III. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
3.4.2.Kỹ năng xử lý câu hỏi trong thuyết trình
Đã có rất nhiều buổi thuyết trình gặp thất bại do diễn giả xử lý các câu hỏi không thỏa đáng. Do đó, trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, nên học cách xử lý các câu hỏi khó và rèn luyện sự tự tin với những thính giả có quan điểm đối nghịch.
Trước hết, cần nhận biết và có cách ứng xử phù hợp với những kiểu người đặt câu hỏi khác nhau. Người hay phô trương thường cố chứng tỏ hiểu biết nhiều hơn diễn giả, còn những người dễ dao động thường vòng vo và rất ít khi đặt câu hỏi trực tiếp. Mỗi kiểu người cần có cách ứng xử khác nhau. Chẳng hạn, gợi ý cho những người dễ dao động trở lại vấn đề bằng cách nói: “Đó là một ý hay, nó đặt ra câu hỏi về…”; và nên chọn cách ứng xử lịch sự đối với những người thích phô trương, vì họ có thể gây phiền toái nếu bị kích động.
Cũng cần lưu ý không nên để hai hay nhiều người cùng đứng dậy đưa ra câu hỏi một lúc, sẽ rất khó khăn để kiểm soát tình hình lúc đó. Cần hết sức tránh bị cuốn vào cuộc tranh luận dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu như còn thời gian và thính giả đều quan tâm thì nên trở lại vấn đề đó. Hãy luôn tự tin với phần trình bày và trả lời của mình. Dưới đây là một số gợi ý với câu hỏi của thinh giả.
a. Một số gợi ý khi xử lý câu hỏi của thính giả
Câu hỏi của thính giả và cách trả lời câu hỏi
- Luôn nhắc lại mỗi câu hỏi để toàn bộ các thính giả biết vấn đề bạn được hỏi.
- Trước khi trả lời, hãy dành thời gian để nhìn lại câu hỏi. Nếu bạn không chắc chắn, hãy nêu lại câu hỏi và yêu cầu làm câu hỏi rõ hơn.
- Hãy đợi người hỏi hoàn thành câu hỏi trước khi bạn bắt đầu trả lời.
- Hoãn câu hỏi nhắm vào giải quyết các vấn đề cụ thể (hoặc kiến thức bí ẩn) đến cuối bài thuyết trình, hoặc để thảo luận riêng.
- Tránh kéo dài thảo luận với một thính giả, tránh các câu hỏi rộng, đặc biệt là tranh luận.
- Nếu không thể trả lời một câu hỏi, hãy:
+ Đề nghị cầu được nghiên cứu câu trả lời, và sẽ liên lạc lại với người đặt câu hỏi sau
+ Đề xuất các nguồn tài liệu để người hỏi có thể tự giải đáp câu hỏi + Đề nghị thính giả gợi ý.
b. Một số dạng câu hỏi và cách xử lý
- Câu hỏi tốt: Những câu hỏi này giúp bạn chuyển thông điệp của bạn đến thính giả tốt hơn. Hãy cám ơn người đã đặt câu hỏi và bình tĩnh trảlời câu hỏi.
- Câu hỏi khó: Đây là những câu hỏi mà bạn không thể hoặc không muốn trả lời. Hãy nói là bạn không biết, hoặc sẽ tìm hiểu thêm, hoặc đề nghị thính giả gợi ý.
- Câu hỏi không cần thiết: trả lời lại một cách ngắn gọn và chuyển sang câu hỏi tiếp
- Câu hỏi không liên quan: Hãy khéo léo để chuyển sang câu hỏi tiếphoặc tư vấn đến các chuyên gia.