- Nghe có hiệu quả/nghe thấu cảm: không chỉ chăm chú lắng nghe mà còn tự
3.4.Nguyên tắc phản hồ
3. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp
3.4.Nguyên tắc phản hồ
Các nguyên tắc phản hồi có thể tóm tắt như sau: (1) nói điểm mạnh trước, điểm cần cải thiện sau;(2) cụ thể; (3) không phán xét, tập trung vào tình huống ứng xử, không tập trung vào cá nhân con người; (4) không áp đặt; (5) chọn thời điểm thích hợp để phản hồi.
- Nói điểm mạnh trước, điểm cần cải thiện sau: lời khen giúp người nhận phản hồi có tâm lý tốt, đưa ra điểm cần cải thiện sau làm cho người nhận có tâm lý sẵn sàng cải thiện điểm hạn chế của mình.
- Cụ thể: cả điểm mạnh và điểm cần cải thiện đều cần cụ thể để người nhận phản hồi biết để phát huy hoặc cải thiện.
- Không phán xét, tập trung vào tình huống ứng xử, không tập trung vào cá nhân con người: phản hồi trực tiếp vào sự việc, không nên suy diễn có thể dẫn đến hiểu nhầm, hiểu sai sự việc. Tập trung vào tình huống ứng xử, không tập trung vào cá nhân con người: phản hồi cần phải khách quan, tập trung vào sự việc, không dựa vào tính cách cá nhân con người để kết luận.
- Không áp đặt: người đưa phản hồi nên đề xuất để người nhận suy nghĩ và cân nhắc, không nên áp đặt buộc người nhận phản hồi phải làm theo.
- Chọn thời điểm thích hợp để phản hồi: đây là một điểm nhạy cảm, cần tìm thời điểm thích hợp để đưa ra phản hồi có hiệu quả. Không nên đưa phản hồi lúc tâm trạng không bình tĩnh, có thể đưa ra những phản hồi mang tính chủ quan, người nhận phản hồi khó chấp nhận.
Ngoài ra chúng ta cần chú ý sử dụng ngôn từ khi phản hồi, nên bắt đầu bằng “tôi” hoặc “theo tôi”, không nên bắt đầu bằng “ chúng tôi” hay “mọi người”. Tất cả các nguyên tắc nêu trên đều rất quan trọng, tuy nhiên có thể áp dụng linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể.
Sau đây là một số điều nên và không nên khi đưa và nhận phản hồi. Khi đưa phản hồi:
Nên Không nên
- Khen ngợi những điểm tích cực - Phản hồi theo hướng xây dựng, đề
xuất hoặc dưới dạng câu hỏi
- Chắc chắn về những thông tin sẽ phản hồi
- Đưa thông tin cụ thể, rõ ràng, ngắn gọn
- Mô tả hành động, sự kiện, không kết luận tốt hay xấu
- Những điều có thể thay đổi được - Sử dụng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
phù hợp
- Đưa phản hồi vào thời điểm phù hợp
- Đưa ngay phản hồi tiêu cực, chê hay phê bình ngay
- Không nên nhằm vào cá nhân - Phản hồi những gì mà biết không
rõ
- Thông tin chung chung, mơ hồ - Đùa cợt, cường điệuquá mức - Những điều không thay đổi được - Để quá thời điểm mới phản hồi,
nhân tiện phản hồi những điều xảy ra đã lâu
Khi nhận phản hồi:
Nên Không nên
- Lắng nghe
- Làm rõ ý kiến phản hồi
- Trân trọng ý kiến phản hồi: cảm ơn và xem xét ý kiến một cách nghiêm túc - Chấp nhận, không thanh minh hay
giải thích, coi mọi ý kiến phản hồi đều hữu ích như nhau
- Lấy ý kiến cụ thể về sự việc
- Phủ định, phán xét lời phản hồi - Giải thích, tranh luận với người
đưa phản hồi - Bực tức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tỏ ra không thừa nhận ý kiến phản hồi
Khi nhận được phản hồi, nhận được ý kiến từ người khác vể một công việc đã thực hiện chính là cơ hội để mỗi người tự hoàn thiện mình và để người khác hiểu về mình hơn.