- Những căn cứ để xác định mục tiêu hoạt động của trường là: Đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước đối với giáo dụcvà TDTT; k ế hoạch phát triển kinh tế
2.4. Chức năng kiểm tra.
2.4.1. Khái niệm:
Kiểm tra (controlling) là việc giúp nhà quản lý phát hiện các sai sót, các ách tắc của tổ chức trong quá trình hoạt động để có giải pháp xử lý, điều chỉnh, tận dụng các nguồn lực để sớm đưa tổ chức đạt đến mục tiêu. Chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản và quan trọng của quản lý. Có nhiều định nghĩa về kiểm tra.
Theo Robert J.Mockers: "Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu".
Nhiều tác giả đều thống nhất: "Kiểm tra trong quản lý là quá trình theo dõi giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết quả đạt được của các hoạt động, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch cần thiết. Đó cũng là quá trình tự điều chỉnh của tổ chức".
Nếu tiếp cận theo góc độ lý thuyết thông tin thì kiểm tra là quá trình thiết lập mối liên hệ ngược (thông tin ngược) giữa người quản lý và đối tượng quản lý. Như vậy, kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động và là hệ thống phản hồi dự báo trước những kết quả có thể xảy ra.
Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, là nhu cầu cơ bản để hoàn thành các quyết định quản lý. Kiểm tra còn giúp hoàn thiện các quyết định quản lý về nhiều mặt, khẳng định sự đúng sai của đường lối, chính sách, mục tiêu, cơ cấu, cơ chế của tổ chức. Ngoài ra, chức năng kiểm tra còn có các vai trò:
- Chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý để đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao;
- Là nhu cầu khách quan của mọi thành viên để tránh sự đổ lỗi về trách nhiệm, đồng thời đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo;
- Giúp tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường (quan hệ cạnh tranh, hợp tác...), xác định chỗ đứng của tổ chức hiện tại, tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện, đổi mới, tìm ra chỗ đứng mới để hướng tới.
Có thể nói rằng "không có kiểm tra là không có quản lý". 2.4.3. Một số nguyên tắc kiểm tra cơ bản:
- Kiểm tra phải mang tính khách quan. Công tác kiểm tra cần tôn trọng các sự vật, hiện tượng một cách khách quan. Không nên đưa ra ý kiến chủ quan của người kiểm tra vào công việc bởi vì ý kiến chủ quan sẽ làm sai lệch thực trạng mà nhà quản lý cần biết.
- Kiểm tra phải dựa vào các chuẩn mực nhất định. Từ các chuẩn mực đã định sẵn, người kiểm tra dựa vào đó để kiểm tra các hoạt động của hệ thống. Chỉ dựa vào các chuẩn mực thì mới tránh được hiện tượng chủ quan trong kiểm tra.
- Kiểm tra phải chính xác. Mọi công tác kiểm tra phải có độ chuẩn xác nhất định. Hiệu quả của việc điều chỉnh phụ thuộc nhiều vào độ chuẩn xác của kiểm tra.
- Kiểm tra cần có độ đa dạng hợp lý. Để cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả, cần kết hợp kiểm tra theo mẫu và kiểm tra toàn bộ, kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất, kiểm tra chiều dọc và kiểm tra chiều ngang, kiểm tra từng mặt và kiểm tra toàn diện… Nguyên tắc này thể hiện khả năng, năng lực của các nhà quản lý. Mặt khác, cần tránh hiện tượng kiểm tra chồng chéo. Người đi kiểm tra thì "cửa quyền", sách nhiễu, người được kiểm tra thi "đối phó".
- Kiểm tra cần có trọng tâm, trọng điểm. Tùy thuộc vào năng lực kiểm tra và thực trạng hoạt động của hệ thống mà các nhà quản lý đưa ra những trọng tâm kiểm tra tại những trọng điểm nhất định nhằm vừa nâng cao hiệu quả kiểm tra, vừa tiết kiệm chi phí.
Nhiệm vụ của kiểm tra trong các tổ chức là xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể để khai thác, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng hệ thống. Các nhà quản lý phải trả lời câu hỏi: kiểm tra cái gì, ở đâu, kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào v.v...
Nội dung kiểm tra là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ qua trong hoạt động của tổ chức. Nội dung công tác kiểm tra cần tập trung vào những lĩnh vực, khu vực hoạt động thiết yếu, những điểm kiểm tra chủ yếu và những con người, những mối quan hệ có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nội dung chính của công tác kiểm tra là:
- Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức; - Kiểm tra nghĩa vụ đã được giao của cá nhân; - Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức;
- Kiểm tra kết quả hoạt động của tổ chức về các mặt chuyên môn, tài chính, nhân sự, đối ngoại….;
- Kiểm tra các điển hình của tổ chức, bao gồm các điển hình tích cực và điển hình tiêu cực
2.4.4. Quá trình kiểm tra: Quá trình kiểm tra gồm những giai đoạn:
- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn kiểm tra: Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính đặc thù của tổ chức, sự đa dạng của các kế hoạch, các chương trình, các sản phẩm và dịch vụ.
- Đo lường và đánh giá sự thực hiện các hoạt động: Đo lường là để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch. Việc đo lường được thực hiện bằng những công cụ khoa học hợp lý. Đánh giá là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo luờng so với hệ tiêu chuẩn.
- Tiến hành điều chỉnh các hoạt động: Là những tác động bổ sung trong quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.
2.4.5. Hình thức kiểm tra: đa dạng, được phân loại theo nhiều tiêu thức:
Ø Theo quá trình hoạt động kiểm tra
- Kiểm tra trước hoạt động gồm kiểm tra sự chuẩn bị và kiểm tra phòng ngừa các hoạt động (kiểm tra lường trước);
- Kiểm tra đồng thời với các hoạt động đang diễn ra là kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động.
- Kiểm tra phản hồi là kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành.
Ø Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra - Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra toàn diện;
- Kiểm tra bộ phận, kiểm tra chuyên đề; - Kiểm tra cá nhân.
Ø Theo tần suất của các cuộc kiểm tra - Kiểm tra đột xuất;
- Kiểm tra định kỳ; - Kiểm tra liên tục.
Ø Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra - Kiểm tra của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý. - Tự kiểm tra của cá nhân, bộ phận.