú bao gồm:
• Tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, chi chế độ cho nhõn viờn.
• Chi phớ sử dụng vật liệu, cụng cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ.
• Chi phớ bảo quản hàng húa ở cửa hàng, chi phớ vận chuyển, bảo hiểm, mụ giới, hoa hồng, chi phớ quảng cỏo tiếp thị, chi phớ tiếp khỏch.
• Chi phớ đào tạo tuyển dụng, chi phớ văn phũng và chi phớ cụng tỏc.
• Chi phớ dự phũng, chi phớ thuế, lệ phớ...
Chứng từ sử dụng:
- Húa đơn GTGT của người bỏn. - Phiếu chi.
- Giấy bỏo Nợ.
- Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao, bảng phõn bổ cụng cụ dụng cụ. - Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương.
- Cỏc chứng từ khỏc...
Tài khoản:
- Vỡ cụng ty khụng tỏch biệt giữa chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp do đú cụng ty chỉ sử dụng duy nhất một TK 641- chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp để phản ỏnh cỏc khoản chi phớ trờn.
- Trong hệ thống tài khoản khai bỏo trong phần mềm PBM, TK 641 mới chỉ được mở chi tiết thờm 2 cấp theo từng mặt hàng như sau:
TK 64111: hàng húa – xăng dầu TK 64112: hàng húa – dầu mỡ nhờn TK 64113: hàng húa – húa chất
TK 64115: hàng húa – gas, bếp, phụ kiện TK 64135: dịch vụ hàng dự trữ quốc gia Tk 64138: dịch vụ khỏc
Quy trỡnh nhập liệu vào phần mềm
HèNH 2.8: QUY TRèNH NHẬP LIỆU CHI PHÍ VÀO PHẦN MỀM PBM
(Nguồn: tài liệu hướng dẫn sử dụng của PBM)
Vớ dụ minh họa: Ngày 01/12/2012 kế toỏn tiền căn cứ vào húa đơn tiền
phũng, giấy giới thiệu nhõn viờn Phan Tuấn Dũng đi cụng tỏc, viết phiếu chi tiền mặt:
Chứng từ: húa đơn của người bỏn, phiếu chi, giấy bỏo cú, bảng phõn bổ
khấu hao TSCĐ, phõn bổ tiền lương...
Phõn hệ kế toỏn- dữ liệu Nhập dữ liệu đầy đủ theo
từng loại chứng từ vào - Sổ cỏi TK 641
Sổ chứng từ kế toỏn TK 641
Bỏo cỏo chi phớ bỏn hàng và quản lý kinh doanh
Sau đú kế toỏn tiền vào phõn hệ kế toỏn – dữ liệu – phiếu chi để nhập dữ
liệu của nghiệp vụ vào hệ thống với định khoản: Nợ TK 6411: 4.620.000
Cú TK 1111: 4.620.000
HèNH 2.9: MÀN HèNH NHẬP PHIẾU CHI CỦA PHẦN MỀM PBM
Sau khi nghiệp vụ trờn được định khoản kế toỏn cú thể theo dừi nghiệp vụ trờn thụng qua một số loại sổ như: sổ cỏi TK 641, sổ chứng từ kế toỏn tựy chọn…