8. Cấu trúc của luận án
3.1.6. Hồn thiện quy trình
Đối với các TVCC, trước tiên cần phải đảm bảo chất lượng sản phẩm cung cấp phải đồng nhất, đồng thời tiêu chuẩn dịch vụ cũng cần thực hiện theo quy trình đồng bộ ở tất cả các địa điểm, kênh phân phối thuộc thương hiệu doanh nghiệp. Thực hiện tốt quy trình này sẽ giảm thiểu được các sai sót, phối hợp hiệu quả cung ứng sẽ thu về phản ứng tốt từ phía khách hàng. Chính vì vậy việc thiết lập và tổ chức xây dựng quy trình quản lý chất lượng theo ISO sẽ đem lại hiệu quả cao khi áp dụng vào lĩnh vực thư viện. Để tổ chức thành cơng quy trình quản lý chất lượng, các TVCC cần:
- Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng trong tổ chức của mình. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống theo tiêu chuẩn ISO là phải thấy được ý nghĩa trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Ban lãnh đạo thư viện cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho thư viện.
- Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án/đề án ISO. Ban chỉ đạo ISO tại thư viện, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện cán bộ thư viện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO.
- Triển khai các hoạt động đánh giá thực trạng của thư viện và so sánh với tiêu chuẩn. Đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO, từ đó xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào thư viện đã có, mức độ đáp ứng đến đâu. Các hoạt động nào chưa có để bàn bạc, đề xuất và xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, TVCC có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
- Nhóm cán bộ triển khai sẽ thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.
- Áp dụng hệ thống theo ISO; Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận; Tiến hành đánh giá chứng nhận; Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận.
Việc xây dựng hệ thống ISO là do chính cán bộ thư viện xây dựng nên, do vậy trong q trình vận hành nếu có những bất cập hạn chế trong quy trình nào, người cán bộ thư viện cần có báo cáo điều chỉnh quy trình nhằm hồn thiện hơn nữa hệ thống tiêu chuẩn đáp ứng công việc ngày một hiệu quả hơn.