4.2.3.1 Hiện đại hóa công nghệ thanh toán
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và ngày càng là một phần gắn liền với mọi lĩnh vực trong cuộc sống như hiện nay, bắt buộc các ngân hàng cần phải chủ động nắm lấy thời cơ và mạnh dạn đầu tư công nghệ vào hoạt động ngân hàng để có thể hội nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.
Mạnh dạn đầu tư kỹ thuật công nghệ ngân hàng, kỹ thuật truyền tin hiện đại, phù hợp với tiêu chuẩn công nghệ ngân hàng tiên tiến trên thế giới: nhằm giúp quá trình giao dịch, thanh toán được nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và chính xác. Bên cạnh đó, các trưởng bộ phận có thể giám sát các hoạt động của Chi nhánh thật chuyên nghiệp và chặt chẽ, nâng cao hiệu quả quản lí. Việc này cũng tạo điều kiện cho ngân hàng có thể quản lí dữ liệu một cách thống nhất và có thể truy xuất bất kì lúc nào, tiết kiệm được công sức của nhân viên trong việc theo dõi theo cách truyền thống.
Tập trung hoàn thiện phần lưu hồ sơ và tìm kiếm hồ sơ lưu khoa học và an toàn: để có thể tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và làm việc một cách hiệu quả. Để hạn chế tối đa các sự cố về mạng, Chi nhánh có thể xem xét việc sử dụng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp đường truyền khác nhau, khi một đường truyền có vấn đề thì cũng không làm ảnh hưởng đến tổng thể.
Có sự theo dõi thường xuyên: để có thể cập nhật các chương trình, phần mềm mới nhằm có kế hoạch tối đa việc hệ thống của ngân hàng bị xâm nhập. Để tăng lợi thế cạnh tranh của ngân hàng, mở rộng mạng lưới hoạt động ra các nước lân cận thì việc rút ngắn khoảng cách và đẩy mạnh các ứng dụng công nghệ hiện đại là một điều cần thiết.
4.2.3.2 Nâng cao năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên thanh toán quốc tế
Để phát triển hoạt động TTQT thì điều quan trọng trước nhất là phải nâng cao trình độ của cán bộ TTQT. Một các bộ nhân viên, lãnh đạo phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, am hiểu về nghiệp vụ ngoại thương và hoạt động kinh doanh quốc tế, ngoài những kiến thức chuyên môn, họ bắt buộc phải có hiểu biết về vi tính và ngoại ngữ. Hơn thế nữa, để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho hoạt động TTQT, các cán bộ nhân viên TTQT còn phải được rèn luyện về phẩm chất đạo đức, trung thực, tự giác và có trách nhiệm cao với công việc của mình. Để được như thế, Chi nhánh cần tập trung vào công tác tuyển chọn cán bộ, công tác đào tạo và đào tạo lại cũng như công tác tổ chức nhân sự và thi đua khen thưởng.
Công tác tuyển chọn cán bộ:
Để mở rộng và phát triển hoạt động trong tương lai, nhu cầu cán bộ nhân viên là rất lớn vì vậy công tác tuyển chọn cán bộ cần phải được chú trọng. Ngay từ khâu tuyển dụng, ngân hàng phải thực hiện tổ chức thi tuyển theo nhiều vòng để đánh giá toàn diện về các thí sinh trên các lĩnh vực như kiến thức chuyên môn, mức độ thành thạo vi tính, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp, khả năng quản lí thời gian,…Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, các ứng viên sẽ dễ dàng làm quen với công việc, hiệu quả làm việc sẽ gia tăng. Điều quan trọng cần lưu ý, Chi nhánh nen công bằng và minh bạch trong khâu tuyển người để tránh thực trạng nhận vào những nhân viên không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn trên.
Công tác đào tạo và đào tạo lại:
Công tác đạo tạo cho nhân viên mới và đào tạo lại cho nhân viên cũ là vô cùng cần thiết để duy trì chất lượng nguồn nhân lực ở mức cao nhất. Các nhân viên mới tuyển dụng thường là những sinh viên mới ra trường hoặc đã đi làm nhưng làm trái ngành cho nên kinh nghiệm về xử lí các công việc lien quan đến hoạt động TTQT còn kém, khó có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như làm quen với quy trình nghiệp vụ của ngân hàng. Bên cạnh đó, do đặc thù của công việc TTQT là làm việc trong một môi trường có nhiều thay đồi, phát triển, tình hình kinh tế thế giới luôn biến động nên họ sẽ có lúc không nắm bắt kịp kiến thức. Vì thế Chi nhánh cần lập kế hoạch
trong dài hạn để đầu tư một quỹ thời gian hợp lí cho việc hướng dẫn tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, văn hóa kinh doanh và ngoại ngữ.
Các cán bộ lãnh đạo nên quan tâm theo dõi tình hình xử lí nghiệp vụ, thường xuyên kiểm tra, đánh giá trình độ của các thanh toán viên để có thể kịp thời bổ sung những kiến thức còn thiếu sót, nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực cho cán bộ công tác và hỗ trợ lẫn nhau nhằm hoàn thiện hoạt động TTQT ở Chi nhánh.
Việc hoạch định, tiêu chuẩn hóa và rà soát sắp xếp lại các cán bộ TTQT, đảm bảo từ cán bộ quản lí đến chuyên môn nghiệp vụ phải có đủ các tiêu chuẩn bằng cấp và trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, vận hành và sử dụng thành thạo máy vi tính là vô cùng cần thiết. Chi nhánh có thể trích lập một quỹ riêng để có thể cấp kinh phí học ngoài giờ về ngoại ngữ, học tin học cho các cán bộ. Bên cạnh đó, tìm kiếm các thanh toán viên có năng lực chuyên môn cao từ Hội sở hoặc các chuyên gia nước ngoài về TTQT để tổ chức các lớp học ngắn hạn đào tạo chuyên sâu về TTQT.
Bộ phận TTQT tại Chi nhánh cùng với phòng TTQT tại Hội sở tập hợp các tình huống, trường hợp cần thảo luận, các vấn đề quan trọng và hay xảy ra trong khi giao dịch từ các chi nhánh nhằm để đưa ra một hướng giải quyết thấu đáo, hợp lí và thống nhất đến các chi nhánh trong toàn hệ thống. Qua đó, khi có vấn đề bất lợi xảy ra, Chi nhánh sẽ có hướng giải quyết nhanh chóng dựa trên những cách giải quyết có sẵn. Ngoài ra, việc này cũng tạo điều kiện cho các cán bộ chuyên trách có thể học hỏi và tiếp thu cách giải quyết vấn đề hay cũng như thúc đẩy sự linh hoạt và năng động khi xử lí một tình huống khó khăn, nhất là trong hoạt động TTQT đòi hỏi nhiều sự chính xác và cẩn thận vì một quyết định sai như thế nào cũng có ảnh hưởng lớn đến Chi nhánh.
Công tác tổ chức nhân sự:
Trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng và sự bão hòa về công tác đào tạo các sinh viên ngàng Tài chính - Ngân hàng như hiện nay thì việc tìm kiếm những nhân viên giỏi có năng lực chuyên môn cao và phẩm chất đạo đức tốt là một quá trình không phải dễ. Hơn nữa, các ngân hàng cần phải tìm mọi cách thu hút nhân viên giỏi về làm tại ngân hàng mình. Nếu ngân hàng không có một công tác tổ chức nhân sự tốt thì những cán bộ giỏi sẽ không gắn bó lâu với ngân hàng.
Trong công tác tổ chức nhân sự, Chi nhánh cần đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong vần đề khen thưởng cũng như kỉ luật. Cần tăng cường công tác tư tưởng, rèn luyện đạo đức Ngân hàng cho cán bộ không chỉ riêng phòng Kinh doanh ngoại hối mà còn của cả các cán bộ thuộc phòng ban khác ở Chi nhánh.
- Cụ thể hơn, Chi nhánh có thể lập một bản đánh giá nhân viên hằng tháng và chọn ra nhân viên xuất sắc trong tháng dựa trên các tiêu chí về mức độ thân thiện, khả năng hoàn thành công việc, thái độ cùng khác nhân viên khác, tác phong đạo đức và có khen thưởng nhằm động viên khích lệ, tăng tính cạnh tranh của các nhân viên.
- Ngoài ra, các nhân viên trong cùng một phòng ban có thể chấm điểm lẫn nhau theo từng đôi một để có thể quan sát để phát hiện những nhân viên có cách cư xử không đúng mực một cách dễ dàng hơn. Và bảng theo dõi này sẽ đưa lên cho các trưởng bộ phận theo tuần để các lãnh đạo của phòng, của Chi nhánh biết rõ hơn về cung cách và thái độ của từng nhân viên. Từ đó đề ra mức độ khen thưởng cũng như kỉ luật phù hợp với các nhân viên.
Thêm vào đó, không ngừng cải thiện các chế độ phụ cấp, bảo hiểm, tăng dần mức thu nhập cho nhân viên. Có chế độ khen thưởng xứng đáng với các cá nhân đạt kết quả xuất sắc, có sáng kiến tốt đạt doanh số cao cho ngân hàng. Quan tâm và khuyến khích các hoạt động ngoại khóa như du lịch, thể thao…để gắn bó các nhân viên trong ngân hàng, xây dựng tinh thần đoàn kết nhằm phối hợp hiệu quả hơn nữa trong công việc.
4.2.4 Về chiến lược kinh doanh
4.2.4.1 Đẩy mạnh hoạt động Marketing
Điều quan trọng hiện tại là Chi nhánh cần chủ động đẩy mạnh tiếp thị và thu hút các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu lớn như các doanh nghiệp ở các Bộ, Ngành, Tổng công ty, các doanh nghiệp địa phương, các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp và đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tưnước ngoài. Chi nhánh nên chú trọng đến các tiêu chí như là khả năng tài chính lành mạnh, uy tín trong quan hệ tín dụng, thanh toán và có thế mạnh trong hoạt động thương mại quốc tế.
Cần dành thời gian cho việc tổ chức các cuộc nghiên cứu thị trường để tìm hiểu khách hàng và nhìn nhận được những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động TTQT trên địa bàn thành phố. Từ đó, đánh giá được khả năng cạnh tranh của mình bằng cách tìm hiểu thị phần mà Chi nhánh đang nắm giữ là bao nhiêu so với ngân hàng khác xu hướng đó là tăng hay giảm trong năm tới, mức thu từ hoạt động TTQT của ngân hàng so với các đối thủ,…Quan trọng hơn cả là Chi nhánh cần phân tích và nắm rõ các đối thủ cạnh tranh, từ đó đưa ra các biện pháp hơn hẳn để thu hút khách hàng mới và giữ chân các khách hàng thân thuộc.
Một trong những điều thu hút các khách hàng mới và tiềm năng đó là sự có mặt của những sản phẩm với tiện ích mới, hiện đại và phong phú hơn. Để năng lực cạnh tranh của sản phẩm ngày càng cao thì Chi nhánh cần xây dựng một chiến lược phát triển sản phẩm mới và có sự đầu tư đúng mức trong việc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới hấp dẫn hơn. Ngoài ra, Chi nhánh còn có thể tổ chức định kì 6 tháng 1 lần các lớp đào tạo, hội thảo về các thông lệ quốc tế và kinh nghiệm về thanh toán quốc tế cho các khách hàng thân thuộc cũng như các khách hàng mới. Điều này vừa có thể nâng cao sự hiểu biết của khách hàng vừa củng cố mối quan hệ của ngân hàng.
Bên cạnh các chính sách Makerting hợp lí, Chi nhánh cần đẩy mạnh về hoạt động truyền thông nhằm tạo cầu nối giữa ngân hàng và khách hàng. Cụ thể hơn, Agribank Sài Gòn có thể tài trợ các chương trình lớn diễn ra trong nước, quảng cáo qua truyền hình, truyền thanh, các báo, tạp chí, trên mạng Internet hướng dẫn rõ ràng mọi hoạt động dịch vụ của ngân hàng đặc biệt là hoạt động TTQT. Ngoài ra, Chi nhánh nếu đầutư hơn vào hoạt động tiếp thị như in các tờ rơi, quyển sổ tay nhỏ, thiết kế đẹp mắt làm nổi bật được những tiện ích khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng. Trụ sở của Chi nhánh đặc biệt là phòng giao dịch trực tiếp với khách hàng phải được bố trí khang trang, sạch đẹp và tạo được sự thuận lợi cho khách hàng.
Một yếu tố khác không kém phần quan trọng để tạo được ấn tượng với khách hàng và gián tiếp là bộ mặt của ngân hàng đó là phong cách làm việc, thái độ giao tiếp của nhân viên đặc biệt là các giao dịch viên và các thanh toán viên. Để có thể thu hút là giữ chân được khách hàng nhân viên thanh toán cần phải luôn có thái độ niềm nở, nhiệt tình, giải quyết công việc chính xác, không gây khó khăn và không thất hẹn với khách hàng, luôn sẵn sang hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng làm thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác. Chủ động và sẵn sàng tư vấn cho khách hàng ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với những điều khoản và áp dụng phương thức thanh toán an toàn và có lợi nhất.
4.2.4.2 Xây dựng chính sách khách hàng linh hoạt
Khách hàng là người quyết định sự tồn tại và phát triển của một ngân hàng vì thế bất kì một ngân hàng nào cũng phải xây dựng cho mình một chính sách khách hàng hợp lí, thong minh và nổi trội so với đối thủ của mình nhằm duy trì và thu hút khách hàng, mở rộng hoạt động kinh doanh. Một số chính sách mà ngân hàng có thể áp dụng đó là: đa dạng hóa đối tượng khách hàng, phân loại khách hàng.
Đa
dạng hóa đối tượng khách hàng:
Hiện nay, cơ cấu khách hàng của hoạt động TTQT của Chi nhánh đa số là khách hàng nội địa, các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, khách hàng quốc tế và các
doanh nghiệp lớn sử dụng hoạt động TTQT của Chi nhánh còn hạn chế. Do đó, để phát
triển hoạt động TTQT ngân hàng cần phải tiến hành đa dạng khách hàng, điều này không chỉ giúp Chi nhánh tăng thêm nguồn thu nhập, mở rộng thị trường mà còn giúp Chi nhánh giảm thiểu rủi ro và nâng cao uy tín trong hoạt động TTQT.
Hơn thế nữa, Chi nhánh phải chủ động tìm kiếm khách hàng chứ không nên bị động mà chỉ chờ khách hàng có nhu cầu đến giao dịch và thanh toán. Việc thu hút thêm nhiều khách hàng xuất nhập khẩu sẽ tạo nên một nguồn thu ngoại tệ dồi dào, đa dạng hóa nguồn ngoại tệ của ngân hàng và đó là một trong những điều kiện tiên quyết để phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động TTQT. Thêm vào đó, Chi nhánh Sài Gòn cũng nên tìm kiếm các doanh nghiệp nhập khẩu lớn có uy tín để có thể cho vay những khoản vay với lãi suất hợp lí, mang lại thu nhập và tăng cường hoạt động thanh toán của ngân hàng.
Phân loại khách hàng:
Tiếp theo đó, Agribank chi nhánh Sài Gòn cần tiến hành phân loại khách hàng dể đánh giá và có những chính sách ưu đãi phù hợp về lãi suất, thủ tục, mức phí, tỷ lệ kí quỹ….nhằm khuyến khích phát triển và phù hợp với định hướng phát triển của ngân hàng.
- Với những khách hàng mới hoặc lần đầu tiên tham gia TTQT tại Chi nhánh với trị giá giao dịch lớn, Chi nhánh có thể xem xét việc giảm phí hoặc cung cấp các dịch vụ chéo nhằm tạo điều kiện cho khách hàng làm quen và gây được một ấn tượng tốt cho khách hàng.
- Với những khách hàng ít có hoạt động TTQT tại ngân hàng và trình độ nghiệp vụ ngoại thương của họ còn thấp nhưng có tiềm năng phát triển trong tương lai, Chi nhánh có thể chủ động và nhiệt tình hơn trong việc tư vấn lựa chọn phương thức TTQT nào có lợi nhất, ràng buộc các điều khảon có lợi để giảm rủi ro nhằm tạo được sự tin dùng của khách hàng.
- Với những khách hàng lớn và sử dịch dịch vụ TTQT thường xuyên, Chi nhánh có thể có chính sách ưu đãi như miễn giảm một số loại phí, giảm lãi suất cho vay, ưu đãi về tỷ lệ kí quỹ khi mở L/C, ưu đãi trong việc thế chấp tài sản khi vay vốn, ưu đãi về giá mua, bán ngoại tệ phục vụ TTQT.
Tổ chức hội nghị khách hàng thường xuyên: Mục đích của hoạt động này nhằm thắt chặt mối quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng. Trong các hội nghị, ngân hàng sẽ giới thiệu cho khách hàng các sản phẩm, dịch vụ mới, giải thích cặn kẽ những ưu điểm, tiện ích từ dịch vụ, cũng như điều kiện để sử dụng dịch vụ, đồng thời sẽ trao đổi, tiếp xúc với khách hàng, lằng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng. Từ đó sẽ nâng cao được uy tín của ngân hàng trong lòng khách hàng.
4.2.5 Nâng cao hiệu quả hoạt động và đa dạng hóa dịch vụ TTQT