+ Khi bắt đầu thư bằng tên của một tổ chức, một người thì lưu ý phải kết thúc bằng một câu kết phù hợp.
Ví dụ: “Xin chân thành cảm ơn”
+ Mở đầu đơn thư: Nên trình bày bằng một vài giới thiệu cá nhân ở ngay đoạn đầu tiên của đơn thư.
Ví dụ: Họ và tên/Lớp/Khoa… Họ và tên/Tuổi/Quê quán…
+ Phần giải quyết vấn đề: Giải thích vì sao đơn, thư được gửi tới người đọc hoặc đề cập trực tiếp những vấn đề cần giải quyết;
Ví dụ: Xin bảo lưu kết quả học tập vì hoàn cảnh gia đình. Hoặc: Xin phép nghỉ học vì điều kiện sức khỏe.
Lưu ý: Phải sắp xếp thông tin một cách logic đảm bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả.
+ Kết thúc đơn thư: là ấn tượng cuối cùng bạn để lại cho người đọc. Kết thúc thư thường nhấn mạnh những những vấn đề, mong muốn được giải đáp; cảm ơn, hứa hẹn, cam kết, kính chào…
Ví dụ: Xin chấp hành mọi nội quy của lớp học.
Hoặc: Xin cam đoan tất cả nội dung đã trình bày là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nội dung đó.
Kết luận
Trong giao tiếp bằng văn bản, thông tin không chuyển đạt được các yếu tố phi ngôn ngữ, các chủ thể giao tiếp không được trực tiếp tiếp xúc với nhau và không thu nhận được thông tin phản hồi ngay. Điều này làm hạn chế rất nhiều khả năng trao đổi thông tin và hiệu quả giao tiếp. Vì vậy, để đảm bảo người nhận văn bản hiểu đúng, giải mã đúng thông tin của người viết thì văn bản cần đạt tính chính xác, rõ ràng, dễ hiểu ở mức độ cao hơn đồng thời chú ý đến bố cục nội dung, sắp xếp thông tin, cách diễn đạt, hành văn trong văn bản.
Tùy thuộc mục đích giao tiếp, việc sử dụng ngôn ngữ, cách bố cục, hành văn cũng cần chú ý phù hợp với mỗi loạivăn bản.
Thực hành
1. Viết đơn xin việc (đi làm thêm, sau khi ra trường)
2. Viết đơn xin học bổng (quỹ trong nước, quỹ nước ngoài) 3. Viết đơn xin gia nhập Câu lạc bộ Tình nguyện
Câu hỏi ôn tập
1. Tại sao phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản? Anh/chị gặp những thuận lợi và khó khăn gì trong quá trình thực hiện giao tiếp bằng văn bản? Nêu cách khắc phục những khó khăn, hạn chế đó.
2. Bằng những lập luận và ví dụ thực tế hãy chứng minh rằng: kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ thể giao tiếp thành công trong học tập và cuộc sống.
3. Nêu bố cục của giao tiếp bằng văn bản. Anh/chị đã áp dụng kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong học tập và cuộc sống như thế nào?
4. Anh/chị hãy trình bày những hiểu biết của mình về bố cục của đồ án tốt nghiệp?
Gợi ý: Hãy lựa chọn một đề tài chuyên ngành (một đề tài nghiên cứu khoa học trong sinh viên, đề tài để làm luận văn tốt nghiệp đại học…) vận dụng bố cục của giao tiếp bằng văn bản để viết một bố cục hoàn chỉnh.