- Nghe có hiệu quả/nghe thấu cảm: không chỉ chăm chú lắng nghe mà còn tự
3. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp
3.5. Kỹ năng phản hồi hiệu quả
Trong phần này tập trung vào việc phản hồi tích cực. Thực tế không phải ý kiến phản hồi nào đưa ra cũng mang ý nghĩa tích cực. Với những loại ý kiến này, ở vai trò là người quản lý hoặc trưởng nhóm cần chú ý để đảm bảo công bằng cho người được phản hồi.
Ví dụ:
A nói với B: Hôm nay tôi làm việc rất mệt, tôi chán quá B: Thôi đừng phàn nàn nữa, mọi người cũng thế cả. Cách phản hồi này không tích cực, mang tính phê phán
B: Tại sao bạn ko làm việc ít đi, tại sao bạn không chuyển sang công việc khác. Cách phản hồi này mang nặng lời khuyên.
B: Hình như bạn đã trải qua 1 ngày làm việc vất vả lắm phải không.
Cách phản hồi này mang tính tích cực. Phản hồi tích cực thể hiện sự thấu cảm của người nghe, kích thích người khác chia sẻ, tâm sự bộc lộ tiếp. Trong quan hệ xã hội nếu chúng ta phản hồi tốt thì sẽ có được tin tưởng nơi người khác vì họ cảm thấy được tôn trọng.
Phản hồi chỉ có ý nghĩa khi chúng ta biết cách đưa ra các phản hồi mang tính chất xây dựng, tích cực với mong muốn giúp người được phản hồi phát triển và hoàn thành công việc tốt hơn. Những ý kiến phản hồi tích cực thường tách cá nhân ra khỏi vấn đề. Hãy nhớ nguyên tắc “khen trước và đề xuất thay đổi sau” (như đã nhấn mạnh ở trên) là rất quan trọng khi phản hồi.
Bài tập tình huống Tình huống 1
Công ty A có một hợp đồng xây dựng một con đê thuộc xã X, công văn từ huyện đưa về xã đã 1 tháng theo lệnh giải tỏa một số nhà ở của các hộ dân trên địa bàn xã. Theo báo cáo của xã thì công việc đã hoàn thiện. Tuy nhiên khi anh/chị xuống địa bàn để bắt đầu thực hiện thi công thì người dân chưa hề biết gì và những ngối nhà thuộc diện giải tỏa vẫn còn nguyên.
Câu hỏi: Là người trực tiếp chịu trách nhiệm thi công công trình này anh chị
sẽ giải quyết như thế nào?
Yêu cầu: Đóng vai điều hành một cuộc họp dân
Tình huống 2
Nhóm dự án của bạn vừa nhận công tác tại địa bàn một tỉnh Tây Nguyên, công trình mà bạn nhận thi công là đi qua một bản người dân tộc Ê đê, muốn thi công công trình đó phải chuyển nhà Rông của dân bản đó đi nơi khác.Với phong tục của người bản địa họ không đồng ý vì con đó là xúc phạm và không tôn trọng văn hóa của họ.
Câu hỏi: Nhóm dự án cần phải trao đổi với cộng đồng như thế nào?
Yêu cầu: nhóm bạn đóng vai một cuộc trao đổi với già làng và thuyết phục
già làng cùng dân trong bản.
Bài tập trắc nghiệm
Bài tập 1: Bảng đánh giákỹ năng quan sát theo số điểm tự đánh giá
1. Khi bước chân vào bất cứ một văn phòng nào, việc đầu tiên bạn sẽ quan sát:
a. Vị trí sắp xếp của bàn ghế→3 điểm
b. Sự sắp xếp của đồ đạc trong phòng →10 điểm c. Những thứ được treo trên tường→5 điểm
2. Khi gặp người khác, bạn sẽ:
a. Chỉ nhìnmặt người ta→5 điểm
b. Quan sát từ đầu đến chân họ→10 điểm c. Chỉ quan sát các bộ phận thuộc đầu→3 điểm
3. Bạn sẽ ghi nhớ nhất cái gì khi được chiêm ngưỡng cảnh đẹp thiên nhiên?
a. Cảnh sắc thiên nhiên→10 điểm b. Không khí xung quanh→5 điểm
c. Cảm xúc đã có khi được chiêm ngưỡng cảnh sắc đó→3 điểm
4. Sáng sớm khi tỉnh dậy, việc đầu tiên bạn nghĩ đến là:
a. Những việc nên làm trong ngày→10 điểm b. Giấc mơ hôm qua→3 điểm
c. Suy nghĩ những việc phát sinh vào hôm qua→5 điểm
5. Khi ngồi trên xe búyt
a. Không đểý và nhìn ai bao giờ→3 điểm
b. Nhìn và quan sát những người đứng cạnh mình→5 điểm c. Nói chuyện với người đứng gần bạn nhất→10 điểm
6. Khi đi trên đường, bạn:
a. Quan sát xe cộ trên đường→5 điểm b. Quan sát những gì ở phía trước→3 điểm c. Quan sát người đi đường→10 điểm
7. Khi ngồi bên cửa sổ, bạn sẽ:
a. Quan sát những thứ có ích cho mình→3điểm b.Quan sát tất cả mọi thứ mà bạn nhìn thấy→5 điểm c. Chỉ quan sát 1 sự vật hoặc 1 sự việc cụ thể→10 điểm
8 .Nếu như bạn tìm một đồ vật nào đó ở trong nhà, bạn sẽ:
a. Tập trung suy nghĩ những nơi có khả năng chứa vật đó→10 điểm b. Tìm khắp nơi→5 điểm
c. Nhờ người khác giúp đỡ→3 điểm
9. Nhìn thấy những tấm ảnh cũ của người thân và bạn bè của mình, bạn sẽ:
a. Cảm động→5 điểm b. Buồn cười→3 điểm
c. Cố gắng xác định tên tuổi chính xác của những người trong ảnh→10 điểm
10. Nếu như có người yêu cầu bạn tham gia một trò chơi mà bạn không biết chơi, bạn sẽ:
a. Thử nhìn và chơi, nhỡ đâu lại dành được chiến thắng →10 điểm
b. Lấy lý do không biết chơi để nhìn mọi người chơi trước, sau đó thì từ chối→5điểm
c. Trực tiếp từ chối→3 điểm
11. Bạn đợi một người trong công viên, bạn sẽ:
a. Quan sát mọi người xung quanh→10 điểm b. Đọc báo→5 điểm
c. Làm một việc khác→3 điểm
12. Trong một đêm đầy sao, bạn sẽ:
a. Ngắm và cố đếm 12 chòm sao chính. →10 điểm b. Chỉ ngắm và thưởng ngoạn không gian→5 điểm c. Không ngắm cũng không để ý→3 điểm
13. Khi bạn buông quyển sách vừa đọc xuống, bạn sẽ:
a. Dùng bút chì đánh dấu trang cuối mà bạn vừa đọc→10 điểm b. Không đánh dấu→5điểm
c. Không đánh dấu vì bạn tin vào trí nhớ của mình→3 điểm
14: Bạn luôn ghi nhớ điểm gì của lãnh đạo?
a. Họ tên→5điểm
b. Ngoại hình→10 điểm c. Không gì cả→ 3 điểm
15: Đứng trước một bàn ăn được bày ra, bạn sẽ:
a. Không ngớt miệng tán dương người nấu và bài trí bàn ăn→3 điểm b. Xem mọi người đã đến đầy đủ chưa→10 năm
c. Quan sát xem tất cả các ghế đã được sắp xếp hợp lý chưa→5điểm
Kết quả:
Trên 100 điểm: Bạn là người có óc quan sát rất tốt. Bạn luôn để ý đến những sự vật và sự việc đang xảy ra xung quanh mình để có thể tổng hợp và phân tích một cách chính xác nhất.
Đồng thời có thể đánh giá và nhận định về người khác mà không cần phải nghe đánh giá trước đó từ người khác. Điều này rất có lợi cho công việc cũng như rèn luyện kỹ năng tổng hợp và phân tích trong công việc của bạn.
Từ 70 đến 100 điểm: Bạn cũng là một người biết quan sát và đánh giá sự vật và sự việc xung quanh. Những điểm tốt hay điểm chưa tốt cũng đều tự bạn rút ra và đánh giá được sau những lần quan sát và phân tích của mình.
Bạn cũng đưa ra được những nhận định mangtính chính xác cao, tuy nhiên bạn hay có cái nhìn phiến diện về một sự vật nào đó chứ ít khi nghe ý kiến từ người khác.
Từ 45 đến 69 điểm: Bạn thường chỉ quan sát được bề nổi của vấn đề, còn nội dung của nó bạn ít khi quan tâm cũng như quan sát và phân tích được.
Chính vì nguyên nhân này nên đôi khi bạn đưa ra những nhận định không chính xác mà người khác có thể nhận xét: bạn hồ đồ. Nên tạo cho mình thói quen quan sát một cách tỉ mỉ và cụ thể hơn.
Dưới 45 điểm: Có thể nói bạn là người không thích quan tâm đến mọi người cũng
như những sự vật sự việc đang xảy ra xung quanh mình. Bạn thích sống một cách khép kín, ít giao lưu với cuộc sống xã hội bên ngoài. Trong công việc bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn vì tính vô tâm này của mình.
Bài tập 2: Tự đánh giá kỹ năng phản hồi của bản thân
1. Liệt kê 2 tình huống anh/chị đã từng nhận phản hồi mà anh/chị đánh giá là chưa hài lòng?
Tình huống phản hồi Đã nhận phản hồi
2. Liệt kê các tình huống mà anh/chị đã từng nhận những phản hồi phê phán mà anh/chị cho rằng là đúng? Sau khi học kỹ năng phản hồi, anh/chị sẽ nhận phản hồi như thế nào?
Tình huống phản hồi Đã nhận phản hồi Sẽ nhận phản hồi
3. Bài học từ tình huống trên của anh/chị là gì?
Câu hỏi ôn tập
1. Lắng nghe là gì? Tại sao cần lắng nghe thấu cảm? 2. Để lắng nghe hiệu quả cần chú ý điều gì?
3. Bạn áp dụng kỹ năng lắng nghe vào học tập và cuộc sống như thế nào? 4. Phản hồi là gì? Tại sao cần phản hồi?
5. Để phản hồi hiệu quả, cần chú ý những nguyên tắc phản hồi nào?
6. Nêu một số tình huống đã áp dụng kỹ năng phản hồi vào học tập và cuộc sống?